Jak pracovat rychleji a chytřeji

Obchodní fotografie vytvořená yanalya – www.freepik.com

Pracujte chytřeji, ne tvrději

My všichni, kteří často, kteří se čas od času dostaneme do situace, kdy potřebujeme udělat určitý úkol v krátkém čase, ale z různých důvodů nemáme čas. Někdo rychle „vyhoří“, ztratí startovní nadšení, někdo naopak dlouho zapřahuje. Prokrastinace, lenost, nesoustředěnost – důvodů je mnoho. A sotva se na světě najde člověk, který by takové situace neznal. Situace, kdy síly a energie přecházejí k blaženému „nicnedělání“, i když později, tak či onak, je nutné udělat to, co je potřeba.

„Práce není vlk – do lesa neuteče“ je špatný přístup jak z hlediska motivace, tak i jako ukazatel vztahu k práci. Nepřispívá k upřednostňování a ve svém důsledku vede ke stavu, kdy již není možné pochopit, kde začít a co si především vzít na sebe.

V důsledku toho, když jsme se přemohli a začali dělat správnou věc, naše výkonnost z pocitu naprosté bezmoci velmi trpí. Abyste tomu zabránili, musíte překonat zvyk odkládat na později. Recept je tento: trocha vůle, absolutní zaměření na úkoly a odolávání plýtvání časem.

V tomto článku jsme shromáždili několik triků, které vám pomohou vytvořit si návyk být produktivní, rychlý a chytrý!

 

1. Strukturujte a rozdělte úkoly

Schopnost strukturovat je užitečným plánovacím nástrojem. Používejte interaktivní pomocníky ("Google Keep", "Poznámky", "Evernote"), šikovné organizéry (diáře, poznámkové bloky, samolepky). Udělejte si pracovní plán a osvoboďte svou paměť od těchto informací.

Vezměte také v úvahu zásadu „dlouhá cesta začíná malým krokem“, která již více než jednou prokázala svou účinnost. Hlavní je začít dělat. A je snazší to implementovat – pracovat postupně, vyrovnat se s úkolem po částech. Plněním každého z nich se postupně přibližujete k dosažení globálního cíle. Navíc bude fungovat psychologický efekt – pocítíte uspokojení, jeden po druhém škrtáte novou položku ze seznamu úkolů. Takový psychologický trik. Zároveň však nezapomeňte na odpočinek – vaše produktivita na něm závisí ne méně než na schopnosti organizovat práci samotnou.

 

2. Žádný multitasking

O multitaskingu by se toho dalo říct hodně, ale zatím se zaměříme jen na silné a slabé stránky zaměření na více úkolů najednou.

• Slabé stránky: nejste koncentrovaní, věnujete málo pozornosti několika akcím najednou, v důsledku toho žádnou z nich neděláte kvalitativně. Tato pozorování nejsou individuální, ale vědou ověřená – lidský mozek nemůže přijímat a analyzovat informace, protože je stejně zaměřen na různé věci.
• Ale jsou tu i silné stránky – s dlouhým tréninkem máte pořád šanci stát se jako Julius Caesar a dělat tři věci zároveň. Pravda, většina lidí je stejně nějak udělá.

Proto je důležité pochopit, že multitasking není o dělání více věcí najednou, ale o rychlém přepínání mezi úkoly a jejich střídání s odpočinkem.

Obchodní vektor vytvořený společností freepik – www.freepik.com

 

3. Poznejte hranici mezi naléhavým a důležitým

Než se pustíte do konkrétního úkolu, zkontrolujte jeho prioritu. K tomu vám pomůže Eisenhowerova matice, pomocí které získáte vizuální potvrzení toho, čemu se věnujete a čemu byste měli věnovat čas.

Za ideálních podmínek je třeba se vyhýbat urgentním a zároveň důležitým případům. Ale ještě důležitější je rozdělit případy na:

• naléhavé a nedůležité;
• důležité, ale ne naléhavé.

Větší pozornost by se samozřejmě měla věnovat druhému, jinak při práci na tom, co je naléhavé, ale ne důležité, vaše ruce nikdy nedosáhnou na skutečně důležité věci. Naplánujte si proto čas tak, abyste úkoly plnili nejen tak, jak přicházejí, ale také podle důležitosti.

 

4. Odstraňte rozptýlení

V první řadě mluvíme o gadgetech a surfování po webu. Přepněte telefon do tichého režimu a odložte jej (pokud práce samozřejmě umožňuje takové manipulace), vypněte upozornění na nové zprávy na sociálních sítích a poštu, v případě potřeby nainstalujte speciální programy, které zablokují přístup k vybraným internetovým zdrojům. chvíli Poté se pusťte do práce.

Uvidíte, že nakonec můžete udělat více, pokud se budete soustředit na úkol tím, že budete třídit svou doručenou poštu a budete přijímat hovory později. Je ale možné, že i když se budete co nejvíce chránit před časovými úniky, stejně se v práci neposunete (v takových případech se stěny mohou zdát zajímavé). Rozhodně to však stojí za vyzkoušení.

 

5. Dělejte si přestávky

Studie potvrdily, že koncentrace pozornosti zůstává extrémně vysoká po dobu 30 minut až hodiny. Proto by racionálním rozhodnutím bylo dělat si malé přestávky (například 20 % času stráveného v práci do této doby). Během těchto minipřestávek si můžete trochu zacvičit pro tělo a oči, udělat si krátkou meditaci, uvařit si čaj nebo se jen kochat pohledem z okna.

To vše ale nemusí být proveditelné pro ty, kteří pracují například v kanceláři. V tomto případě by měly být „vymyšleny“ další přestávky: po tvrdé práci budou stejné odpovědi na příchozí dopisy nebo jinou mechanickou práci vynikajícím dobitím mozku.

Firemní fotografie vytvořil freepik – www.freepik.com

 

6. Vědět, jak říkat „ne“

O důležitosti stanovení priorit jsme již hovořili výše. Úspěch v tomto ohledu však nezávisí pouze na schopnosti nenechat se rozptylovat vedlejšími úkoly, sledujícími hlavní cíl. Musíte se vzdát touhy udělat vše dokonalé. Pamatujte na Paretův princip, který zní takto: „20 % úsilí dává 80 % výsledku a zbývajících 80 % úsilí dává pouze 20 % výsledku. To znamená, že určitě budete mít čas úkol vypilovat.

Důležité je také umět chránit své zájmy: pomáhat kolegovi s jeho částí práce je dobré, ale vyžaduje to čas, který přímo k práci potřebujete. Zde je však důležité najít rovnováhu, protože princip „každý sám za sebe“ vytváří riziko, že vás vytrhne z týmu.

 

7. Politika zavřených dveří

Dalším zdrojem rozptýlení jsou lidé kolem vás. Často nás nejvíce rozptylují nikoli telefony a tablety, ale přátelé, příbuzní, známí a kolegové. A při nástupu do práce je velmi důležité upozornit je, že budete zaneprázdněni a je lepší vás nerušit. To není nehoráznost, ale nutné opatření.

Vyloučíte tak přímé i nepřímé rozptýlení – nikdo nebude dělat to, co byste v tu chvíli chtěli dělat před vašima očima. Zajistěte si příznivé prostředí a pusťte se do práce – to nepochybně ovlivní kvalitu a rychlost vaší práce.

Obchodní fotografie vytvořil drobotdean – www.freepik.com

 

8. Oslavujte malá vítězství

Jakékoli velké projekty vyžadují pro svou plnou realizaci velký počet akcí. Odměňte se tedy za každý dosažený milník – snězte něco chutného, ​​kupte si novou věc, jděte do kina. To pomůže rozvíjet pozitivní postoje a přispěje k motivaci. Práce půjde snáze kupředu, pokud bude každá úspěšná akce spojena s něčím příjemným.

 

9. Představte si konečný cíl

Vizualizujte výsledek od samého začátku. Zaměřte se na to, jak se cítíte, když úkol dokončíte. A soustřeďte se na to, dokud nebude práce hotová. Neriskujete tedy odbočení z cesty, protože přesně víte, co vás na konci čeká a jaký krok musíte udělat dále.

Počítačovou fotografii vytvořil freepik – www.freepik.com

 

10. Přestaňte opakovat, jak jste nešťastní

Stěžovat si obecně není dobrý zvyk. Vždy je možné situaci změnit, i když vina za „blokády“ neleží na vás, ale neustále čelíte jejich následkům. Nakrmte svého ducha a motivaci pozitivními postoji. Používejte afirmace tím, že si budete opakovat, že směřujete k zamýšlenému cíli (potvrzení ☛). Vyzkoušejte to a uvidíte, že tento přístup dělá velký rozdíl.