Hlavní časové pasti a způsoby, jak se s nimi vypořádat

Vektor kalendáře vytvořený upklyakem – www.freepik.com

Myslí si obyčejný člověk
jak trávit čas.
Chytrý člověk myslí
jak využít čas.

Asi každý pocítil zvláštní amorfnost času. Přijdete unavení z práce, ohřejete večeři, pustíte televizi a... nevnímáte, jak ubíhá večer, během kterého jste toho chtěli tolik stihnout. Známý? V takových situacích, s různou frekvencí jejich projevu, se ocitáme neustále. Neustále ztrácíme čas, který jsme mohli dobře využít. Tyto ztráty nejsou nic jiného než chronofágy – žrouti času, požírači, pasti drahocenných hodin.

Toto je jeden z termínů používaných v time managementu pro označení objektů, které ruší a narušují aktuální aktivitu. Jaké chronofágy jsou nejčastější a jak se s nimi vypořádat? Zkusme to zjistit dále.

 

Chronofágy

Pro ty, kteří znají dílo Stephena Kinga, mohou pojídači času připomínat langoliery. Ve skutečnosti není všechno tak děsivé, ale pokud si přejete, můžete vidět podobnost. Doslova ze starořeckého slova "chronophage" je přeloženo jako "budu jíst čas." Kombinace není zcela obvyklá, ale zakořenila se v time managementu a označuje akce, které odvádějí pozornost člověka od jeho hlavní činnosti, brání mu dělat práci včas a dosahovat svých cílů. Nejběžnější chronofágy jsou:

 

1. Nedostatek priorit

Jeden z nejčastějších důvodů plýtvání časem. Skutečným kamenem úrazu se velmi často stává neschopnost či neochota upřednostňovat, dělat důležité věci místo nedůležitých. Tímto procesem může být jak nevědomá, tak plně vědomá neochota pracovat na tom, co je v danou chvíli důležité a potřebné. Ve výsledku takové průtahy vedou k syndromu „rozházeného stolu“ – stavu, kdy má člověk hromadu nedokončených nebo nikdy nezačatých případů.

 

2. Osobní dezorganizace

Nemůžete mezi „kreativním“ (a jinak to nejde) nepořádkem na stole najít flashku? Klikali jste několik minut na ikony textových dokumentů při hledání požadovaného souboru, jehož nekonečné řady se shromažďují na ploše vašeho počítače? To jsou některé zvláštní případy další metly mnoha moderních lidí – dezorganizace. Postižení tímto chronofágem tráví spoustu času zdánlivě jednoduchými věcmi, často aniž by si toho všimli.

 

3. Fuzzy stanovení cílů

Vágní, vágní, špatně pochopené cíle také ztrácí drahocenný čas. Když nebudete rozumět tomu, co, proč a jak potřebujete pracovat, nebude mít taková práce velký smysl. Stavební materiál a potřebné nářadí sice máte, ale dokud s jistotou nevíte, že úkolem je postavit dům podle konkrétního projektu, jen stěží se k tomuto cíli posunete.

Hlavní časové pasti a způsoby, jak se s nimi vypořádat

Vektor kalendáře vytvořil freepik – www.freepik.com

 

4. Nedostatek sebekázně

„Teď se podívám na seriál a začnu psát esej“, „Tuto práci dokončím v pondělí“ a další možné možnosti, které si říkáme a po kterých ne vždy následuje akce – chronofágy. Schopnost donutit se k něčemu hned teď je cenná dovednost, ale málokdo ji dokonale ovládá. Většina je připravena odložit, odložit, zahájit práci na poslední chvíli s nízkou mírou sebekázně.

 

5. Nereálné množství vykonané práce

Touha dělat hodně a okamžitě navštívil, pravděpodobně, každý. Zvláště po zrodu nějakého nápadu, kdy se chcete okamžitě ujmout jeho realizace. Sama o sobě je tato touha chvályhodná, ale v její realizaci jsou nejčastěji mezery: buď množství práce, kterou jeden člověk fyzicky nezvládne, nebo její rozmanitost, kvůli které se řítíte mezi různými věcmi a žádnou z nich neděláte dobře.

 

6. Bez delegování

Chronofág, který se může narodit z toho předchozího. Když je množství práce a zodpovědnosti příliš mnoho, nedostatek delegování vede k tomu, že člověk uvízne v podnikání a chce mít vše pod kontrolou sám. V důsledku toho trpí obchod i čas.

 

7. Perfekcionismus

Zatímco jeden líhne nápad, snaží se vše promyslet a zohlednit, druhý ho již realizuje. Zatímco člověk vytváří prototyp ideálního produktu, jeho méně dokonalý, ale dříve uvedený konkurent dobývá trh. Touha dělat vše dokonale, s podmíněnou správností tohoto přístupu, velmi často vede ke ztrátě času. To není jen chronofág, může to být chyba systémového myšlení.

Hlavní časové pasti a způsoby, jak se s nimi vypořádat

Pracovní vektor vytvořený příběhy – www.freepik.com

 

Metody, jak se vypořádat s požírači času

Výše uvedené jsou jen některé z časových pastí. Ale stačí k tomu, abychom viděli, kolika chronofágům můžeme podléhat. A položte si otázku – jak se s nimi naučit vyrovnat? Zde je několik tipů na toto téma, které by se vám mohly hodit:

 

1. Načasování

První a nejdůležitější věcí je pochopit, kam jde čas. Jinými slovy, změřte, jaké konkrétní akce to odnesou. Měření času lze provádět buď pomocí hodinek a papíru, nebo pomocí speciálních programů či mobilních aplikací (například ManiacTime, pokud celý den pracujete u počítače). Vše, co je potřeba, je měřit čas strávený různými akcemi za určité období. Zároveň je ale důležité přesně zaznamenávat všechny akce: začali pracovat s excelovými tabulkami – označili začátek, byli rozptýleni sociálními sítěmi – zaznamenali začátek (a konec práce s tabulkami) atd. To nebude být pouze jasnou ukázkou toho, jak drahocenné minuty a hodiny jsou stráveny, ale také způsobem, jak trénovat sebekázeň. A kromě toho měření času také přispěje k rozvoji zvyku plánovat.

 

2. Plánování a stanovení priorit

Díky zvyku plánovat a stanovovat priority můžete dosáhnout optimální alokace zdrojů a soustředit se na důležité věci. Neudržujte si seznam v hlavě – zapište si ho. Neplánujte si více než 2-3 důležité věci denně. Udělejte si seznam – postupujte podle něj. Upřednostňujte věci, které jsou důležité a naléhavé, před těmi, které jsou naléhavé, ale nedůležité. Obecně platí, že plánování a stanovení priorit pomůže: upřesnit cíl, získat jasný plán, začít jednat. Je to plán, ne jeho nedostatek, který vám dává větší agilitu – určitě víte nebo můžete zkontrolovat, co funguje a co ne, a v případě potřeby to upravit.

 

3. Organizace

Tady se nebavíme o pedantství hraničícím s puntičkářstvím, ale o organizaci, která je pro moderního člověka nesmírně důležitá. V boji proti chronofágům pomůže odstranění rušivých vlivů, zaměření na aktuální aktivity, dobře organizované pracoviště a strukturování zaměstnání.

Hlavní časové pasti a způsoby, jak se s nimi vypořádat

Kalendářní vektor vytvořený pikisuperstar – www.freepik.com

 

4. Racionální využití „dočasných jam“

Bez ohledu na to, jak podrobně je vše promyšleno a naplánováno, bez ohledu na to, jak jste organizovaní, to nezaručuje absolutní ochranu před časovými pastmi. Musíte být připraveni na „dočasné jamy“ – díry ve vaší rutině. Objevují se, když se váš partner opozdí na schůzku, když schůzka trvá déle než obvykle, když vaše práce závisí na ostatních. Je třeba s nimi počítat a využít takové chvíle ve svůj prospěch. Uvízli jste v dopravní zácpě? Zavolejte svým rodičům nebo domluvte podrobnosti o nadcházejících obchodech se spolupracovníky. Hledáte řešení, bez kterého nemůžete začít? Nenechte se zmocnit prokrastinace. Určitě budete mít méně důležité věci na práci, které se však dají zvládnout.

Zdroj: 4brain.ru