Hoe u sneller en slimmer kunt werken

Bedrijfsfoto gemaakt door yanalya – www.freepik.com

Werk slimmer niet harder

Wij allemaal, die vaak, die van tijd tot tijd, ons in een situatie bevinden waarin we een bepaalde taak in korte tijd moeten doen, maar om verschillende redenen hebben we geen tijd. Iemand "brandt snel op", verliest het beginnende enthousiasme, iemand integendeel, harnassen voor een lange tijd. Uitstelgedrag, luiheid, gebrek aan concentratie – er zijn veel redenen. En er is nauwelijks een persoon in de wereld die onbekend is met dergelijke situaties. Situaties waarin krachten en energie naar het gelukzalige "niets doen" gaan, hoewel later, op de een of andere manier, het nodige moet worden gedaan.

"Werk is geen wolf – het zal niet het bos in rennen" is een slechte benadering, zowel in termen van motivatie als als een indicator van de houding ten opzichte van werk. Het bevordert de prioritering niet en leidt daardoor tot een situatie waarin niet meer duidelijk is waar te beginnen en wat eerst aan te pakken.

Als gevolg hiervan hebben onze prestaties, nadat we onszelf overweldigd hebben en het juiste zijn gaan doen, veel te lijden van een gevoel van totale hulpeloosheid. Om dit te voorkomen, moet u de gewoonte van uitstel overwinnen. Het recept is dit: een beetje wilskracht, een absolute focus op taken en weerstand bieden aan tijdverspilling.

In dit artikel hebben we een aantal trucs verzameld om je te helpen de gewoonte te ontwikkelen om productief, snel en slim te zijn!

 

1. Opdrachten structureren en opsplitsen

Het vermogen om te structureren is een handig planningsinstrument. Gebruik interactieve assistenten ("Google Keep", "Notes", "Evernote"), handige organizers (agenda's, notitieblokken, stickers). Maak een werkschema en maak je geheugen vrij van deze informatie.

Houd ook rekening met het principe "een lange reis begint met een kleine stap", dat zijn effectiviteit meer dan eens heeft bewezen. Het belangrijkste is om te beginnen met doen. En het is gemakkelijker om het te implementeren – geleidelijk werken, de taak in delen aan. Door elk van hen te voltooien, nadert u geleidelijk het bereiken van het wereldwijde doel. Bovendien zal een psychologisch effect werken – u zult voldoening voelen, één voor één een nieuw item van de takenlijst verwijderen. Wat een psychologische truc. Maar vergeet tegelijkertijd de rust niet – uw productiviteit hangt er niet minder van af dan van het vermogen om het werk zelf te organiseren.

 

2. Geen multitasking

Er valt veel te zeggen over multitasking, maar voor nu concentreren we ons op de sterke en zwakke punten van het focussen op meerdere taken tegelijk.

• Zwakke punten: je bent niet geconcentreerd, je besteedt weinig aandacht aan meerdere handelingen tegelijk, waardoor je ze kwalitatief niet doet. Deze observaties zijn niet individueel, maar bewezen door de wetenschap – het menselijk brein kan geen informatie ontvangen en analyseren, omdat het even gefocust is op verschillende dingen.
• Maar er zijn ook sterke punten – met een lange training heb je nog steeds de kans om zoals Julius Caesar te worden en drie dingen tegelijkertijd te doen. Toegegeven, de meeste mensen zullen ze op de een of andere manier nog steeds doen.

Daarom is het belangrijk om te begrijpen dat multitasken niet gaat over meerdere dingen tegelijk doen, maar snel schakelen tussen taken en deze afwisselen met rust.

Zakelijke vector gemaakt door freepik – www.freepik.com

 

3. Ken de grens tussen urgent en belangrijk

Voordat u aan een bepaalde taak begint, moet u de prioriteit ervan controleren. De Eisenhower-matrix helpt je hierbij, waarmee je visueel kunt vaststellen waar je aan besteedt en waar je tijd aan moet besteden.

Onder ideale omstandigheden moeten dringende en tegelijkertijd belangrijke gevallen worden vermeden. Maar nog belangrijker is om zaken op te delen in:

• dringend en onbelangrijk;
• belangrijk maar niet urgent.

Er moet natuurlijk meer aandacht worden besteed aan de tweede, anders komen je handen nooit bij de echt belangrijke dingen als je werkt aan wat dringend is, maar niet belangrijk. Plan daarom uw tijd zodat u taken niet alleen voltooit zoals ze komen, maar ook in volgorde van belangrijkheid.

 

4. Elimineer afleiding

Allereerst hebben we het over gadgets en websurfen. Zet de telefoon in de stille modus en leg hem weg (als het werk dergelijke manipulaties natuurlijk toestaat), schakel meldingen over nieuwe berichten op sociale netwerken en e-mail uit, installeer indien nodig speciale programma's die de toegang tot geselecteerde internetbronnen blokkeren voor een tijdje. Ga daarna aan het werk.

Je zult zien dat je uiteindelijk meer gedaan krijgt als je gefocust blijft op de taak door je inbox te ordenen en later telefoontjes te beantwoorden. Maar het is mogelijk dat, zelfs als je jezelf zo goed mogelijk beschermt tegen tijdlekken, je nog steeds niet verder komt met het werk (in dergelijke gevallen kunnen de muren interessant lijken). Het is echter zeker het proberen waard.

 

5. Neem pauzes

Studies hebben bevestigd dat de concentratie van aandacht gedurende 30 minuten tot een uur extreem hoog blijft. Daarom zou een rationele beslissing zijn om kleine pauzes te nemen (bijvoorbeeld 20% van de tijd die tot die tijd op het werk wordt doorgebracht). Tijdens deze mini-pauzes kun je een kleine oefening doen voor lichaam en ogen, een korte meditatiesessie houden, thee zetten of gewoon genieten van het uitzicht vanuit het raam.

Maar dit alles is misschien onmogelijk voor degenen die bijvoorbeeld op kantoor werken. In dit geval moeten andere pauzes worden "uitgevonden": na hard werken zullen dezelfde antwoorden op inkomende brieven of ander mechanisch werk een uitstekende heroplading van de hersenen zijn.

Zakelijke foto gemaakt door freepik – www.freepik.com

 

6. Weet hoe je "nee" moet zeggen

Het belang van prioritering hebben we hierboven al besproken. Maar succes in dit opzicht hangt niet alleen af ​​van het vermogen om niet afgeleid te worden door secundaire taken die het hoofddoel volgen. Je moet de wens opgeven om alles perfect te maken. Denk aan het Pareto-principe, dat als volgt gaat: "20% van de inspanning levert 80% van het resultaat op, en de resterende 80% van de inspanning levert slechts 20% van het resultaat op." Dat wil zeggen, je zult zeker tijd hebben om de taak op te poetsen.

Het is ook belangrijk om je belangen te kunnen behartigen: een collega helpen met zijn deel van het werk is goed, maar het neemt de tijd weg die je direct voor je werk nodig hebt. Maar het is belangrijk om hierin een balans te vinden, aangezien het principe van "ieder voor zich" het risico met zich meebrengt dat je je van het team losmaakt.

 

7. Gesloten deurbeleid

Een andere bron van afleiding zijn de mensen om je heen. Vaak zijn het niet telefoons en tablets, maar vrienden, familie, kennissen en collega's die ons het meest afleiden. En als je aan het werk gaat, is het erg belangrijk om ze te waarschuwen dat je het druk krijgt en je beter niet kunt storen. Dit is geen onbeschoftheid, maar een noodzakelijke maatregel.

Zo sluit u zowel directe als indirecte afleiding uit – niemand zal voor uw ogen doen wat u op dit moment zou willen doen. Zorg voor een gunstige omgeving en ga aan het werk – dit zal ongetwijfeld de kwaliteit en snelheid van je werk beïnvloeden.

Bedrijfsfoto gemaakt door drobotdean – www.freepik.com

 

8. Vier kleine overwinningen

Alle grootschalige projecten vereisen een groot aantal acties voor hun volledige uitvoering. Dus beloon jezelf voor elke mijlpaal die je passeert – eet iets lekkers, koop iets nieuws, ga naar de film. Dit zal helpen om een ​​positieve houding te ontwikkelen en bij te dragen aan de motivatie. Het werk zal gemakkelijker vooruitgaan als elke succesvolle actie wordt geassocieerd met iets aangenaams.

 

9. Stel je het einddoel voor

Visualiseer het resultaat vanaf het allereerste begin. Concentreer u op hoe u zich voelt wanneer u de taak voltooit. En blijf erop focussen totdat de klus geklaard is. Je loopt dus niet het risico van het pad af te wijken, want je weet precies wat je aan het einde te wachten staat en welke stap je daarna moet zetten.

Computerfoto gemaakt door freepik – www.freepik.com

 

10. Stop met herhalen hoe ongelukkig je bent

Klagen is over het algemeen geen goede gewoonte. Het is altijd mogelijk om de situatie te veranderen, ook als de fout voor de "blokkades" niet bij jou ligt, maar je wordt constant geconfronteerd met de gevolgen ervan. Voed je geest en motivatie met een positieve houding. Gebruik affirmaties door tegen jezelf te herhalen dat je op weg bent naar je beoogde doel (bevestigingen). Probeer het en u zult zien dat uw houding een groot verschil maakt.