Getting Things Done od Davida Allena

wikipedia.org

Předmluva k ruskému vydání knihy Davida Allena Getting Things in Order: The Art of Stress-Free Productivity začíná takto: zavolejte na telefon. Kvůli tomu se zhoršují vztahy s kolegy a přáteli, hroutí se pracovní plány a zhoršuje se pohoda. Čím je člověk organizovanější, snáze zvládá práci, domácí práce a život obecně, tím lepší je jeho vztah k ostatním.

Takové situace jsou mnohým známé. A příslib autora knihy pomoci lépe se zorganizovat v mnoha ohledech vysvětluje její úspěch. Svědčí o tom nejen přes 600 tisíc prodaných kopií od roku 2001 pouze v Americe, ale také další rozvoj Allenovy koncepce mnoha autorů, tvorba speciálního softwaru včetně mobilních aplikací, který vychází z Getting Things Done (GTD) metoda. Jednotlivé Allenovy techniky (například „43 složek“) jsou nyní věnovány celým online zdrojům. To jasně ukazuje, že autorův vývoj významně ovlivnil takové oblasti, jako je time management, osobní produktivita a efektivita. V tomto článku si proto povíme o konceptu GTD, principech jeho fungování a také o některých praktických aspektech, které může každý uplatnit při své činnosti.

 

Jak věci dotáhnout do konce

Getting Things Done je technika zvyšování osobního výkonu vyvinutá a popsaná ve stejnojmenné knize Davida Allena. Běžnější je zkratka GTD. Wikipedie říká, že v překladu fráze z angličtiny do ruštiny se chybně používá fráze „bringing things in order“ (s takovým názvem v ruském překladu vyšla kniha), zatímco je potřeba „uvést věci do konce“. Je také zvláštní, že ruskojazyčné a anglické Wikipedie se liší ve svých výkladech samotného chápání metodiky GTD: první ji nazývá nezávislou a omezeně spojenou s time managementem, zatímco druhá tvrdí, že GTD je metoda v rámci time managementu.

Mnoho odborníků si všímá specifického stylu prezentace, který je Allenovi vlastní. Jeho myšlenky, na rozdíl od těch, které předložil Stephen Covey v knize 7 návyků vysoce efektivních lidí, neinspirují, ale poskytují přesný a podrobný popis algoritmu. Na rozdíl od Coveyho, který nepostrádá filozofické úvahy a vyžaduje jasné poslání pokrývající hlavní cíl života, Allen naopak buduje systém zdola nahoru. Je přesvědčen, že k tomu, abyste změnili svůj život, musíte začít nikoli s globálními úkoly, ale s uvedením věcí do pořádku v těch nejnepatrnějších okolních maličkostech.

„Doporučuji, abyste jednali na principu „hned od začátku“, jak autor popisuje aplikaci své vlastní metody. Podle Allena je potřeba nejen číst a brát na vědomí, ale opravdu ho začít používat, protože nevyžaduje speciální dovednosti a výsledek na sebe nenechá čekat.

Vyzbrojeni radami od autora jsme se tedy dostali k tomu nejdůležitějšímu: k otázce po podstatě metody dotahování věcí do konce. Mnozí konceptu GTD vytýkají jeho složitost a nesrozumitelnost, která zároveň nebrání každému vyvinout si vlastní systém, osvojit si jen některé postuláty. Níže jsou právě taková doporučení z knihy „Getting Things Done“.

Getting Things Done od Davida Allena

wikimedia.org

 

1. Organizace prostoru

Jedno z prvních doporučení v knize. Podle Allena, pracoviště jako kontrolní bod, ze kterého každý den začíná cesta. Podstata je zde velmi abstraktní – nejde ani tak o to, aby pracoviště nebylo zaneřáděné papíry a rozházenými kancelářskými nástroji (to je běžný požadavek pro každého, kdo se uchýlí k time managementu), ale o to, že si ho musíte co nejvíce zorganizovat. pokud možno „pro sebe“. “, podle druhu jejich činnosti a potřeb. Existují specifika: technika GTD předpokládá přítomnost, samozřejmě, kromě stolu, následujících atributů:

  • zásobníky papíru (nejméně tři kusy);
  • balíček papíru A5;
  • pero nebo tužka;
  • lepkavé listy (~ 8 x 8 cm);
  • sponky;
  • kolíčky na prádlo na velké balíky papíru;
  • sešívačka;
  • Skotská páska;
  • guma;
  • etiketovací stroj;
  • složky na papíry;
  • deník;
  • odpadkový koš.

 

2. Systém ukládání referenčních informací

Každý takový systém potřebuje. Skříň pro ukládání korespondence, spousta složek, etiketovací stroj – jedním slovem vše, co pomáhá strukturovat jakékoli příchozí informace pro pozdější snadný přístup. Autor si je jistý, že proces umístění dopisu nebo dokumentu do takového systému by neměl trvat déle než 60 sekund. Proto je lepší uspořádat něco jako abecední katalog, který vám umožní rychlý a pohodlný přístup k informacím.

 

Seznamy

Kromě používání plánovače kalendářů musí mít každý 4 seznamy:

  1. "Následující akce". Do tohoto seznamu si zapíšete věci, které musíte v krátké době udělat. Nezáleží na tom, jakou formu má – papírový sešit nebo textový dokument na ploše osobního počítače, důležité je, aby byl vždy s vámi. Budete tak mít neustálou připomínku věcí, které je ještě třeba udělat. Takový seznam musíte upravovat, denně do něj přidávat nové záznamy.
  2. Projekty. Pod tímto názvem Allen rozumí podniky, které mají několik souvisejících dílčích akcí, proto jejich implementace vyžaduje více než jednu akci. Projekty je třeba monitorovat, aby bylo možné posoudit postup jejich realizace (týdně).
  3. Odloženo. V tomto seznamu jsou uloženy projekty, jejichž provádění je na někoho delegováno nebo vyžaduje vliv vnějších faktorů. Také je třeba je systematicky kontrolovat (alespoň jednou týdně).
  4. Jednou/možná. Už z názvu seznamu je jasné, že jde o seznam nejistých věcí do budoucna, jako je uběhnutí maratonu nebo založení blogu.

Vedení těchto seznamů úzce souvisí se základními principy GTD: sběr, zpracování, organizace, kontrola a akce.

  • Sbírka. David Allen používá termín „koš“ k označení fixace informací na jakémkoli médiu za účelem osvobození mysli. Může to být organizér, diář, notebook. Musíte vše vyhodit z hlavy (v tomto případě přenést) a přejít k dalšímu kroku.
  • Léčba. Při zpracování informací by měly být rozděleny do dvou typů: na jeden, který vyžaduje akci, a na druhý, který nevyžaduje. Při práci s prvním typem to buď děláme sami, nebo delegujeme, nebo odkládáme. Když pracujeme s druhým, vložíme ho do referenčních informací, zbavíme se ho a přidáme do seznamu „jednou“.

Pravidlem dvou minut je, že pokud úkol trvá méně než 2–5 minut, musí být proveden okamžitě.

  • Organizace. Strukturování informací do seznamů podle kategorií popsaných výše.
  • Seznam úkolů by se měl provádět denně nebo co nejčastěji. GTD vyžaduje, aby existovala alespoň týdenní kontrola všech aktivit, projektů a „odložených“ položek.
  • Akce. Fyzické provádění úkolů.

Kromě toho, co již bylo řečeno, vás chceme upozornit na skutečnost, že GTD není jedinečný nástroj, ale soubor technik. Můžete je brát jako základ, upravovat, měnit podle typu činnosti a potřeb.

 

3. Kontrola nad úspěchem

Aby se malé věci, na které jsme rozdělili ty velké, posunuly k dokončení, je důležité pochopit, jaký cíl sledujeme, jakých výsledků chceme dosáhnout. Jak již bylo zmíněno, v souladu s tím je plánována řada po sobě jdoucích akcí a upomínek, sdružených do jednoho systemizovaného systému. Čím složitější je úkol, tím menší „cihly“ by měl být rozdělen a tím podrobnější by měl být tento systém vyvinut. Pojďme se blíže podívat na milníky:

  • Odpověď na otázku, čeho chceme dosáhnout. Musíme jasně pochopit, proč provádíme určité akce. Je to jako když lukostřelec míří na terč cíle. Může provádět mnoho akcí od navlékání až po střelbu, ale výsledek bude stále kontrolován zásahem šípu do středu terče. Aniž by odpověděl na otázku, může do publika poslat šíp.
  • Odpověď je, jak toho chceme dosáhnout. Zde pro většinu lidí začíná aktivně pracovat generátor nápadů a rozdává vhodné i upřímně bláznivé. Za prvé, opravou všeho bez kritiky a následným výběrem těch nejvhodnějších je snazší dosáhnout cíle.
  • Výběr nejlepší trajektorie a její přímé sledování. Po zodpovězení otázek si tedy můžeme sestavit jasný plán, podle kterého dosáhneme svého cíle.

Váš život se skládá ze stanovených cílů, řady vašich akcí a výsledků, kterých dosáhnete. Čím lépe dokážete strukturovat informace na různých úrovních, budovat řetězce akcí a řídit se jimi, tím lépe si můžete dát své záležitosti do pořádku.

 

Trochu o autorovi

Na závěr něco málo o autorovi samotném. David Allen (* 28. prosince 1945, Shreveport, USA) je expert, konzultant v otázkách time managementu a osobní produktivity. Jako teenager měl rád rétoriku, vyhrál Louisiana State Debating Championship. Na univerzitě se specializoval na studium amerických dějin. Po absolvování vysoké školy hledal D. Allen poměrně dlouho své místo v životě. Svým vlastním ujištěním vystřídal do 35 let minimálně 35 povolání. Výčet pozic, které zastává, je opravdu působivý a místy až exotický. Budoucí trenér pracoval jako číšník, kuchař v restauraci, učitel karate, kouzelník, soustružník, prodejce vitamínů a mopedů, cestovní agent, manažer cestovního ruchu, zahradní architekt. V 1980. letech začal vyvíjet školicí programy pro manažery a vedoucí pracovníky Lockheed Corporation.

Dnes vede D. Allen vlastní společnost, zabývající se koučinkem v oblasti efektivního řízení a produktivity. Allen sám velmi zřídka pořádá veřejné semináře. Je také jedním ze zakladatelů společnosti Actioneer Inc, která se specializuje na výrobu kancelářských potřeb.

Allen napsal tři knihy, z nichž jednu jsme právě recenzovali:

  1. „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“;
  2. „Připraven na cokoli: 52 zásad produktivity pro práci a život“;
  3. „Aby to všechno fungovalo: Vítězství ve hře práce a podnikání života“.

Zdroj: 4brain.ru