Getting Things Done από τον David Allen

wikipedia.org

Ο πρόλογος της ρωσικής έκδοσης του βιβλίου του David Allen Getting Things In Order: The Art of Stress-Free Productivity ξεκινά ως εξής: καλέστε στο τηλέφωνο. Εξαιτίας αυτού, οι σχέσεις με τους συναδέλφους και τους φίλους επιδεινώνονται, τα σχέδια εργασίας καταρρέουν και η ευημερία χειροτερεύει. Όσο πιο οργανωμένος είναι ένας άνθρωπος, τόσο πιο εύκολο είναι να διαχειριστεί τη δουλειά, τις δουλειές του σπιτιού και τη ζωή γενικότερα, τόσο καλύτερη είναι η σχέση του με τους άλλους.

Τέτοιες καταστάσεις είναι γνωστές σε πολλούς. Και η υπόσχεση του συγγραφέα του βιβλίου να βοηθήσει να γίνει πιο οργανωμένος, εξηγεί από πολλές απόψεις την επιτυχία του. Αυτό αποδεικνύεται όχι μόνο από πάνω από 600 χιλιάδες αντίτυπα που πωλήθηκαν από το 2001 μόνο στην Αμερική, αλλά και από την περαιτέρω ανάπτυξη της ιδέας Allen από πολλούς συγγραφείς, τη δημιουργία ειδικού λογισμικού, συμπεριλαμβανομένων εφαρμογών για κινητά, το οποίο βασίζεται στο Getting Things Done (GTD) μέθοδος. Μεμονωμένες τεχνικές Allen (για παράδειγμα, "43 φάκελοι") είναι πλέον αφιερωμένες σε ολόκληρους διαδικτυακούς πόρους. Αυτό δείχνει ξεκάθαρα ότι οι εξελίξεις του συγγραφέα έχουν επηρεάσει σημαντικά τομείς όπως η διαχείριση χρόνου, η προσωπική παραγωγικότητα και η αποτελεσματικότητα. Επομένως, σε αυτό το άρθρο θα μιλήσουμε για την έννοια του GTD, τις αρχές λειτουργίας του, καθώς και ορισμένες πρακτικές πτυχές που μπορεί να εφαρμόσει ο καθένας στις δραστηριότητές του.

 

Πώς να κάνετε τα πράγματα

Το Getting Things Done είναι μια τεχνική προσωπικής βελτίωσης της απόδοσης που αναπτύχθηκε και περιγράφεται στο ομώνυμο βιβλίο του David Allen. Η συντομογραφία GTD είναι πιο κοινή. Η Wikipedia λέει ότι στη μετάφραση της φράσης από τα αγγλικά στα ρωσικά, χρησιμοποιείται λανθασμένα η φράση "φέρνοντας τα πράγματα σε τάξη" (με τέτοιο τίτλο στη ρωσική μετάφραση δημοσιεύτηκε ένα βιβλίο), ενώ χρειάζεται "να φέρεις τα πράγματα στην ολοκλήρωση". Είναι επίσης περίεργο το γεγονός ότι η ρωσική και η αγγλόφωνη Wikipedia διαφέρουν ως προς την ερμηνεία της ίδιας της κατανόησης της μεθοδολογίας GTD: η πρώτη την αποκαλεί ανεξάρτητη και περιορισμένη σχέση με τη διαχείριση χρόνου, ενώ η δεύτερη ισχυρίζεται ότι η GTD είναι μια μέθοδος. στο πλαίσιο της διαχείρισης χρόνου.

Πολλοί ειδικοί σημειώνουν το συγκεκριμένο στυλ παρουσίασης που είναι εγγενές στον Άλεν. Οι ιδέες του, σε αντίθεση με αυτές που διατύπωσε ο Stephen Covey στο The 7 Habits of Highly Effective People, δεν εμπνέουν, αλλά δίνουν μια αυστηρή και λεπτομερή περιγραφή του αλγορίθμου. Σε αντίθεση με τον Covey, ο οποίος δεν στερείται φιλοσοφικού προβληματισμού και απαιτεί μια σαφή δήλωση αποστολής που καλύπτει τον κύριο στόχο της ζωής, ο Allen, αντίθετα, χτίζει ένα σύστημα από κάτω προς τα πάνω. Είναι πεπεισμένος ότι για να αλλάξεις τη ζωή σου, πρέπει να ξεκινήσεις όχι με παγκόσμιες εργασίες, αλλά με το να βάλεις τα πράγματα σε τάξη στα πιο ασήμαντα γύρω μικροπράγματα.

«Συνιστώ να ενεργήσετε με βάση την αρχή του «αμέσως», όπως περιγράφει ο συγγραφέας την εφαρμογή της δικής του μεθόδου. Σύμφωνα με τον Allen, δεν χρειάζεται απλώς να διαβάζετε και να σημειώνετε, πρέπει πραγματικά να αρχίσετε να το χρησιμοποιείτε, γιατί δεν απαιτεί ειδικές δεξιότητες και το αποτέλεσμα δεν θα σας κρατήσει σε αναμονή.

Έτσι, οπλισμένοι με συμβουλές από τον συγγραφέα, καταλήξαμε στο πιο σημαντικό πράγμα: το ζήτημα της ουσίας της μεθόδου για να τελειώσουν τα πράγματα. Πολλοί επικρίνουν την έννοια της GTD για την πολυπλοκότητα και την ακατανόητη της, η οποία, ταυτόχρονα, δεν εμποδίζει τον καθένα να αναπτύξει το δικό του σύστημα, υιοθετώντας μόνο ορισμένα αξιώματα. Παρακάτω είναι ακριβώς τέτοιες συστάσεις από το βιβλίο "Getting Things Done".

Getting Things Done από τον David Allen

wikimedia.org

 

1. Οργάνωση χώρου

Μία από τις πρώτες συστάσεις που έγιναν στο βιβλίο. Σύμφωνα με τον Άλεν, στο χώρο εργασίας παρόμοιο με ένα σημείο ελέγχου από το οποίο κάθε μέρα ξεκινά το ταξίδι. Η ουσία εδώ είναι πολύ αφηρημένη – το θέμα δεν είναι καν ότι ο χώρος εργασίας δεν είναι γεμάτος χαρτιά και διάσπαρτα εργαλεία γραφείου (αυτή είναι μια κοινή απαίτηση για όλους όσους καταφεύγουν στη διαχείριση χρόνου), αλλά ότι πρέπει να το οργανώσετε τόσο πολύ όσο το δυνατόν «για τον εαυτό σας».», ανάλογα με τον τύπο δραστηριότητας και τις ανάγκες τους. Υπάρχουν επίσης ιδιαιτερότητες: η τεχνική GTD συνεπάγεται την παρουσία, εκτός από το γραφείο, φυσικά, των ακόλουθων χαρακτηριστικών:

  • δίσκοι χαρτιού (τουλάχιστον τρία τεμάχια).
  • ένα πακέτο χαρτιού Α5.
  • στυλό ή μολύβι.
  • κολλώδη φύλλα (~ 8 x 8 cm).
  • συνδετήρες;
  • μανταλάκια για μεγάλες δέσμες χαρτιού.
  • συρραπτικο;
  • Scotch tape?
  • γόμα;
  • μηχανή ετικετών?
  • φάκελοι για χαρτιά?
  • ημερολόγιο;
  • κάδο απορριμμάτων.

 

2. Σύστημα αποθήκευσης πληροφοριών αναφοράς

Όλοι χρειάζονται ένα τέτοιο σύστημα. Ένα ντουλάπι για την αποθήκευση αλληλογραφίας, πολλούς φακέλους, ένα μηχάνημα ετικετών – με μια λέξη, όλα όσα βοηθούν στη δομή οποιωνδήποτε εισερχόμενων πληροφοριών για εύκολη πρόσβαση αργότερα. Ο συγγραφέας είναι βέβαιος ότι η διαδικασία τοποθέτησης μιας επιστολής ή εγγράφου σε ένα τέτοιο σύστημα δεν πρέπει να διαρκεί περισσότερο από 60 δευτερόλεπτα. Επομένως, είναι καλύτερο να οργανώσετε κάτι σαν έναν αλφαβητικό κατάλογο, ο οποίος θα σας επιτρέψει να έχετε πρόσβαση στις πληροφορίες γρήγορα και άνετα.

 

Λίστες

Εκτός από τη χρήση ενός σχεδιασμού ημερολογίου, όλοι πρέπει να έχουν 4 λίστες:

  1. «Οι παρακάτω ενέργειες». Σε αυτήν τη λίστα, καταγράφετε τα πράγματα που πρέπει να κάνετε βραχυπρόθεσμα. Δεν έχει σημασία ποια μορφή είναι – ένα χάρτινο σημειωματάριο ή ένα έγγραφο κειμένου στην επιφάνεια εργασίας ενός προσωπικού υπολογιστή, είναι σημαντικό να είναι πάντα μαζί σας. Έτσι, θα έχετε μια συνεχή υπενθύμιση για τα πράγματα που πρέπει να γίνουν ακόμα. Πρέπει να επεξεργαστείτε μια τέτοια λίστα, να κάνετε νέες καταχωρήσεις σε αυτήν καθημερινά.
  2. Εργα. Κάτω από αυτόν τον τίτλο, ο Allen κατανοεί τις επιχειρήσεις που είναι πολλές σχετικές υποδράσεις, επομένως, η εφαρμογή τους απαιτεί περισσότερες από μία ενέργειες. Τα έργα πρέπει να παρακολουθούνται για να μπορούμε να κρίνουμε την πρόοδο της υλοποίησής τους (εβδομαδιαία).
  3. Αναβλήθηκε. Αυτή η λίστα αποθηκεύει έργα των οποίων η εκτέλεση ανατίθεται σε κάποιον ή απαιτεί την επιρροή εξωτερικών παραγόντων. Πρέπει επίσης να ελέγχονται συστηματικά (τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα).
  4. Κάποια μέρα ίσως. Από το όνομα της λίστας, είναι σαφές ότι πρόκειται για μια λίστα αβέβαιων πραγμάτων για το μέλλον, όπως το να τρέξετε έναν μαραθώνιο ή να ξεκινήσετε ένα blog.

Η διατήρηση αυτών των λιστών συνδέεται στενά με τις βασικές αρχές του GTD: συλλογή, επεξεργασία, οργάνωση, αναθεώρηση και δράση.

  • Συλλογή. Ο Ντέιβιντ Άλεν χρησιμοποιεί τον όρο «καλάθι» για να αναφερθεί στην καθήλωση πληροφοριών σε οποιοδήποτε μέσο προκειμένου να ελευθερώσει το μυαλό. Μπορεί να είναι διοργανωτής, ημερολόγιο, φορητός υπολογιστής. Πρέπει να πετάξετε τα πάντα από το κεφάλι σας (σε αυτή την περίπτωση, να τα μεταφέρετε) και να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα.
  • Θεραπευτική αγωγή. Κατά την επεξεργασία των πληροφοριών, θα πρέπει να χωρίζεται σε δύο τύπους: έναν που απαιτεί δράση και έναν που δεν απαιτεί. Όταν εργαζόμαστε με τον πρώτο τύπο, είτε το κάνουμε μόνοι μας, είτε αναθέτουμε, είτε αναβάλλουμε. Όταν εργαζόμαστε με το δεύτερο, το βάζουμε σε πληροφορίες αναφοράς, το ξεφορτώνουμε, το βάζουμε στη λίστα "κάποια μέρα".

Ο κανόνας των δύο λεπτών είναι ότι εάν μια εργασία διαρκεί λιγότερο από 2-5 λεπτά για να ολοκληρωθεί, πρέπει να γίνει αμέσως.

  • Οργάνωση. Δόμηση πληροφοριών σε λίστες σύμφωνα με τις κατηγορίες που περιγράφονται παραπάνω.
  • Η αναθεώρηση της λίστας εργασιών θα πρέπει να γίνεται καθημερινά ή όσο πιο συχνά γίνεται. Το GTD απαιτεί να υπάρχει τουλάχιστον μια εβδομαδιαία ανασκόπηση όλων των δραστηριοτήτων, έργων και «αναβαλλόμενων» στοιχείων.
  • Δράση. Φυσική εκτέλεση εργασιών.

Εκτός από όσα έχουν ήδη ειπωθεί, θέλουμε να επιστήσουμε την προσοχή σας στο γεγονός ότι το GTD δεν είναι ένα μοναδικό εργαλείο, αλλά ένα σύνολο τεχνικών. Μπορείτε να τα λάβετε ως βάση, να προσαρμόσετε, να αλλάξετε ανάλογα με τον τύπο δραστηριότητας και τις ανάγκες σας.

 

3. Έλεγχος των επιτευγμάτων

Προκειμένου τα μικρά πράγματα στα οποία χωρίσαμε τα μεγάλα μας να προχωρήσουν προς την ολοκλήρωση, είναι σημαντικό να καταλάβουμε ποιος στόχος επιδιώκουμε, ποια αποτελέσματα θέλουμε να επιτύχουμε. Όπως ήδη αναφέρθηκε, σύμφωνα με αυτό, σχεδιάζονται μια σειρά από διαδοχικές ενέργειες και υπενθυμίσεις, που συνδυάζονται σε ένα ενιαίο συστηματοποιημένο σύστημα. Όσο πιο περίπλοκη είναι η εργασία, τόσο μικρότερα είναι τα «τούβλα» στα οποία θα πρέπει να χωριστεί και τόσο πιο λεπτομερές θα πρέπει να αναπτυχθεί αυτό το σύστημα. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στα ορόσημα:

  • Η απάντηση στο ερώτημα τι θέλουμε να πετύχουμε. Πρέπει να κατανοήσουμε ξεκάθαρα γιατί εκτελούμε ορισμένες ενέργειες. Είναι σαν ένας τοξότης που στοχεύει στο bullseye του στόχου. Μπορεί να εκτελέσει πολλές ενέργειες από το κορδόνι μέχρι τη βολή, αλλά το αποτέλεσμα θα εξακολουθεί να ελέγχεται από το βέλος που χτυπά το κέντρο του στόχου. Χωρίς να απαντήσει στην ερώτηση, μπορεί να στείλει ένα βέλος και στο κοινό.
  • Η απάντηση είναι πώς θέλουμε να πετύχουμε. Εδώ, για τους περισσότερους ανθρώπους, η γεννήτρια ιδεών αρχίζει να εργάζεται ενεργά, δίνοντας τόσο κατάλληλες όσο και ειλικρινά τρελές. Πρώτα, διορθώνοντας τα πάντα χωρίς κριτική και στη συνέχεια επιλέγοντας τα καταλληλότερα, είναι πιο εύκολο να επιτευχθεί ο στόχος.
  • Επιλέγοντας την καλύτερη τροχιά και ακολουθώντας την απευθείας. Έτσι, αφού απαντήσουμε στις ερωτήσεις, μπορούμε να καταρτίσουμε ένα ξεκάθαρο σχέδιο, μετά το οποίο μπορούμε να πετύχουμε τον στόχο μας.

Η ζωή σας αποτελείται από καθορισμένους στόχους, μια σειρά από πράξεις σας και τα αποτελέσματα που έχετε. Όσο καλύτερα μπορείτε να δομήσετε τις πληροφορίες σε διαφορετικά επίπεδα, να δημιουργήσετε αλυσίδες δράσης και να τις ακολουθήσετε, τόσο καλύτερα μπορείτε να τακτοποιήσετε τις υποθέσεις σας.

 

Λίγο για τον συγγραφέα

Τέλος, λίγα λόγια για τον ίδιο τον συγγραφέα. Ο David Allen (γεν. 28 Δεκεμβρίου 1945, Shreveport, ΗΠΑ) είναι ειδικός, σύμβουλος σε θέματα διαχείρισης χρόνου και προσωπικής παραγωγικότητας. Ως έφηβος, λάτρευε τη ρητορική, κέρδισε το πρωτάθλημα συζητήσεων της Πολιτείας της Λουιζιάνα. Στο πανεπιστήμιο, ειδικεύτηκε στη μελέτη της αμερικανικής ιστορίας. Μετά την αποφοίτησή του από το κολέγιο, ο D. Allen αναζητούσε τη θέση του στη ζωή για αρκετό καιρό. Με δική του διαβεβαίωση άλλαξε τουλάχιστον 35 επαγγέλματα πριν τα 35 του. Η λίστα με τις θέσεις που κατείχε είναι πραγματικά εντυπωσιακή, και μερικές φορές ακόμη και εξωτική. Ο μελλοντικός προπονητής εργάστηκε ως σερβιτόρος, μάγειρας σε εστιατόριο, δάσκαλος καράτε, μάγος, τορναδόρος, πωλητής βιταμινών και μοτοποδηλάτων, ταξιδιωτικός πράκτορας, διευθυντής τουρισμού και σχεδιαστής τοπίου. Στη δεκαετία του 1980, άρχισε να αναπτύσσει προγράμματα κατάρτισης για διευθυντικά στελέχη και στελέχη της Lockheed Corporation.

Σήμερα, ο D. Allen ηγείται της δικής του εταιρείας, που ασχολείται με το coaching στον τομέα της αποτελεσματικής διαχείρισης και παραγωγικότητας. Ο ίδιος ο Άλεν πολύ σπάνια δίνει δημόσια σεμινάρια. Είναι επίσης ένας από τους ιδρυτές της Actioneer Inc, μιας εταιρείας που ειδικεύεται στην παραγωγή ειδών γραφείου.

Ο Άλεν έγραψε τρία βιβλία, ένα από τα οποία μόλις εξετάσαμε:

  1. "Getting Things Done: Η τέχνη της παραγωγικότητας χωρίς άγχος";
  2. "Ready for Anything: 52 Principles Productivity for Work and Life";
  3. "Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life".

Πηγή: 4brain.ru