Faire avancer les choses par David Allen

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La préface de l'édition russe de Getting Things Done : The Art of Stress-Free Productivity de David Allen commence ainsi : appelez au téléphone. De ce fait, les relations avec les collègues et les amis se détériorent, les plans de travail s'effondrent et le bien-être se détériore. Plus une personne est organisée, plus il lui est facile de gérer le travail, les tâches ménagères et la vie en général, meilleures sont ses relations avec les autres.

De telles situations sont familières à beaucoup. Et la promesse de l'auteur du livre d'aider à devenir plus organisé, à bien des égards, explique son succès. Cela est démontré non seulement par plus de 600 2001 exemplaires vendus depuis 43 uniquement en Amérique, mais également par le développement ultérieur du concept Allen par de nombreux auteurs, la création de logiciels spéciaux, y compris des applications mobiles, basés sur le Getting Things Done (GTD). Les techniques Allen individuelles (par exemple, "XNUMX dossiers") sont désormais consacrées à des ressources en ligne entières. Cela démontre clairement que les développements de l'auteur ont considérablement influencé des domaines tels que la gestion du temps, la productivité personnelle et l'efficacité. Par conséquent, dans cet article, nous parlerons du concept de GTD, des principes de son fonctionnement, ainsi que de certains aspects pratiques que chacun peut appliquer dans ses activités.

 

Comment faire avancer les choses

Getting Things Done est une technique d'amélioration des performances personnelles développée et décrite dans le livre du même nom de David Allen. L'abréviation GTD est plus courante. Wikipedia dit que dans la traduction de l'expression de l'anglais vers le russe, l'expression «mettre les choses en ordre» est utilisée à tort (avec un tel titre dans la traduction russe, un livre a été publié), alors que «mettre les choses en ordre» est nécessaire. C'est aussi un fait curieux que les Wikipédia russophones et anglophones diffèrent dans leurs interprétations de la compréhension même de la méthodologie GTD : la première la qualifie d'indépendante et associée de manière limitée à la gestion du temps, tandis que la seconde prétend que GTD est une méthode dans le cadre de la gestion du temps.

De nombreux experts notent le style de présentation spécifique inhérent à Allen. Ses idées, contrairement à celles avancées par Stephen Covey dans The 7 Habits of Highly Effective People, n'inspirent pas, mais donnent une description stricte et détaillée de l'algorithme. Contrairement à Covey, qui n'est pas dépourvu de réflexion philosophique et exige un énoncé de mission clair couvrant l'objectif principal de la vie, Allen, au contraire, construit un système de bas en haut. Il est convaincu que pour changer votre vie, vous devez commencer non pas par des tâches globales, mais par mettre de l'ordre dans les bagatelles environnantes les plus insignifiantes.

« Je vous recommande d'agir sur le principe du « tout de suite », c'est ainsi que l'auteur décrit l'application de sa propre méthode. Selon Allen, vous ne devez pas seulement lire et prendre note, vous devez vraiment commencer à l'utiliser, car cela ne nécessite pas de compétences particulières et le résultat ne vous fera pas attendre.

Ainsi, armés des conseils de l'auteur, nous sommes arrivés au plus important : la question de l'essence de la méthode pour mettre fin aux choses. Beaucoup critiquent le concept de GTD pour sa complexité et son incompréhensibilité, ce qui, en même temps, n'empêche pas chacun de développer son propre système, en n'adoptant que quelques postulats. Vous trouverez ci-dessous de telles recommandations du livre "Getting Things Done".

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1. Organisation de l'espace

Une des premières recommandations faites dans le livre. Selon Allen, lieu de travail semblable à un point de contrôle à partir duquel chaque jour commence le voyage. L'essence ici est très abstraite – le point n'est même pas tant que le lieu de travail n'est pas jonché de papiers et d'outils de bureau dispersés (c'est une exigence courante pour tous ceux qui ont recours à la gestion du temps), mais que vous devez l'organiser autant que possible « pour soi ». », selon leur type d'activité et leurs besoins. Il y a aussi des spécificités : la technique GTD implique la présence, en plus du pupitre, bien sûr, des attributs suivants :

• bacs à papier (au moins trois pièces);
• un paquet de papier A5 ;
• stylo ou crayon;
• feuilles collantes (~ 8 x 8 cm);
• trombones;
• pinces à linge pour grandes rames de papier;
• agrafeuse;
• Ruban adhésif;
• gomme à effacer;
• Machine d'étiquetage;
• chemises pour papiers;
• journal de bord;
• poubelle.

 

2. Système de stockage des informations de référence

Tout le monde a besoin d'un tel système. Une armoire pour ranger la correspondance, beaucoup de dossiers, une étiqueteuse – en un mot, tout ce qui permet de structurer toute information entrante pour un accès facile plus tard. L'auteur est sûr que le processus de placement d'une lettre ou d'un document dans un tel système ne devrait pas prendre plus de 60 secondes. Par conséquent, il est préférable d'organiser quelque chose comme un catalogue alphabétique, qui vous permettra d'accéder rapidement et facilement aux informations.

 

Listes

En plus d'utiliser un planificateur de calendrier, tout le monde doit avoir 4 listes :

1. "Les actions suivantes". Dans cette liste, vous écrivez les choses que vous devez faire à court terme. Peu importe sa forme – un cahier papier ou un document texte sur le bureau d'un ordinateur personnel, il est important qu'il soit toujours avec vous. Ainsi, vous aurez un rappel constant des choses qui restent à faire. Vous devez modifier une telle liste, y faire de nouvelles entrées quotidiennement.
2. Projets. Sous ce titre, Allen comprend les entreprises qui sont plusieurs sous-actions liées, par conséquent, leur mise en œuvre nécessite plus d'une action. Les projets doivent faire l'objet d'un suivi afin de pouvoir juger de l'état d'avancement de leur mise en œuvre (hebdomadaire).
3. Reporté. Cette liste stocke les projets dont l'exécution est déléguée à quelqu'un ou nécessite l'influence de facteurs externes. Ils doivent également être contrôlés systématiquement (au moins une fois par semaine).
4. Un jour peut-être. D'après le nom de la liste, il est clair qu'il s'agit d'une liste de choses incertaines pour l'avenir, comme courir un marathon ou créer un blog.

La tenue de ces listes est étroitement liée aux principes de base de GTD : collecte, traitement, organisation, révision et action.

• Le recueil. David Allen utilise le terme "panier" pour désigner la fixation d'informations sur n'importe quel support afin de libérer l'esprit. Il peut s'agir d'un organisateur, d'un agenda, d'un ordinateur portable. Vous devez tout jeter de votre tête (dans ce cas, transférer) et passer à l'étape suivante.
• Traitement. Lors du traitement de l'information, celle-ci doit être divisée en deux types : celle qui nécessite une action et celle qui n'en nécessite pas. Lorsque nous travaillons avec le premier type, soit nous le faisons nous-mêmes, soit nous déléguons, soit nous reportons. Lorsque nous travaillons avec le second, nous le mettons dans les informations de référence, nous nous en débarrassons, nous l'ajoutons à la liste "un jour".

La règle des deux minutes est que si un travail prend moins de 2 à 5 minutes, il doit être fait immédiatement.

• Organisme. Structurer les informations en listes selon les catégories décrites ci-dessus.
• La révision de la liste des tâches doit être effectuée quotidiennement ou aussi souvent que possible. Le GTD exige qu'il y ait au moins un examen hebdomadaire de toutes les activités, projets et éléments "différés".
• Action. Exécution physique des tâches.

En plus de ce qui a déjà été dit, nous souhaitons attirer votre attention sur le fait que GTD n'est pas un outil unique, mais un ensemble de techniques. Vous pouvez les prendre comme base, les ajuster, les modifier selon votre type d'activité et vos besoins.

 

3. Contrôle de la réussite

Pour que les petites choses dans lesquelles nous avons divisé nos grandes se dirigent vers l'achèvement, il est important de comprendre quel objectif nous poursuivons, quels résultats nous voulons atteindre. Comme déjà mentionné, conformément à cela, un certain nombre d'actions et de rappels successifs sont prévus, combinés en un seul système systématisé. Plus la tâche est complexe, plus les « briques » doivent être réduites et plus ce système doit être détaillé. Regardons de plus près les jalons :

• La réponse à la question de ce que nous voulons réaliser. Nous devons comprendre clairement pourquoi nous effectuons certaines actions. C'est comme un archer visant le centre de la cible. Il peut effectuer de nombreuses actions, du cordage au tir, mais le résultat sera toujours vérifié par la flèche frappant le centre de la cible. Sans répondre à la question, il peut envoyer une flèche au public.
• La réponse est comment nous voulons atteindre. Ici, pour la plupart des gens, le générateur d'idées commence à fonctionner activement, en donnant à la fois des idées appropriées et franchement folles. D'abord, en fixant tout sans critique et en sélectionnant ensuite les plus appropriés, il est plus facile d'atteindre l'objectif.
• Choisir la meilleure trajectoire et la suivre directement. Ainsi, après avoir répondu aux questions, nous pouvons établir un plan clair, à la suite duquel nous pouvons atteindre notre objectif.

Votre vie se compose d'objectifs fixés, d'une série d'actions et des résultats que vous obtenez. Mieux vous pourrez structurer l'information à différents niveaux, construire des chaînes d'action et les suivre, mieux vous pourrez mettre de l'ordre dans vos affaires.

 

Un peu sur l'auteur

Enfin, un peu sur l'auteur lui-même. David Allen (né le 28 décembre 1945 à Shreveport, États-Unis) est un expert, consultant en matière de gestion du temps et de productivité personnelle. Adolescent, il aimait la rhétorique et a remporté le championnat de débat de l'État de Louisiane. À l'université, il s'est spécialisé dans l'étude de l'histoire américaine. Après avoir obtenu son diplôme universitaire, D. Allen cherchait sa place dans la vie depuis un certain temps. De sa propre assurance, il a changé au moins 35 professions avant l'âge de 35 ans. La liste des postes occupés par lui est vraiment impressionnante, et parfois même exotique. Le futur entraîneur a travaillé comme serveur, cuisinier dans un restaurant, professeur de karaté, magicien, tourneur, vendeur de vitamines et de cyclomoteurs, agent de voyages, directeur du tourisme et paysagiste. Dans les années 1980, il a commencé à développer des programmes de formation pour les managers et cadres de la Lockheed Corporation.

Aujourd'hui, D. Allen dirige sa propre entreprise, engagée dans le coaching dans le domaine de la gestion efficace et de la productivité. Allen lui-même donne très rarement des séminaires publics. Il est également l'un des fondateurs d'Actioneer Inc, une entreprise spécialisée dans la production de fournitures de bureau.

Allen a écrit trois livres, dont l'un que nous venons de passer en revue :

1. « Faire avancer les choses : l'art de la productivité sans stress » ;
2. « Prêt à tout : 52 principes de productivité pour le travail et la vie » ;
3. "Faire tout fonctionner: gagner au jeu du travail et des affaires de la vie".