Wie man alles macht: Effektives Zeitmanagement und 8 Prinzipien des Zeitmanagements

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"Ihre Zeit ist begrenzt, also verschwenden Sie sie nicht damit, das Leben eines anderen zu leben" – Steve Jobs

Oft merken wir selbst nicht, wie wir das machen, was andere wollen – unsere Bekannten, Freunde, Verwandten. Wir sehen uns einen Film nach Wahl eines Freundes an, wir gehen auf Wunsch unserer Eltern zur Universität, wir bekommen einen Job durch einen Bekannten. Jahre vergehen, und die Erkenntnis, dass die Zeit unwiederbringlich und vergeblich davongeflogen ist, gibt keine Ruhe. Die aufgewendete Zeit kann natürlich nicht zurückerstattet werden, aber die Erkenntnis, dass das Leben für die Erreichung Ihrer Ziele und Wünsche aufgewendet werden kann, ist der erste Schritt zur Optimierung.

Eine vernünftige Nutzung der Zeit, die Verringerung der Dauer von Aufgaben erhöht die Effizienz einer Person. Auch der Umkehrschluss gilt: Indem wir unsere persönliche Effizienz steigern, sparen wir Zeit. Stephen Covey hebt in seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“ die Eigeninitiative als ersten Schritt zur Entwicklung persönlicher Effektivität hervor. Initiativ zu sein bedeutet, sich dessen bewusst zu sein, was erreicht wird und warum, basierend auf Ihren inneren Motiven, Verantwortung für sich und Ihr Leben zu übernehmen und die Ursachen für Ereignisse nicht in den umgebenden Menschen und Umständen zu suchen. Oft denken Menschen nicht über ihre inneren Motive nach und entwickeln sich unbewusst nach den Gesetzen der Nachahmung, das heißt, sie kopieren und wiederholen einfach die Handlungen anderer. Um Ihre inneren Motive zu erkennen, hilft es, sich selbst von außen zu betrachten, Ihre Gefühle, Stimmungen, Gedanken und die Art und Weise, wie Sie Zeit nutzen.

 

Was ist Zeitmanagement und warum wird es benötigt?

Zeitmanagement (oder Zeitmanagement) ist die Handlung oder der Prozess der bewussten Kontrolle über die Zeit, die für bestimmte Aktivitäten aufgewendet wird, mit Schwerpunkt auf der Steigerung von Effizienz und Produktivität.

Wenn der Begriff „Zeitmanagement“ fällt, können sich viele einen menschlichen Roboter vorstellen, der jeden Job zu einer genau festgelegten Zeit ausführt, nirgendwo bleibt, nie zu spät kommt und eine bestimmte Anzahl von Stunden schläft. Aber wir Menschen sind nicht so! Wir erleben Gefühle, es fällt uns schwer, uns zu konzentrieren, wir werden krank und faul. Ja, das stimmt, einige Zeiträume sind effektiver und andere weniger. Warum erreichen manche Menschen mehr und andere weniger? Wie schafft man mehr in 24 Stunden? Wie findet man einen Mittelweg zwischen dem Befolgen klarer Zeitmanagementregeln und Lebenszufriedenheit? Zeitmanagement-Tools helfen dabei, eine Balance zwischen hoher Arbeitseffizienz und innerer Harmonie zu finden.

 

Warum ist nie genug Zeit?

Der moderne Mensch ist von solchen technologischen Möglichkeiten umgeben, von denen vor 50 Jahren nicht einmal zu träumen war. Das Internet ermöglicht es Ihnen, in kürzester Zeit fast alle Informationen zu finden, Geschäfte liefern Waren zu Ihnen nach Hause, Sie können eine Ausbildung erhalten, ohne Ihr Zuhause zu verlassen. All dies scheint Zeit zu sparen, aber der moderne Mensch spürt den Zeitmangel viel mehr als seine Vorgänger. Wieso den? Eine bekannte Tatsache: In den letzten 30 Jahren hat die Geschwindigkeit des Lebens rapide zugenommen, und die Menge an Informationen fällt auf einen modernen Menschen mit einem endlosen Strom.

Infolgedessen hat der moderne Mensch neben neuen Möglichkeiten auch neue Versuchungen. Nur wenige Menschen erfassen die Zeit, die sie im Internet oder in der Korrespondenz mit einem Mobiltelefon verbringen. Die online verbrachte Zeit nimmt von Jahr zu Jahr rapide zu und laut der neuesten Studie [Digital 2019 Reports, 2019] verbringen Menschen etwa 6 Stunden ihrer Zeit online.

Außerdem bewegt sich ein moderner Mensch weniger und fühlt sich daher schlechter und verbringt mehr Zeit in einem abgelenkten Zustand, was die Arbeitsproduktivität erheblich verringert.

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Wie kann man seine Zeit kontrollieren?

Ein Mensch ist sein ganzes Leben lang von vielen Ressourcen umgeben. Sein Glück und seine Selbstverwirklichung hängen davon ab, wie sehr er sie erkennt und geschickt einsetzt. Es ist möglich, lebenswichtige, interne und externe Ressourcen zuzuweisen.

  • Lebensressourcen – Zeit und Raum
  • Interne Ressourcen – Wissen, Fähigkeiten, Qualitäten, Energie
  • Externe Ressourcen – materielle und personelle Ressourcen

Alle diese Ressourcen sind miteinander verbunden. Da sich dieser Artikel auf eine so wichtige und unersetzliche Ressource wie die Zeit konzentriert, werden wir die Beziehung der Zeit zu jeder der Ressourcen betrachten:

  • Zeit Zeit
  • Zeit-Raum
  • Zeitwissen
  • Zeit-Fähigkeiten
  • Zeitqualität
  • Zeit-Energie
  • Zeit ist materielle Ressourcen
  • Zeit – Humanressourcen

Betrachten wir diese Beziehungspaare separat.

 

1. Art der Beziehung "Zeit-Zeit"

Das erste Prinzip der Beziehung zur Zeit impliziert maximale Konzentration in der zugewiesenen Zeit. Und hier können wir zwei Techniken des Zeitmanagements unterscheiden:

  • die Pomodoro-Technik (auch bekannt als "Tomatentechnik") für kurzfristige Aufgaben
  • Timeboxing-Technik für langfristige Aufgaben

Die Tomatentechnik wurde in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo vorgeschlagen. Den Namen "Tomate" bekam sie zu Ehren der Küchentimer-Tomate. Diese Technik basiert auf der folgenden Abfolge von Aktionen:

  1. Formulieren Sie eine Aufgabe und legen Sie fest, wie viele „Pomodoros“ Sie benötigen, um sie zu erledigen. Ein "Pomodoro" entspricht 25 Minuten Zeit, die auf dem Timer markiert sind.
  2. Machen Sie ein "Pomodoro", dh arbeiten Sie 25 Minuten lang an der Aufgabe. Und dann müssen Sie sich 5 Minuten ausruhen. In der Ruhe ist es sehr wichtig, sich nicht auf versteckte Lasten einzulassen. Eine der Empfehlungen ist, der Fingergymnastik eine Pause zu widmen. Bei der Fingergymnastik werden neurale Verbindungen, die gerade bei der Ausführung des „Pomodoro“ entstanden sind, gebildet und fixiert.
  3. Wiederholen Sie 3-4 Pomodoros abwechselnd mit Pausen und machen Sie dann eine lange Pause.

Für langfristige Aufgaben ist Timeboxing eine leistungsstarke Technik. Diese Technik hat die To-Do-Liste ersetzt. Das Erstellen einer Aufgabenliste hat eine Reihe von Nachteilen. Oft gibt es in diesen Listen keine klare Reihenfolge je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgabe. So verschließen sie oft die Augen bei der Umsetzung wichtiger, aber nicht dringender Aufgaben. Die einfacheren Aufgaben werden zuerst ausgeführt, und die komplexen werden mit einer schweren Last aufgehäuft. Außerdem spiegelt die Aufgabenliste nicht die erforderliche Ausführungszeit wider. Aus diesem Grund beinhaltet die Timeboxing-Technik, eine To-Do-Liste in Ihren Kalender aufzunehmen. Dies gibt Aufschluss darüber, wie viel Zeit für die Arbeit aufgewendet wird und in welcher Reihenfolge Aufgaben erledigt werden sollten. Dies erleichtert die Visualisierung der Zeitfenster, in denen die nächste Aufgabe platziert werden kann.

Timeboxing erleichtert auch die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Kollegen. Gemeinsam genutzte Kalender zeigen die vollen Terminkalender jedes Teilnehmers und erleichtern die Planung von Terminen, indem Sie direkt vor Ihnen auf den Terminplan eines Kollegen zugreifen können. Gemeinsame Kalender (mit der dazugehörigen Sicherheitsoption) sind die Norm in der heutigen Unternehmenswelt und werden von innovativen Unternehmen wie Microsoft und Google.

Moderne Zeitmanagement-Technologien umfassen auch verschiedene mobile Anwendungen und Gadgets, mit denen Sie Ihre Zeitressourcen mit einem Smartphone oder Computer steuern können.

 

2. Art der Beziehung "Zeit-Raum"

Diese Art von Beziehung entspricht dem Prinzip „in einem produktiven Raum arbeiten und Bewegung minimieren“. Der Weltraum ist eine Ressource, die nur wenige Menschen erkennen. Die Aufmerksamkeit der Menschen richtet sich eher auf den Mangel an Zeit und Geld. Gleichzeitig hört man oft die Sätze „Ich kann mich hier nicht konzentrieren“, „Ich arbeite gerne an diesem Ort“, „Ich brauche meine eigene Ecke“. Beim Umzug in einen neuen Büroraum oder in eine andere Wohnung braucht es Zeit, sich an den Raum „für sich selbst“ zu gewöhnen und anzupassen. In diesem Moment ist leicht zu spüren, wie wichtig eine kompetente Organisation eines Ortes für die Menschen ist. Zu diesem Thema empfehlen wir Ihnen, unseren Artikel "So organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz".

Ein gemütlicher Ort kann die Produktivität steigern, aber gleichzeitig kann Platz bedrückend sein und alle Ergebnisse zunichte machen. Wie viel Platz benötigen Sie also, um die Leistung zu verbessern? Ein günstiger Platz erfüllt folgende Kriterien:

  • Achten Sie auf genügend natürliches Licht in den Räumen. Laut dem Renewable Energy Lab [A Literature Review of the Effects of Natural Light on Building Insassen] erhöht natürliches Licht Energie, Kreativität und Produktivität erheblich. Mitarbeiter können sich bei natürlichem Licht 15 % länger auf eine Aufgabe konzentrieren als bei künstlichem Licht.
  • Ein ergonomischer Arbeitsplatz, an dem Sie die Höhe des Monitors und des Sitzes einstellen können, ermöglicht es Ihnen, sich wohl zu fühlen und lange Zeit nicht abgelenkt zu werden.
  • Setzen Sie bewusst Farbe im Raum ein. Gesättigte helle Farben wirken anregend, während gedeckte Farben entspannend und beruhigend wirken.
  • Beleben Sie das Büro mit Zimmerpflanzen. Pflanzen reinigen nicht nur die Luft, sondern steigern auch die Produktivität und Konzentration. Wir empfehlen unseren Artikel zu diesem Thema "10 Zimmerpflanzen, die die Raumluft reinigen".
  • Sorgen Sie im Büro für eine angenehme Temperatur (ca. 22-23 ⁰С). Untersuchungen an der Cornell University [Cornell Chronicle] haben gezeigt, dass dieser Faktor Fehler reduzieren und den Arbeitsaufwand erhöhen kann.
  • Verwenden Sie Duftstoffe, um die Leistung zu verbessern. Die britische Zeitung The Guardian berichtet, dass Zitrone Fehler um 54 % reduziert, Jasmin um 33 % und Lavendel um 20 %.

Ein Mensch verbringt nicht nur Zeit im Raum, sondern bewegt sich auch darin. Dafür wird auch ausreichend Zeit aufgewendet: der Weg zur Arbeit und zurück, Geschäftsreisen, Einkäufe und sonstige Fahrten.

Beginnen wir also mit der Reisezeit. Im 21. Jahrhundert unterstützen viele Unternehmen die Idee, dass es bei der Arbeit darum geht, bestimmte Aufgaben zu erfüllen und nicht einen bestimmten Ort zu besuchen. Welche Berufe können remote ausgeübt werden? Ihre Zahl wächst jeden Tag: Blogger, Lehrer, Autoren, Übersetzer, Programmierer, Tester, Vermarkter (und dies ist keine vollständige Liste) – sie alle können remote arbeiten.

Auch das Einkaufen ist zeitaufwändig, aber es gibt viele Möglichkeiten, von zu Hause aus einzukaufen. Außerdem sind Online-Shops nicht nur günstiger, sondern bieten oft auch eine größere Auswahl an Produkten oder Dienstleistungen.

Machen Sie es sich zur Regel, wenn Sie unterwegs sind, darüber nachzudenken, welche anderen Dinge Sie an diesem Ort tun können. Und mehrere Dinge gleichzeitig tun. Allein durch unnötige Bewegungen wird viel Zeit verschwendet. Oft gehen wir völlig ziellos von Raum zu Raum, wenn wir mit denselben Bewegungen Dinge an ihren Platz bringen könnten.

 

3. Art der Beziehung "Zeit-Wissen"

Dabei hilft uns der Grundsatz „Wissen in Ihrem Fachgebiet vertiefen“. Lesen Sie mehr und interessieren Sie sich für die Richtung, in der Sie arbeiten. Den eigenen Horizont zu erweitern, ist ein unbestreitbarer Vorteil bei der Optimierung bestehender Prozesse und damit der Zeitersparnis.

Inzwischen sind Zeitmanagementtechniken für verschiedene Tätigkeitsfelder entwickelt worden: im Alltag, in der Produktion, im Geschäft, Lernen. Lernen Sie die beliebtesten Zeitmanagementtechniken kennen, bestimmen Sie, was für Sie am besten funktioniert, und beginnen Sie mit der Umsetzung bestimmter Schritte.

Wie man alles macht: Effektives Zeitmanagement und 8 Prinzipien des Zeitmanagements

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4. Beziehungstyp „Zeit-Skill“

In diesem Fall wenden wir das Prinzip „Develop your skills“ an. Konfuzius drückte dieses Prinzip sehr deutlich in den drei Zeilen aus:

Sag es mir und ich werde es vergessen

Zeig es mir und ich werde mich erinnern

Beteiligen Sie mich und ich werde verstehen!

(Konfuzius)

Fertigkeit ist die Fähigkeit, eine bestimmte Aufgabe auszuführen. Die Verbesserung der Fähigkeiten zur Umsetzung bestimmter Aufgaben kann die Zeit für deren Umsetzung verkürzen. Welche Fähigkeiten reduzieren Ihre Zeit? Die Fähigkeit, im Team zu arbeiten, die Fähigkeit, kritisch und logisch zu denken, die Fähigkeit, die richtigen Informationen schnell zu finden und zu analysieren, die Fähigkeit, das Wesentliche hervorzuheben, die Fähigkeit, Texte blind zu tippen? Denk darüber nach.

Einmal fuhr ein Mädchen mit der U-Bahn und eine ältere Frau stellte ihr eine Frage. Sie fragte, wie man zu einer bestimmten Metrostation komme. Das Mädchen erklärte ihr, dass sie in den richtigen Zug gestiegen sei und nur eine Station passieren müsse. Aber die Frau war sehr erschrocken und klärte die gleichen Informationen mit den anderen Passagieren auf. Es stellte sich heraus, dass einer ihrer Verwandten bemerkte, dass sie auf einem nicht optimalen Weg zur Datscha fuhr, und einen neuen Weg vorschlug, der einfacher war und viel weniger Zeit in Anspruch nahm. Es war wirklich ein kürzerer und leichterer Weg, aber die Fähigkeiten dieser Frau erlaubten ihr nicht, ihn zu meistern.

Routine bringt Ordnung in unser Leben, nimmt uns aber gleichzeitig Flexibilität. Probieren Sie also jeden Tag etwas Neues aus. Gehe in ein neues Geschäft, lerne eine neue Person kennen, nimm an einem Kreativworkshop teil oder zeichne einfach mit deiner nicht dominanten Hand.

 

5. Beziehungstyp „zeitlich-persönliche Qualitäten“

Beachten Sie ein weiteres Prinzip: "Sei organisiert, erfinderisch, gesellig." Persönliche Qualitäten einer Person wirken sich auch auf die Effizienz der Zeitnutzung aus. Eigenschaften wie Organisation, Einfallsreichtum und Geselligkeit sind besonders wichtig.

Indem man in sich selbst eine solche Qualität wie Organisation entwickelt, wird das Problem des Zeitmangels von selbst gelöst. Organisation ist Tagesplanung, Disziplin bei der Aufgabenerfüllung, Einhaltung der optimalen Arbeits- und Erholungsweise. Wenn es keine innere Disziplin gibt, befinden sich die Menschen entweder in der Gefangenschaft anderer – stärkere Menschen, die ihren Willen erfüllen, oder in der Gefangenschaft ihrer selbst, die ihre Faulheit, Apathie und negativen Gedanken nicht überwinden können.

Einfallsreichtum ist eine weitere Eigenschaft, die enorm viel Zeit spart. Erfinderische Menschen können sich verschiedene Möglichkeiten einfallen lassen, eine vorhandene Sache zu verwenden, oder umgekehrt Optionen finden, bei denen Dinge für denselben Zweck verwendet werden können. So verbringen Sie beispielsweise viel Zeit damit, nach einem verlorenen Hefter zu suchen, obwohl Sie Dokumente mit einer Büroklammer heften oder Dokumente in eine transparente Mappe legen können. Dieselbe transparente Mappe kann nicht nur zum Aufbewahren von Papieren, sondern auch als wiederverwendbares Malbuch verwendet werden. Die größte Wirkung wird erzielt, wenn sich der Einfallsreichtum auf der Makroebene manifestiert. Daher kann ein großes Farbenherstellungsunternehmen viel Zeit und Geld für die Lagerung und den Vertrieb seiner Produkte aufwenden, oder es kann Lagerhäuser mit nicht verkaufbaren Farbtönen praktisch eliminieren, sich weigern, verschiedene Farben in verschiedene Regionen zu transportieren, und automatisch den gewünschten Farbton produzieren zum Zeitpunkt der Bestellung.

Geselligkeit ist eine Eigenschaft, die es Ihnen ermöglicht, Kontakte zu knüpfen und mit anderen Menschen zusammenzuarbeiten. Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile, und daher führt die Zusammenarbeit mit anderen sofort zu Produktivitätsgewinnen und Zeiteinsparungen. Darüber hinaus wird in der Zusammenarbeit oft ein Synergieeffekt erzielt, der die Effektivität von Maßnahmen stark erhöht.

 

6. Art der Beziehung "Zeit-Energie"

Befolgen Sie das Prinzip: „Manage your energy.“ In ihrem Buch Life at Full Power schreiben Jim Lauer und Tony Schwartz, dass die meisten von uns der falschen Ressource nachjagen – den Stunden des Tages – anstatt sich auf etwas ganz anderes zu konzentrieren – unsere Energie. „Verwalte deine Energie, nicht deine Zeit“, raten sie.

Dank der Energie können Sie sich schnell konzentrieren und müssen nicht nach einer weiteren Tasse Kaffee rennen. sich schnell an wichtige Punkte erinnern und dieselben Informationen nicht mehrmals wiederholen; die Situation neu zu betrachten und nicht noch einmal den ausgetretenen ineffizienten Weg zu gehen.

Loher und Schwartz unterscheiden 4 Energiearten:

  1. Körperliche Energie – wie gesund sind Sie?
  2. Emotionale Energie – wie glücklich bist du?
  3. Mentale Energie – wie gut können Sie sich konzentrieren?
  4. Spirituelle Energie – warum machst du das, zu welchem ​​Zweck?

Diese Energien befinden sich in einer bestimmten hierarchischen Reihenfolge, in der die physische Energie die Hauptgrundenergie ist. Das Auffüllen der Energie ist wichtig, um damit zu beginnen.

Unsere Energie ist begrenzt: Sie reicht entweder für den Konsum oder für Kreativität und Produktivität. Der zweite Weg ist schwieriger, so dass nur wenige Menschen bereit sind, ihm zu folgen, aber auf lange Sicht führt er zu unbestreitbaren Ergebnissen bei der Zeitersparnis. Die Zeit wird mit der Selbstentwicklung verbracht und nicht damit, Entscheidungen über unbegrenzte Einkäufe zu treffen, zahlreiche Dinge zu verlassen und loszuwerden.

Wie man alles macht: Effektives Zeitmanagement und 8 Prinzipien des Zeitmanagements

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7. Art der Beziehung "Zeit-Material-Ressourcen"

Ein weiteres wichtiges Prinzip: „Mehr schaffen, weniger verbrauchen“. Wir leben in einem Zeitalter des Konsums. Wenn Bedarf besteht, ist die erste Reaktion der Kauf. Es gibt nicht genug Regale für Dinge, also müssen Sie einen Kleiderschrank kaufen. Es bleibt nicht genug Zeit, um mit Kindern zu kommunizieren, was bedeutet, dass Sie neues Spielzeug kaufen müssen. Die Zeit zum Kochen reicht nicht aus, was bedeutet, dass Sie eine neue Küchenzeile kaufen müssen. Aber es gibt noch eine andere Lösung!

Vielleicht einfach Dinge loswerden, die lange überflüssig waren? Dann verkürzt sich die Zeit fürs Putzen, die Suche nach dem richtigen Artikel spürbar und das Bewegen in der Wohnung wird schneller und bequemer. Je mehr Dinge, desto mehr Sorgen. Nur was wirklich wertvoll ist, soll im Haus bleiben. Ja, wir sprechen über die Idee des Minimalismus – über die bewusste Wahl von allem, was uns umgibt.

 

8. Art der Beziehung "Zeit-Menschen"

Und als letztes gilt: „Umgeben Sie sich mit inspirierenden Menschen.“ Es gibt Menschen, die uns verwüsten, und es gibt Menschen, die uns mit ihrer positiven Energie, ihren neuen Ideen und ihrer Motivation aufladen. Es ist klar, dass es unmöglich ist, nur mit attraktiven Menschen zu kommunizieren, und oft geraten Menschen in eine Situation der erzwungenen Kommunikation. Analysieren Sie aber trotzdem, mit welchen Personen Sie mehr kommunizieren und ob sich dieses Verhältnis zugunsten positiv ausfüllender Personen verändern lässt.

 

Abschluss

Um Ihre temporären Ressourcen von nun an mit maximalem Nutzen für sich selbst zu nutzen, müssen Sie also nur noch ein paar Empfehlungen befolgen, nämlich:

  • Wenden Sie Pomodoro- und Timeboxing-Techniken an
  • Arbeit in einem produktiven Raum
  • Kenntnisse in Ihrem Fachgebiet vertiefen
  • entwickeln Sie Ihre Fähigkeiten
  • organisiert, einfallsreich, gesellig sein
  • Verwalten Sie Ihre Energie
  • mehr schaffen und weniger verbrauchen
  • Umgeben Sie sich mit inspirierenden Menschen

Source: 4brain.ru