Štěstí a seberealizace člověka závisí na uvědomění a zručném využívání zdrojů, které ho obklopují. Uvažujme o vztahu zdroje-času s prostorem, znalostmi, dovednostmi, kvalitami, energií, materiálními a lidskými zdroji.

Jak na všechno: efektivní time management a 8 principů time managementu

Produktivní vektor vytvořený pikisuperhvězda – www.freepik.com

"Váš čas je omezený, tak ho neztrácejte životem někoho jiného" – Steve Jobs

Často sami nevnímáme, jak děláme to, co chtějí ostatní lidé – naši známí, přátelé, příbuzní. Díváme se na film podle výběru kamaráda, na příkaz rodičů jdeme na univerzitu, přes známého seženeme práci. Léta plynou a uvědomění si, že čas nenávratně a bez užitku utekl, nedává pokoj. Čas strávený samozřejmě nelze vrátit, ale uvědomění si, že život lze věnovat dosahování svých cílů a tužeb, je prvním krokem k optimalizaci.

Rozumné využití času, zkrácení doby trvání úkolů zvyšuje efektivitu člověka. Platí to i naopak: zvýšením naší osobní efektivity šetříme čas. Stephen Covey ve své knize The 7 Habits of Highly Effective People zdůrazňuje proaktivní přístup jako první krok k rozvoji osobní efektivity. Být proaktivní znamená uvědomovat si, čeho se dosáhne a proč na základě svých vnitřních pohnutek převzít zodpovědnost za sebe a svůj život a nehledat příčiny událostí v okolních lidech a okolnostech. Lidé často nepřemýšlejí o svých vnitřních pohnutkách a podvědomě se rozvíjejí podle zákonů napodobování, tedy pouhého kopírování a opakování jednání druhých. Uvědomit si své vnitřní motivy pomáhá dívat se na sebe zvenčí, na své pocity, nálady, myšlenky a na to, jak je využíván čas.

 

Co je time management a proč je potřeba?

Time management (neboli time management) je akt nebo proces uplatňování vědomé kontroly nad časem stráveným konkrétními činnostmi s důrazem na zvyšování efektivity a produktivity.

Když se řekne „time management“, mnozí si představí lidského robota, který vykonává každou práci v přesně stanovený čas, nikdy se nikde nezdržuje, nikdy nechodí pozdě a spí určitý počet hodin. Ale my lidé takoví nejsme! Prožíváme pocity, může pro nás být těžké se soustředit, onemocníme a lenijeme. Ano, to je pravda, některá časová období jsou efektivnější a některá méně. Proč někteří lidé dosahují více a jiní méně? Jak toho stihnout více za 24 hodin? Jak najít střední cestu mezi dodržováním jasných pravidel time managementu a životní spokojeností? Nástroje time managementu pomáhají najít rovnováhu mezi vysokou efektivitou práce a vnitřní harmonií.

 

Proč není nikdy dost času?

Moderní člověk je obklopen takovými technologickými možnostmi, o kterých se před 50 lety ani nesnilo. Internet vám umožňuje najít téměř jakékoli informace v co nejkratším čase, obchody doručují zboží až domů, můžete se vzdělávat, aniž byste opustili svůj domov. To vše, zdá se, šetří čas, ale moderní člověk pociťuje nedostatek času mnohem více než jeho předchůdci. Proč? Známý fakt: za posledních 30 let se rychlost života rapidně zvýšila a množství informací dopadá na moderního člověka nekonečným proudem.

Výsledkem je, že moderní člověk má spolu s novými příležitostmi nová pokušení. Jen málokdo sleduje čas strávený na internetu nebo v korespondenci mobilem. Čas strávený online každým rokem raketově stoupá a podle nejnovějších výzkumů [Digital Zprávy 2019, 2019], lidé tráví online asi 6 hodin svého času.

Také se moderní člověk méně hýbe, a proto se cítí hůř a tráví více času v roztěkaném stavu, což výrazně snižuje produktivitu práce.

Jak na všechno: efektivní time management a 8 principů time managementu

Chronometr vektor vytvořený příběhemset – www.freepik.com

 

Jak ovládat svůj čas?

Člověk je po celý život obklopen mnoha zdroji. Jeho štěstí a seberealizace závisí na tom, jak moc si je uvědomuje a dovedně je využívá. Je možné alokovat životně důležité, vnitřní a vnější zdroje.

  • Životní zdroje – čas a prostor
  • Vnitřní zdroje – znalosti, dovednosti, vlastnosti, energie
  • Externí zdroje – materiální a lidské zdroje

Všechny tyto zdroje jsou vzájemně propojeny. Vzhledem k tomu, že se tento článek zaměřuje na tak důležitý a nenahraditelný zdroj, jako je čas, zvážíme vztah času s každým ze zdrojů:

  • čas-čas
  • časoprostor
  • časové znalosti
  • časové dovednosti
  • časová kvalita
  • čas-energie
  • čas jsou materiální zdroje
  • čas – lidské zdroje

Podívejme se na tyto páry vztahů odděleně.

 

1. Typ vztahu "čas-čas"

První princip vztahu k času implikuje maximální koncentraci ve vymezeném čase. A zde můžeme rozlišit dvě techniky time managementu:

  • technika pomodoro (neboli „rajčatová technika“) pro krátkodobé úkoly
  • technika timeboxing pro dlouhodobé aplikace

Techniku ​​rajčat navrhl v 1980. letech Francesco Cirillo. Dostala jméno „rajče“ na počest kuchyňského časovače-rajče. Tato technika je založena na následujícím sledu akcí:

  1. Zformulujte úkol a určete, kolik „pomodoros“ bude potřeba k jeho splnění. Jedno „pomodoro“ je 25 minut času, vyznačených na časomíře.
  2. Udělejte si jedno „pomodoro“, tedy pracujte na úkolu 25 minut. A pak si musíte 5 minut odpočinout. Během odpočinku je velmi důležité nezapojovat se do skryté zátěže. Jedním z doporučení je věnovat pauzu prstové gymnastice. Při prstové gymnastice se tvoří a fixují nervová spojení, která se právě vytvořila při provádění „pomodora“.
  3. Opakujte 3-4 Pomodoros, střídejte se s přestávkami a poté si dejte dlouhou přestávku.

Pro dlouhodobé úkoly je timeboxing efektivní technikou (timeboxing). Tato technika nahradila seznam úkolů. Vytvoření seznamu úkolů má řadu nevýhod. V těchto seznamech často není jasné pořadí v závislosti na důležitosti a naléhavosti úkolu. Často tak přimhouří oči nad plněním důležitých, nikoli však naléhavých úkolů. Nejdříve se provádějí jednodušší úkoly a ty složité se hromadí s těžkým nákladem. Seznam úkolů také neodráží požadovanou dobu provedení. To je důvod, proč technika timeboxingu zahrnuje zahrnutí seznamu úkolů do vašeho kalendáře. To poskytuje pochopení toho, kolik času strávíte prací a v jakém pořadí by měly být úkoly prováděny. To usnadňuje vizualizaci časových úseků, kam lze umístit další úkol.

Timeboxing také usnadňuje komunikaci a spolupráci mezi kolegy. Sdílené kalendáře zobrazují zaneprázdněné plány každého účastníka a usnadňují plánování schůzek tím, že máte přístup k plánu kolegy přímo před vámi. Sdílené kalendáře (s doprovodnou možností zabezpečení) jsou v dnešním podnikovém světě standardem a používají je špičkové společnosti jako Microsoft a Google.

Mezi moderní technologie time managementu patří také různé mobilní aplikace a gadgety, které umožňují ovládat svůj časový zdroj pomocí chytrého telefonu nebo počítače.

 

2. Typ vztahu "čas-prostor"

Tento typ vztahu odpovídá principu „pracujte v produktivním prostoru a minimalizujte pohyb“. Prostor je zdroj, který si málokdo uvědomuje. Pozornost lidí se více soustředí na nedostatek času a peněz. Zároveň můžete často slyšet věty „Nemohu se tu soustředit“, „Rád pracuji na tomto místě“, „Potřebuji svůj vlastní koutek“. Při stěhování do nových kancelářských prostor nebo do jiného bytu trvá zvyknout si a upravit si prostor „pro sebe“. V tuto chvíli je snadné cítit, jak důležitá je pro lidi kompetentní organizace místa. K tomuto tématu vám doporučujeme prostudovat si náš článek "Jak si uspořádat pracovní prostor".

Útulné místo může zvýšit produktivitu, ale zároveň může být prostor tísnivý a anulovat všechny výsledky. Kolik prostoru tedy potřebujete ke zlepšení výkonu? Výhodný prostor splňuje následující kritéria:

  • Ujistěte se, že je v místnostech dostatek přirozeného světla. Podle výzkumu Laboratoře obnovitelných zdrojů energie [A Literatura Revz pohledu vlivu přirozeného světla na obyvatele budovy], přirozené světlo výrazně zvyšuje energii, kreativitu a produktivitu. Pracovníci se mohou soustředit na úkol o 15 % déle v přirozeném světle ve srovnání s umělým světlem.
  • Ergonomické pracoviště, kde si můžete nastavit výšku monitoru a sedáku, vám umožní cítit se pohodlně a dlouho se nerozptylovat.
  • Vědomě používejte barvy v místnosti. Syté jasné barvy jsou stimulující, zatímco tlumené barvy jsou relaxační a uklidňující.
  • Oživte kancelář pokojovými rostlinami. Rostliny nejen čistí vzduch, ale také zvyšují produktivitu a koncentraci. Doporučujeme náš článek na toto téma10 pokojových rostlin, které čistí vnitřní vzduch".
  • Udržujte v kanceláři příjemnou teplotu (asi 22-23 ⁰С). Výzkum na Cornell University [Cornell Chronicle] ukázal, že tento faktor může snížit chyby a zvýšit množství vykonané práce.
  • Ke zlepšení výkonu používejte vůně. Britský list The Guardian uvádí, že citron snižuje chyby o 54 %, jasmín o 33 % a levandule o 20 %.

Člověk v prostoru nejen tráví čas, ale také se v něm pohybuje. I tomu je věnováno dostatečné množství času: cesta do práce a zpět, služební cesty, nákupy a další cesty.

Začněme tedy časem cestování. V 21. století mnoho firem podporuje myšlenku, že práce je o plnění určitých povinností, nikoli o návštěvě určitého místa. Jaké profese lze vykonávat na dálku? Jejich počet každým dnem roste: blogeři, učitelé, spisovatelé, překladatelé, programátoři, testeři, marketéři (a to není úplný seznam) – ti všichni mohou pracovat na dálku.

Nakupování je také časově náročné, ale možností, jak nakupovat z domova, je spousta. Internetové obchody jsou navíc nejen levnější, ale často nabízejí větší škálu produktů nebo služeb.

Udělejte si pravidlo, když se vydáte na cestu, přemýšlejte o tom, co jiného můžete na tomto místě dělat. A dělat několik věcí současně. Spousta času se promarní jen kvůli zbytečným pohybům. Často chodíme z místnosti do místnosti zcela bezcílně, když jsme mohli stejnými pohyby ukládat věci na své místo.

 

3. Typ vztahu "čas-znalost"

Zde nám pomůže zásada „prohloubit znalosti o svém oboru“. Přečtěte si více a zajímejte se o směr, kterým pracujete. Rozšíření obzorů přináší nespornou výhodu při optimalizaci stávajících procesů a v důsledku toho šetří čas.

Nyní byly techniky time managementu vyvinuty pro různé oblasti činnosti: v každodenním životě, ve výrobě, v podnikání, učení se. Naučte se nejoblíbenější techniky time managementu, určete, co vám nejlépe vyhovuje, a začněte implementovat konkrétní kroky.

Jak na všechno: efektivní time management a 8 principů time managementu

Samostudijní vektor vytvořený pch.vector – www.freepik.com

 

4. Typ vztahu "čas-dovednost"

V tomto případě používáme princip "Rozvíjejte své dovednosti." Konfucius vyjádřil tento princip velmi jasně ve třech řádcích:

Řekni mi to a já zapomenu

Ukaž mi to a já si to zapamatuji

Zapojte mě a já to pochopím!

(Konfucius)

Dovednost je schopnost vykonávat konkrétní úkol. Zlepšení dovedností pro realizaci určitých úkolů může zkrátit dobu jejich realizace. Jaké dovednosti snižují váš čas? Schopnost pracovat v týmu, schopnost kriticky a logicky myslet, schopnost rychle najít správné informace a analyzovat je, schopnost zvýraznit to hlavní, schopnost psát text poslepu? Přemýšlejte o tom.

Jednou jela dívka metrem a jedna starší žena se jí na něco zeptala. Zeptala se, jak se dostat na určitou stanici metra. Dívka jí vysvětlila, že nastoupila do správného vlaku a musí projet jen jednu stanici. Žena se ale velmi lekla a stejnou informaci si vyjasnila s ostatními cestujícími. Ukázalo se, že jeden z jejích příbuzných si všiml, že jde k dači neoptimální cestou, a navrhl novou cestu, která je jednodušší a zabere mnohem méně času. Byla to skutečně kratší a jednodušší cesta, ale schopnosti této ženy jí nedovolily ji zvládnout.

Rutina přináší do našich životů organizaci, ale zároveň nás připravuje o flexibilitu. Zkuste tedy každý den něco nového. Jděte do nového obchodu, seznamte se s novým člověkem, jděte na tvořivou dílnu nebo jen kreslete svou nedominantní rukou.

 

5. Typ vztahu "čas-osobní vlastnosti"

Všimněte si další zásady: „buďte organizovaní, vynalézaví, společenští“. Efektivitu využití času ovlivňují i ​​osobnostní vlastnosti člověka. Zvláště důležité jsou vlastnosti jako organizace, vynalézavost a společenská schopnost.

Tím, že si v sobě vytvoříte takovou kvalitu, jako je organizace, se problém nedostatku času vyřeší sám. Organizace je plánování dne, disciplína při plnění úkolů, dodržování optimálního režimu práce a odpočinku. Pokud neexistuje vnitřní disciplína, pak se lidé buď ocitají v zajetí druhých – silnějších lidí, kteří plní svou vůli, nebo v zajetí sebe samých, neschopných překonat svou lenost, apatii a negativní myšlenky.

Vynalézavost je další vlastnost, která šetří obrovské množství času. Vynalézaví lidé mohou přijít s různými možnostmi využití již existující věci, nebo naopak najít možnosti, pro které lze věci použít ke stejnému účelu. Například strávíte obrovské množství času hledáním ztracené sešívačky, ačkoli dokumenty můžete sešít kancelářskou sponkou nebo dokumenty vložit do průhledného souboru. Stejný průhledný pořadač lze použít nejen pro ukládání papírů, ale také jako opakovaně použitelnou omalovánku. Největšího účinku se dosáhne, pokud se vynalézavost projeví na makroúrovni. Velká společnost vyrábějící barvy tak může trávit spoustu času a peněz skladováním a distribucí svých výrobků, nebo může prakticky eliminovat sklady s neprodávanými odstíny barev, odmítnout přesunout různé barvy do různých regionů a automaticky vyrábět požadovaný odstín barvy. v době objednávky.

Sociabilita je vlastnost, která umožňuje navazovat kontakty a spolupráci s jinými lidmi. Celek je větší než součet jeho částí, a proto spolupráce s ostatními okamžitě vede ke zvýšení produktivity a úspoře času. Při společné práci se navíc často dosahuje synergického efektu, což značně zvyšuje efektivitu akcí.

 

6. Typ vztahu "čas-energie"

Dodržujte zásadu: „spravujte svou energii“. Jim Lauer a Tony Schwartz ve své knize Life at Full Power píší, že většina z nás se honí za špatným zdrojem – hodinami dne – místo toho, abychom se soustředili na něco úplně jiného – svou energii. „Říďte svou energii, ne svůj čas,“ radí.

Díky energii se můžete rychle soustředit a neutíkat pro další šálek kávy; rychle si zapamatujte důležité body a nečtěte stejné informace několikrát; podívat se na situaci novým způsobem a nejít znovu po vyšlapané neefektivní cestě.

Loher a Schwartz rozlišují 4 druhy energie:

  1. Fyzická energie – jak jste zdraví?
  2. Emocionální energie – jak jste šťastní?
  3. Mentální energie – jak dobře se dokážete soustředit?
  4. Duchovní energie – proč to děláte, za jakým účelem?

Tyto energie jsou v určité hierarchické posloupnosti, kde fyzická energie je hlavní základní energií. Pro začátek je důležité doplnění energie.

Naše energie je omezená: stačí buď pro spotřebu, nebo pro kreativitu a produktivitu. Druhá cesta je obtížnější, takže jen málo lidí je připraveno ji následovat, ale z dlouhodobého hlediska přináší nepopiratelné výsledky v úspoře času. Čas se tráví seberozvojem, nikoli rozhodováním o neomezených nákupech, opouštění a zbavování se mnoha věcí.

Jak na všechno: efektivní time management a 8 principů time managementu

BusinEs cartoon vektor vytvořený studio4rt – www.freepik.com

 

7. Typ vztahu "časově-materiálové zdroje"

Další důležitá zásada: „Vytvářejte více, spotřebovávejte méně“. Žijeme v době konzumu. Pokud je potřeba, první reakcí je nákup. Není dostatek polic na věci, takže musíte koupit šatní skříň. Na komunikaci s dětmi není dostatek času, což znamená, že musíte koupit nové hračky. Na vaření je málo času, proto je potřeba pořídit novou kuchyňskou linku. Ale existuje i jiné řešení!

Možná se jen zbavit věcí, které jsou již dávno nepotřebné? Pak se znatelně zkrátí čas na úklid, hledání toho správného předmětu a prostý pohyb po bytě bude rychlejší a pohodlnější. Čím více věcí, tím více starostí. V domě by mělo zůstat jen to, co je skutečně cenné. Ano, mluvíme o myšlence minimalismu – o vědomé volbě všeho, co nás obklopuje.

 

8. Typ vztahu "čas-lidé"

A poslední zásada, kterou je třeba dodržovat: „obklopte se inspirativními lidmi“. Jsou lidé, kteří nás devastují, a jsou tací, kteří nás nabíjejí svou pozitivitou, energií, novými nápady a motivací. Je jasné, že nelze komunikovat pouze s těmi, kdo jsou atraktivní, a lidé se často dostávají do situace nucené komunikace. Ale přesto si rozeberte, se kterými lidmi více komunikujete a zda lze tento poměr změnit ve prospěch pozitivního naplňování lidí.

 

Závěr

Takže od této chvíle, abyste mohli svůj dočasný zdroj využívat s maximálním přínosem pro sebe, stačí dodržovat několik doporučení, konkrétně:

  • aplikujte techniky pomodoro a timebvolání
  • pracovat v produktivním prostoru
  • prohloubit znalosti ve svém oboru
  • rozvíjet své dovednosti
  • být organizovaný, vynalézavý, společenský
  • spravovat svou energii
  • více vytvářet a méně spotřebovávat
  • obklopte se inspirativními lidmi

Zdroj: 4brain.ru

Ohodnoťte článek a sdílejte na sociálních sítích
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Hodnocení: 5.00 (Počet hodnocení: 2)
 

FactUm-Info Zajímavá fakta

Přihlaste se k odběru našich Telegram-kanál

1.

Otevřete web FactUm-Info v prohlížeči Google Chrome

2.

Klepněte na tlačítko jídelní lístek prohlížeč

3.

vybrat "Nainstalujte aplikaci"

1.

Otevřete web FactUm-Info v prohlížeči Safari

2.

Klepněte na ikonu "Poslat"

3.

vybrat "Na domovskou obrazovku"