Få ting gjort af David Allen

wikipedia.org

Forordet til den russiske udgave af David Allens bog Getting Things in Order: The Art of Stress-Free Productivity begynder sådan her: ring på telefonen. På grund af dette forringes forholdet til kolleger og venner, arbejdsplaner kollapser, og trivslen forværres. Jo mere organiseret en person er, jo lettere er det for ham at klare arbejde, huslige pligter og livet generelt, jo bedre er hans forhold til andre.

Sådanne situationer er velkendte for mange. Og løftet fra forfatteren af ​​bogen om at hjælpe med at blive mere organiseret på mange måder forklarer dens succes. Dette bevises ikke kun af over 600 tusinde solgte eksemplarer siden 2001 alene i Amerika, men også af den videre udvikling af Allen-konceptet af mange forfattere, skabelsen af ​​speciel software, herunder mobilapplikationer, som er baseret på Getting Things Done (GTD) metode. Individuelle Allen-teknikker (for eksempel "43 mapper") er nu afsat til hele onlineressourcer. Dette viser tydeligt, at forfatterens udvikling har haft væsentlig indflydelse på områder som tidsstyring, personlig produktivitet og effektivitet. Derfor vil vi i denne artikel tale om begrebet GTD, principperne for dets drift samt nogle praktiske aspekter, som alle kan anvende i deres aktiviteter.

 

Sådan får du tingene gjort

Getting Things Done er en personlig præstationsforbedringsteknik udviklet og beskrevet i bogen af ​​samme navn af David Allen. Forkortelsen GTD er mere almindelig. Wikipedia siger, at i oversættelsen af ​​sætningen fra engelsk til russisk bruges udtrykket "at bringe tingene i orden" fejlagtigt (med en sådan titel i den russiske oversættelse blev en bog udgivet), mens det er nødvendigt at "bringe tingene til ende". Det er også et mærkeligt faktum, at de russisksprogede og engelsksprogede Wikipedias adskiller sig i deres fortolkninger af selve forståelsen af ​​GTD-metoden: den første kalder den uafhængig og begrænset forbundet med tidsstyring, mens den anden hævder, at GTD er en metode inden for rammerne af tidsstyring.

Mange eksperter bemærker den specifikke præsentationsstil, der er iboende i Allen. Hans ideer, i modsætning til dem, Stephen Covey fremsatte i The 7 Habits of Highly Effective People, inspirerer ikke, men giver en streng og detaljeret beskrivelse af algoritmen. I modsætning til Covey, der ikke er blottet for filosofisk refleksion og kræver en klar mission statement, der dækker livets hovedmål, bygger Allen tværtimod et system nedefra og op. Han er overbevist om, at for at ændre dit liv, skal du ikke starte med globale opgaver, men med at bringe tingene i orden i de mest ubetydelige omkringliggende bagateller.

"Jeg anbefaler, at du handler efter princippet om "ret fra hånden", sådan beskriver forfatteren anvendelsen af ​​sin egen metode. Ifølge Allen skal du ikke bare læse og notere dig, du skal virkelig begynde at bruge det, fordi det ikke kræver særlige færdigheder, og resultatet vil ikke lade dig vente.

Så, bevæbnet med råd fra forfatteren, kom vi til det vigtigste: spørgsmålet om essensen af ​​metoden til at bringe tingene til ophør. Mange kritiserer begrebet GTD for dets kompleksitet og uforståelighed, hvilket på samme tid ikke forhindrer alle i at udvikle deres eget system og kun vedtage nogle postulater. Nedenfor er netop sådanne anbefalinger fra bogen "Getting Things Done".

wikimedia.org

 

1. Organisering af rummet

En af de første anbefalinger i bogen. Ifølge Allen, arbejdsplads beslægtet med et checkpoint, hvorfra hver dag begynder rejsen. Essensen her er meget abstrakt – pointen er ikke engang så meget, at arbejdspladsen ikke er fyldt med papirer og spredte kontorværktøjer (dette er et almindeligt krav for alle, der tyr til tidsstyring), men at du skal organisere det så meget som muligt "for dig selv".", alt efter deres type aktivitet og behov. Der er detaljer: GTD-teknikken indebærer tilstedeværelsen, ud over skrivebordet, selvfølgelig, af følgende egenskaber:

• papirbakker (mindst tre stykker);
• en pakke A5-papir;
• pen eller blyant;
• klæbrige blade (~ 8 x 8 cm);
• papirclips;
• Tøjklemmer til store pakker papir;
• hæftemaskine;
• Scotch tape;
• en viskelæder;
• mærkning maskine;
• mapper til papirer;
• dagbog;
• skraldespand.

 

2. Referenceinformationslagringssystem

Alle har brug for sådan et system. Et skab til opbevaring af korrespondance, en masse mapper, en etikettemaskine – kort sagt alt det, der hjælper med at strukturere enhver indgående information for nem adgang senere. Forfatteren er sikker på, at processen med at placere et brev eller et dokument i et sådant system ikke bør tage mere end 60 sekunder. Derfor er det bedre at organisere noget som et alfabetisk katalog, som giver dig adgang til information hurtigt og bekvemt.

 

Lister

Ud over at bruge en kalenderplanlægger skal alle have 4 lister:

1. "Følgende handlinger". I denne liste skriver du de ting ned, som du skal gøre på kort sigt. Det er lige meget, hvilken form det er – en notesbog i papir eller et tekstdokument på skrivebordet på en personlig computer, det er vigtigt, at det altid er med dig. Således vil du have en konstant påmindelse om de ting, der stadig skal gøres. Du skal redigere sådan en liste, lave nye poster i den dagligt.
2. Projekter. Under denne titel forstår Allen virksomheder, der er flere relaterede underhandlinger, derfor kræver deres implementering mere end én handling. Projekter skal overvåges for at kunne bedømme fremskridtene i deres implementering (ugentlig).
3. Udsat. Denne liste gemmer projekter, hvis udførelse er uddelegeret til nogen eller kræver påvirkning af eksterne faktorer. De skal også kontrolleres systematisk (mindst en gang om ugen).
4. En dag/måske. Af navnet på listen er det tydeligt, at dette er en liste over usikre ting for fremtiden, som at løbe et maraton eller starte en blog.

Vedligeholdelsen af ​​disse lister er tæt forbundet med de grundlæggende principper for GTD: indsamling, behandling, organisering, gennemgang og handling.

• Kollektion. David Allen bruger udtrykket "kurv" til at henvise til fiksering af information på ethvert medium for at frigøre sindet. Det kan være en organisator, dagbog, bærbar computer. Du skal smide alt ud af dit hoved (i dette tilfælde overføre) og fortsætte til næste trin.
• Behandling. Under behandlingen af ​​oplysninger bør de opdeles i to typer: en, der kræver handling, og en, der ikke kræver. Når vi arbejder med den første type, gør vi det enten selv, eller uddelegerer eller udsætter. Når vi arbejder med den anden, sætter vi den i referenceinformationen, slipper af med den, tilføjer den til listen "en dag".

To-minutters reglen er, at hvis et job tager mindre end 2-5 minutter at udføre, skal det udføres med det samme.

• Organisation. Strukturering af information i lister i henhold til kategorierne beskrevet ovenfor.
• Gennemgang af listen over opgaver bør foretages dagligt eller så ofte som muligt. GTD'en kræver, at der er mindst en ugentlig gennemgang af alle aktiviteter, projekter og "udskudte" elementer.
• Handling. Fysisk udførelse af opgaver.

Ud over det, der allerede er blevet sagt, vil vi gøre dig opmærksom på, at GTD ikke er et unikt værktøj, men et sæt teknikker. Du kan tage dem som udgangspunkt, justere, ændre efter din type aktivitet og behov.

 

3. Kontrol over præstation

For at de små ting, som vi har delt vores store i, kan bevæge sig mod afslutning, er det vigtigt at forstå, hvilket mål vi forfølger, hvilke resultater vi ønsker at opnå. Som allerede nævnt er der i overensstemmelse hermed planlagt en række på hinanden følgende handlinger og rykkere, samlet i et enkelt systematiseret system. Jo mere kompleks opgaven er, jo mindre "klodser" skal den opdeles i, og jo mere detaljeret skal dette system udvikles. Lad os se nærmere på milepælene:

• Svaret på spørgsmålet om, hvad vi ønsker at opnå. Vi skal klart forstå, hvorfor vi udfører bestemte handlinger. Det er som en bueskytte, der sigter mod målet. Han kan udføre mange handlinger fra strygning til skydning, men resultatet vil stadig blive kontrolleret ved, at pilen rammer midten af ​​målet. Uden at svare på spørgsmålet kan han sende en pil til publikum.
• Svaret er, hvordan vi ønsker at opnå. Her begynder idégeneratoren for de fleste at arbejde aktivt og uddeler både passende og helt ærligt skøre. For det første, ved at rette alt uden kritik og derefter vælge de bedst egnede, er det lettere at nå målet.
• At vælge den bedste bane og følge den direkte. Så efter at have besvaret spørgsmålene kan vi lave en klar plan, hvorefter vi kan nå vores mål.

Dit liv består af opstillede mål, en række af dine handlinger og de resultater, du får. Jo bedre du kan strukturere information på forskellige niveauer, opbygge handlingskæder og følge dem, jo ​​bedre kan du få styr på dine affærer.

 

Lidt om forfatteren

Til sidst lidt om forfatteren selv. David Allen (f. 28. december 1945, Shreveport, USA) er ekspert, konsulent i spørgsmål om tidsstyring og personlig produktivitet. Som teenager var han glad for retorik, vandt Louisiana State Debating Championship. På universitetet specialiserede han sig i studiet af amerikansk historie. Efter sin eksamen fra college ledte D. Allen efter sin plads i livet i et stykke tid. Efter egen forsikring skiftede han mindst 35 erhverv, før han fyldte 35. Listen over stillinger, han har, er virkelig imponerende og til tider endda eksotisk. Den fremtidige træner arbejdede som tjener, kok i en restaurant, karatelærer, tryllekunstner, turner, sælger af vitaminer og knallerter, rejsebureau, turistchef og landskabsdesigner. I 1980'erne begyndte han at udvikle træningsprogrammer for ledere og ledere i Lockheed Corporation.

I dag leder D. Allen sin egen virksomhed, der beskæftiger sig med coaching inden for effektiv ledelse og produktivitet. Allen selv holder meget sjældent offentlige seminarer. Han er også en af ​​grundlæggerne af Actioneer Inc, et firma, der har specialiseret sig i produktion af kontorartikler.

Allen skrev tre bøger, hvoraf den ene vi lige har anmeldt:

1. "Få ting gjort: Kunsten at stressfri produktivitet";
2. "Klar til hvad som helst: 52 produktivitetsprincipper for arbejde og liv";
3. "Få det hele til at fungere: at vinde i spillet om arbejde og livets forretning".