Cómo trabajar más rápido y de forma más inteligente

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Trabaja inteligentemente y no duro

Todos, que a menudo, que de vez en cuando, nos encontramos en una situación en la que necesitamos hacer una determinada tarea en poco tiempo, pero por diversas razones no tenemos tiempo. Alguien se "quema" rápidamente, perdiendo el entusiasmo inicial, alguien, por el contrario, aprovecha durante mucho tiempo. La dilación, la pereza, la falta de concentración: hay muchas razones. Y apenas hay una persona en el mundo que no esté familiarizada con tales situaciones. Situaciones en las que las fuerzas y la energía se van al dichoso “no hacer nada”, aunque después, de una forma u otra, haya que hacer lo necesario.

“El trabajo no es un lobo, no se escapará al bosque” es un mal enfoque tanto en términos de motivación como de indicador de actitud hacia el trabajo. No promueve la priorización y, como resultado, conduce a un estado de cosas en el que ya no es posible entender por dónde empezar y qué abordar primero.

Como resultado, al habernos superado a nosotros mismos y haber comenzado a hacer lo correcto, nuestro desempeño al sentir una sensación de completa impotencia sufre mucho. Para evitar que esto suceda, debe superar el hábito de posponer para más tarde. La receta es esta: un poco de fuerza de voluntad, un enfoque absoluto en las tareas y resistirse a perder el tiempo.

En este artículo, reunimos algunos trucos para ayudarte a desarrollar el hábito de ser productivo, rápido e inteligente.

 

1. Estructurar y dividir las tareas

La capacidad de estructurar es una herramienta de planificación útil. Utilice asistentes interactivos ("Google Keep", "Notas", "Evernote"), prácticos organizadores (diarios, blocs de notas, pegatinas). Haz un horario de trabajo y libera tu memoria de esta información.

También tenga en cuenta el principio “un largo viaje comienza con un pequeño paso”, que ha demostrado su eficacia en más de una ocasión. Lo principal es empezar a hacer. Y es más fácil implementarlo: trabajando gradualmente, haciendo frente a la tarea en partes. Al completar cada uno de ellos, se está acercando gradualmente al logro de la meta global. Además, funcionará un efecto psicológico: sentirá satisfacción, uno por uno, eliminando un nuevo elemento de la lista de tareas pendientes. Menudo truco psicológico. Pero al mismo tiempo, no se olvide del descanso: su productividad depende tanto de él como de la capacidad de organizar el trabajo en sí.

 

2. Sin multitarea

Hay mucho que decir sobre la multitarea, pero por ahora, solo nos centraremos en las fortalezas y debilidades de enfocarse en múltiples tareas a la vez.

• Debilidades: no está concentrado, presta poca atención a varias acciones a la vez, como resultado, no realiza ninguna de ellas cualitativamente. Estas observaciones no son individuales, sino probadas por la ciencia: el cerebro humano no puede recibir y analizar información, estando igualmente enfocado en diferentes cosas.
• Pero también hay fortalezas: con un entrenamiento prolongado, aún tienes la oportunidad de convertirte en Julio César y hacer tres cosas al mismo tiempo. Es cierto que la mayoría de la gente seguirá haciéndolos de alguna manera.

Por lo tanto, es importante comprender que la multitarea no se trata de hacer varias cosas a la vez, sino de cambiar rápidamente entre tareas y alternarlas con el descanso.

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3. Conoce la línea entre urgente e importante

Antes de embarcarse en una tarea en particular, verifique su prioridad. La matriz de Eisenhower te ayudará con esto, con la cual puedes obtener una confirmación visual de a qué cosas te dedicas y a qué debes dedicar tiempo.

En condiciones ideales, se deben evitar los casos urgentes y al mismo tiempo importantes. Pero aún más importante es dividir los casos en:

• urgente y sin importancia;
• importante pero no urgente.

Por supuesto, se debe prestar más atención al segundo, de lo contrario, trabajando en lo que es urgente, pero no importante, sus manos nunca llegarán a las cosas realmente importantes. Por lo tanto, planifique su tiempo para que complete las tareas no solo como vienen, sino también en orden de importancia.

 

4. Elimina las distracciones

En primer lugar, estamos hablando de gadgets y navegación web. Cambie el teléfono al modo silencioso y guárdelo (si el trabajo, por supuesto, permite tales manipulaciones), apague las notificaciones sobre nuevos mensajes en las redes sociales y el correo, si es necesario, instale programas especiales que bloquearán el acceso a los recursos de Internet seleccionados para un tiempo Después de eso, ponte a trabajar.

Verá que, en última instancia, puede hacer más si se concentra en la tarea revisando su bandeja de entrada y contestando las llamadas más tarde. Pero es posible que, incluso si te proteges lo más posible de las fugas de tiempo, todavía no avanzarás en hacer el trabajo (en tales casos, las paredes pueden parecer interesantes). Sin embargo, definitivamente vale la pena intentarlo.

 

5. Toma descansos

Los estudios han confirmado que la concentración de atención permanece extremadamente alta durante 30 minutos a una hora. Por lo tanto, una decisión racional sería tomar pequeños descansos (por ejemplo, el 20% del tiempo dedicado al trabajo hasta ese momento). Durante estos mini descansos, puede hacer un poco de ejercicio para el cuerpo y los ojos, tener una breve sesión de meditación, preparar un té o simplemente disfrutar de la vista desde la ventana.

Pero todo esto puede resultar imposible para quien trabaja, por ejemplo, en la oficina. En este caso, se deben "inventar" otros descansos: después de un arduo trabajo, las mismas respuestas a las cartas entrantes u otro trabajo mecánico serán una excelente recarga para el cerebro.

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6. Saber decir "no"

Ya hemos discutido la importancia de la priorización anteriormente. Pero el éxito a este respecto no depende solo de la capacidad de no distraerse con tareas secundarias, siguiendo el objetivo principal. Necesitas renunciar al deseo de hacer que todo sea perfecto. Recuerda el principio de Pareto, que dice así: “El 20 % del esfuerzo da el 80 % del resultado, y el 80 % restante del esfuerzo da solo el 20 % del resultado”. Es decir, definitivamente tendrás tiempo para pulir la tarea.

También es importante poder proteger tus intereses: ayudar a un colega con su parte del trabajo está bien, pero te quita el tiempo que necesitas directamente para trabajar. Pero es importante encontrar un equilibrio aquí, ya que el principio de "sálvese quien pueda" crea el riesgo de alejarte del equipo.

 

7. Política de puertas cerradas

Otra fuente de distracción son las personas que te rodean. A menudo, no son los teléfonos y las tabletas, sino los amigos, familiares, conocidos y colegas los que más nos distraen. Y al empezar a trabajar, es muy importante avisarles que estarás ocupado y que es mejor que no te molesten. Esto no es grosería, sino una medida necesaria.

Por lo tanto, excluirá las distracciones tanto directas como indirectas: nadie hará lo que le gustaría hacer en este momento ante sus ojos. Proporcione un entorno favorable y póngase a trabajar; esto sin duda afectará la calidad y la velocidad de su trabajo.

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8. Celebre las pequeñas victorias

Cualquier proyecto a gran escala requiere una gran cantidad de acciones para su implementación completa. Así que recompénsate por cada hito que superes: come algo delicioso, compra algo nuevo, ve al cine. Esto ayudará a desarrollar actitudes positivas y contribuirá a la motivación. El trabajo será más fácil de avanzar si cada acción exitosa está asociada con algo agradable.

 

9. Imagina el objetivo final

Visualiza el resultado desde el principio. Concéntrate en cómo te sientes cuando completas la tarea. Y sigue enfocándote en él hasta que termines el trabajo. Así que no te arriesgas a desviarte del camino, porque sabes exactamente lo que te espera al final y qué paso debes dar a continuación.

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10. Deja de repetir lo infeliz que eres

Quejarse generalmente no es un buen hábito. Siempre es posible cambiar la situación, incluso si la culpa de los "bloqueos" no es tuya, pero te enfrentas constantemente a sus consecuencias. Alimenta tu espíritu y motivación con actitudes positivas. Use afirmaciones repitiéndose a sí mismo que se está moviendo hacia su objetivo previsto (afirmaciones ☛). Pruébalo y verás que la actitud hace una gran diferencia.