Multitasking: wanneer het een vijand is en wanneer het een vriend is

Zakelijke vector gemaakt door freepik – www.freepik.com

"Mogelijkheid om te multitasken" – dit is vaak de vereiste voor werknemers die te vinden zijn in functiebeschrijvingen. Helaas zijn er veel mythes en misverstanden rond dit concept. Sommigen zeggen dat dit de grootste vijand van productiviteit is, anderen (zoals diezelfde werkgevers) beschouwen het als een noodzakelijke vaardigheid voor een modern persoon. We hebben uitgezocht wie gelijk heeft, of multitasking schadelijk is en of het in het goede kan worden omgezet. Lees de volledige productiviteitsgids in dit artikel.

 

Wat is multitasken?

Multitasking wordt door de American Psychological Association gedefinieerd als de neiging om twee taken tegelijkertijd uit te voeren, snel te schakelen tussen meerdere taken of twee of meer taken snel achter elkaar uit te voeren.

 

Waarom werkt het niet?

Onze aandacht heeft een zekere traagheid. Hij heeft tijd nodig om zich ergens op te concentreren. Een tijdje zal het gefocust zijn op de taak, en dan zal het moe worden. Als je tijdens het proces ineens overschakelt naar iets anders, moet je de hele cyclus opnieuw beginnen. Het is als het rollen van een zwaar beladen kar met korte schokken: duwen, stoppen, duwen, stoppen. Je zult zeker heel snel moe worden. Hetzelfde zal met je aandacht gebeuren als je er constant van wisselt.

Als je taak A niet afmaakt, ga je verder met taak B. Je brein is nog steeds gefocust op de eerste taak, maar je dwingt het om je in de tweede te verdiepen. Als gevolg hiervan kunt u niet effectief aan een van hen werken. Je verspilt meer energie omdat je aan twee dingen tegelijk probeert te denken, hoewel dit onmogelijk is.

Bedrijfsfoto gemaakt door pressfoto – www.freepik.com

 

Multitasken vermijden?

Als je je hersenen optimaal wilt laten werken, zul je de strategie enigszins moeten veranderen in het voordeel van monotasking.

 

1. Werk opeenvolgend aan taken

Studies hebben aangetoond dat onze hersenen het meest efficiënt werken bij sequentiële verwerking van informatie. Dit betekent dat je aan één taak tegelijk moet werken, zonder op iets anders te letten. Dit is lastig, zeker als je gewend bent aan multitasking, en ook als je constant afgeleid wordt door telefoonnotificaties of telefoontjes. Maar gelukkig of helaas is ons brein zo gebouwd. Hij houdt ervan om taken opeenvolgend af te ronden.

 

2. Geef jezelf de ruimte om te manoeuvreren

Mensen zijn erg slecht in het inschatten van de tijd die nodig is om bepaalde taken uit te voeren. Meestal tellen we geen minuten, of zelfs geen uren. Erger nog, als er iets buitengewoons en ongeplands gebeurt. Als gevolg hiervan beginnen de deadlines op te raken, hebben we haast, springen we van het ene naar het andere – dat wil zeggen, we glijden af ​​naar multitasking. Nou, hier loopt alles uit de hand.

Plan buffertijd in uw planning om deze situatie te voorkomen. Reserveer een half uur tot een uur dat je gebruikt voor het geval je achterloopt op schema. Als het goed met je gaat, besteed dan dat uur aan het eind van de dag aan iets nuttigs of plezierigs. Als bonus, zeg maar.

Een andere truc is om een ​​paar belangrijke taken te plannen die je absoluut moet voltooien, en een paar extra taken die je zult afhandelen als er nog tijd is.

 

3. Geef niet toe aan plotselinge impulsen

Je werkt aan iets heel belangrijks. Alles gaat goed, maar dan krijg je een briljant idee hoe je Something Absoluut Geweldig kunt maken. Je brein schakelt onmiddellijk over en begint over dit Iets na te denken.

Stop!

Je hebt het hoofdprincipe van monotasking geschonden – je bent overgestapt naar een ander bedrijf zonder het eerste af te ronden. Maar het idee is erg cool, en ik wil het niet kwijtraken...

Beschrijf het daarom in een notitieboekje met een paar zinnen en vergeet het voorlopig. En blijf werken.

Mensenvector gemaakt door pikisuperstar – www.freepik.com

 

Wanneer multitasken echt werkt

Ondanks alle kritiek op multitasking, zijn er situaties waarin het acceptabel is. Bovendien zelfs handig.

 

1. Als je veel kleine taken hebt

In de loop van de tijd verzamelen we een heleboel kleine dingen, zoals schoonmaken, een paar korte telefoontjes, aantekeningen bekijken, rekeningen betalen, enz. Ze zijn zo onbeduidend dat je ze niet eens afzonderlijk in het schema wilt opnemen. En dit is een zeer correcte benadering. Zet ze samen in een blok van 1-2-3 uur en doe het zo snel als je kunt.

Deze taken vereisen doorgaans niet veel focus en u kunt ertussen schakelen zonder productiviteit te verliezen. Bovendien geeft het je speciale voldoening om zoveel dingen in een korte tijd te doen.

 

2. Als je iets automatisch doet

Of geen speciale aandacht nodig hebben. U bent bijvoorbeeld aan het wandelen, rijden in het transport, het bereiden van het diner. In dit geval denk je niet echt na over je acties. Dit betekent dat het mogelijk is om je hersenen te belasten met parallel werk. Bijvoorbeeld luisteren naar audioboeken/podcasts of bellen.

 

3. Als je vastzit

Er zijn twee hoofdstijlen van denken.

• Doelgericht – wanneer u zich direct op het probleem concentreert en het op een logische manier probeert op te lossen.
• Diffuus – wanneer je ontspant en je gedachten de vrije loop laat.

Dus als je geconcentreerd aan iets hebt gewerkt, maar ineens in een doodlopende straat belandt, kun je stoppen, je greep op de aandacht losmaken en overschakelen naar de diffuse modus. Gedurende deze tijd kunt u ook iets productiefs doen, zoals wandelen, schoonmaken of koken.

Voedselvector gemaakt door macrovector – www.freepik.com

 

Beknopt

Het klassieke begrip van multitasking is in tegenspraak met het principe van de hersenen – op het niveau van bewustzijn kan het niet twee of meer taken tegelijkertijd uitvoeren. Hij wordt ook geschaad door snel schakelen tussen onafgemaakte zaken. Vooral als ze diepe concentratie vereisen.

U kunt multitasking echter gebruiken voor eenvoudige kleine taken die kunnen worden gecombineerd tot een blok. U kunt ook eenvoudige acties uitvoeren tegen de achtergrond van automatische processen, zoals lopen.