Hvordan gjøre alt: effektiv tidsstyring og 8 prinsipper for tidsstyring

Produktiv vektor laget av pikisuperstar – www.freepik.com

"Din tid er begrenset, så ikke kast bort den på å leve noen andres liv" – Steve Jobs

Ofte legger vi ikke merke til hvordan vi gjør det andre mennesker vil – våre bekjente, venner, slektninger. Vi ser en film av en venns valg, vi går på universitetet på oppdrag fra foreldrene våre, vi får jobb gjennom en bekjent. Årene går, og erkjennelsen av at tiden har flydd ugjenkallelig og til ingen nytte gir ikke hvile. Tiden som brukes kan selvfølgelig ikke returneres, men erkjennelsen av at livet kan brukes på å nå dine mål og dine ønsker er det første skrittet mot optimalisering.

Rimelig bruk av tid, redusere varigheten av oppgaver øker effektiviteten til en person. Det motsatte er også sant: Ved å øke vår personlige effektivitet sparer vi tid. Stephen Covey fremhever i sin bok The 7 Habits of Highly Effective People å være proaktiv som det første skrittet for å utvikle personlig effektivitet. Å være proaktiv betyr å være bevisst på hva som vil bli oppnådd og hvorfor, basert på dine indre motiver, ta ansvar for deg selv og livet ditt, og ikke lete etter årsakene til hendelser i de omkringliggende menneskene og omstendighetene. Ofte tenker ikke folk på sine indre motiver og utvikler seg ubevisst i henhold til imitasjonslovene, det vil si ganske enkelt å kopiere og gjenta andres handlinger. Å realisere dine indre motiver hjelper å se på deg selv utenfra, på dine følelser, stemninger, tanker og hvordan tiden brukes.

 

Hva er tidsstyring og hvorfor er det nødvendig?

Tidsstyring (eller tidsstyring) er handlingen eller prosessen med å utøve bevisst kontroll over tiden brukt på spesifikke aktiviteter, med vekt på å øke effektiviteten og produktiviteten.

Når begrepet "tidsstyring" nevnes, kan mange forestille seg en menneskelig robot som utfører hver jobb på en strengt fastsatt tid, aldri blir noe sted, aldri er for sent ute og sover et visst antall timer. Men vi mennesker er ikke sånn! Vi opplever følelser, det kan være vanskelig for oss å konsentrere oss, vi blir syke og late. Ja, dette er sant, noen tidsperioder er mer effektive, og noen er mindre. Hvorfor oppnår noen mer og andre mindre? Hvordan få mer gjort på 24 timer? Hvordan finne en mellomting mellom å følge klare regler for tidsstyring og livstilfredshet? Tidsstyringsverktøy bidrar til å finne en balanse mellom høy arbeidseffektivitet og indre harmoni.

 

Hvorfor er det aldri nok tid?

Det moderne mennesket er omgitt av slike teknologiske muligheter som man ikke engang drømte om for 50 år siden. Internett lar deg finne nesten all informasjon på kortest mulig tid, butikker leverer varer til hjemmet ditt, du kan ta utdanning uten å forlate hjemmet ditt. Alt dette, ser det ut til, sparer tid, men det moderne mennesket føler mangelen på tid mye mer enn sine forgjengere. Hvorfor? Et velkjent faktum: i løpet av de siste 30 årene har livshastigheten økt raskt, og mengden informasjon faller på en moderne person med en endeløs strøm.

Som et resultat har det moderne mennesket, sammen med nye muligheter, nye fristelser. Få mennesker sporer tiden brukt på Internett eller i korrespondanse med en mobiltelefon. Mengden tid brukt på nettet vokser raskt år for år, og ifølge den siste forskningen [Digital 2019-rapporter, 2019], bruker folk omtrent 6 timer av tiden sin på nettet.

Også en moderne person beveger seg mindre, og føler seg derfor verre og tilbringer mer tid i en distrahert tilstand, noe som reduserer arbeidsproduktiviteten betydelig.

Hvordan gjøre alt: effektiv tidsstyring og 8 prinsipper for tidsstyring

Kronometervektor laget av storyset – www.freepik.com

 

Hvordan kontrollere tiden din?

En person er omgitt av mange ressurser gjennom hele livet. Hans lykke og selvrealisering avhenger av hvor mye han innser dem og dyktig bruker dem. Det er mulig å allokere vitale, interne og eksterne ressurser.

  • Livsressurser – tid og rom
  • Interne ressurser – kunnskap, ferdigheter, kvaliteter, energi
  • Eksterne ressurser – materielle og menneskelige ressurser

Alle disse ressursene henger sammen. Siden denne artikkelen fokuserer på en så viktig og uerstattelig ressurs som tid, vil vi vurdere forholdet mellom tid og hver av ressursene:

  • tid-tid
  • tid-rom
  • tidskunnskap
  • tidsferdigheter
  • tidskvalitet
  • tid-energi
  • tid er materielle ressurser
  • tid – menneskelige ressurser

La oss se på disse parene av relasjoner hver for seg.

 

1. Type forhold "tid-tid"

Det første prinsippet om forhold til tid innebærer maksimal konsentrasjon i den tildelte tiden. Og her kan vi skille mellom to teknikker for tidsstyring:

  • pomodoro-teknikken (aka "tomatteknikken") for kortsiktige oppgaver
  • timeboxing-teknikk for langsiktige oppgaver

Tomatteknikken ble foreslått på 1980-tallet av Francesco Cirillo. Hun fikk navnet "tomat" til ære for kjøkkentimer-tomaten. Denne teknikken er basert på følgende handlingssekvens:

  1. Formuler en oppgave og bestem hvor mange "pomodoros" det vil ta for å fullføre den. En "pomodoro" er 25 minutters tid, merket på tidtakeren.
  2. Lag en "pomodoro", det vil si arbeid med oppgaven i 25 minutter. Og så må du hvile i 5 minutter. Det er veldig viktig under resten å ikke engasjere seg i skjult last. En av anbefalingene er å dedikere en pause til fingergymnastikk. Under fingergymnastikk dannes og fikses nevrale forbindelser som nettopp har blitt opprettet under utførelsen av "pomodoro".
  3. Gjenta 3-4 Pomodoros, alternerende med pauser, og ta deretter en lang pause.

For langsiktige oppgaver er timeboxing en kraftig teknikk. Denne teknikken har erstattet gjøremålslisten. Å lage en oppgaveliste har en rekke ulemper. Ofte er det ingen klar rekkefølge i disse listene avhengig av oppgavens betydning og haster. Dermed lukker de ofte øynene for gjennomføring av viktige, men ikke presserende oppgaver. De enklere oppgavene utføres først, og de komplekse blir stablet opp med stor belastning. Listen over oppgaver gjenspeiler heller ikke den nødvendige utførelsestiden. Det er derfor timeboxing-teknikken innebærer å inkludere en gjøremålsliste i kalenderen din. Dette gir en forståelse av hvor mye tid som skal brukes på arbeid og i hvilken rekkefølge oppgavene skal utføres. Dette gjør det lettere å visualisere tidslukene der neste oppgave kan plasseres.

Timeboxing legger også til rette for kommunikasjon og samarbeid mellom kolleger. Delte kalendere viser hver deltakers travle timeplaner og gjør det enkelt å planlegge avtaler ved å ha tilgang til en kollegas timeplan rett foran deg. Delte kalendere (med tilhørende sikkerhetsalternativ) er normen i dagens bedriftsverden, og brukes av banebrytende selskaper som Microsoft og Google.

Moderne tidsstyringsteknologier inkluderer også ulike mobilapplikasjoner og gadgets som lar deg kontrollere tidsressursen din ved hjelp av en smarttelefon eller datamaskin.

 

2. Type forhold "tid-rom"

Denne typen forhold tilsvarer prinsippet om "arbeid i et produktivt rom og minimer bevegelse." Plassen er en ressurs som få mennesker er klar over. Folks oppmerksomhet er mer fokusert på mangel på tid og penger. Samtidig kan du ofte høre setningene "Jeg kan ikke konsentrere meg her", "Jeg liker å jobbe på dette stedet", "Jeg trenger mitt eget hjørne". Når du flytter til et nytt kontorlokale eller til en annen leilighet, tar det tid å venne seg til og tilpasse plassen "for deg selv". I dette øyeblikk er det lett å føle hvor viktig en kompetent organisering av et sted er for mennesker. Om dette emnet anbefaler vi deg å studere artikkelen vår "Hvordan organisere arbeidsområdet ditt".

Et koselig sted kan øke produktiviteten, men samtidig kan plassen være undertrykkende og oppheve alle resultater. Så hvor mye plass trenger du for å forbedre ytelsen? En gunstig plass oppfyller følgende kriterier:

  • Sørg for at det er tilstrekkelig med naturlig lys i rommene. I følge Renewable Energy Lab [A Literature Review of the Effects of Natural Light on Building Occupants] øker naturlig lys energi, kreativitet og produktivitet. Arbeidere er i stand til å holde fokus på en oppgave 15 % lenger i naturlig lys sammenlignet med kunstig lys.
  • Ergonomisk arbeidsplass, hvor du kan justere høyden på skjermen og setet, vil tillate deg å føle deg komfortabel og ikke bli distrahert i lang tid.
  • Bruk farge bevisst i rommet. Mettede lyse farger er stimulerende, mens dempede farger er avslappende og beroligende.
  • Liv opp kontoret med innendørs planter. Planter renser ikke bare luften, men øker også produktiviteten og konsentrasjonen. Vi anbefaler vår artikkel om dette emnet "10 inneplanter som renser inneluften".
  • Oppretthold en behagelig temperatur på kontoret (ca. 22-23 ⁰С). Forskning ved Cornell University [Cornell Chronicle] har vist at denne faktoren kan redusere feil og øke mengden arbeid som gjøres.
  • Bruk dufter for å forbedre ytelsen. Den britiske avisen The Guardian melder at sitron reduserer feil med 54 %, sjasmin med 33 % og lavendel med 20 %.

En person tilbringer ikke bare tid i rommet, men beveger seg også i det. Det brukes også tilstrekkelig mye tid på dette: veien til jobb og tilbake, jobbreiser, shopping og andre turer.

Så la oss starte med reisetid. I det 21. århundre støtter mange bedrifter ideen om at arbeid handler om å utføre bestemte oppgaver, ikke å besøke et bestemt sted. Hvilke yrker kan utføres eksternt? Antallet deres vokser hver dag: bloggere, lærere, forfattere, oversettere, programmerere, testere, markedsførere (og dette er ikke en fullstendig liste) – alle kan jobbe eksternt.

Shopping er også tidkrevende, men det er mange muligheter for å handle hjemmefra. I tillegg er nettbutikker ikke bare billigere, men tilbyr ofte et større utvalg av produkter eller tjenester.

Gjør det til en regel, gå på veien, å tenke på hvilke andre ting du kan gjøre på dette stedet. Og gjør flere ting samtidig. Mye tid er bortkastet rett og slett på grunn av unødvendige bevegelser. Ofte går vi fra rom til rom helt målløst, når vi kunne bruke de samme bevegelsene til å sette ting på plass.

 

3. Type relasjon "tidskunnskap"

Her vil prinsippet «utdype kunnskap om fagområdet ditt» hjelpe oss. Les mer og vær interessert i retningen du jobber i. Å utvide horisonten gir en ubestridelig fordel i å optimalisere eksisterende prosesser, og dermed spare tid.

Nå er det utviklet tidsstyringsteknikker for ulike aktivitetsfelt: i hverdagen, i produksjonen, i næringslivet, læring. Lær de mest populære tidsstyringsteknikkene, finn ut hva som fungerer best for deg, og begynn å implementere spesifikke trinn.

Hvordan gjøre alt: effektiv tidsstyring og 8 prinsipper for tidsstyring

Selvstudievektor laget av pch.vector – www.freepik.com

 

4. Type forhold "time-skill"

I dette tilfellet bruker vi prinsippet "Utvikle dine ferdigheter." Confucius uttrykte dette prinsippet veldig tydelig på de tre linjene:

Fortell meg og jeg vil glemme

Vis meg og jeg vil huske

Involver meg og jeg vil forstå!

(Konfucius)

Ferdighet er evnen til å utføre en bestemt oppgave. Å forbedre ferdighetene for gjennomføring av visse oppgaver kan redusere tiden for gjennomføringen av dem. Hvilke ferdigheter reduserer tiden din? Evnen til å jobbe i team, evnen til å tenke kritisk og logisk, evnen til raskt å finne riktig informasjon og analysere den, evnen til å fremheve det viktigste, evnen til å skrive tekst blindt? Tenk på det.

En gang kjørte en jente på T-banen og en eldre kvinne stilte henne et spørsmål. Hun spurte hvordan hun skulle komme seg til en bestemt T-banestasjon. Jenta forklarte henne at hun gikk på det riktige toget og at hun bare måtte passere én stasjon. Men kvinnen ble veldig skremt og avklarte samme informasjon med de andre passasjerene. Det viste seg at en av hennes slektninger la merke til at hun skulle til dacha med en ikke-optimal rute, og foreslo en ny rute som var enklere og tok mye kortere tid. Det var virkelig en kortere og lettere vei, men denne kvinnens ferdigheter tillot henne ikke å mestre den.

Rutine bringer organisering inn i livene våre, men fratar oss samtidig fleksibilitet. Så prøv noe nytt hver dag. Gå til en ny butikk, møt en ny person, ta et kreativt verksted, eller bare tegn med din ikke-dominerende hånd.

 

5. Type forhold "tid-personlige egenskaper"

Legg merke til et annet prinsipp: "vær organisert, oppfinnsom, sosial." Personlige egenskaper hos en person påvirker også effektiviteten av tidsbruk. Slike egenskaper som organisering, oppfinnsomhet og omgjengelighet er spesielt viktige.

Ved å utvikle i seg en slik kvalitet som organisering, vil spørsmålet om mangel på tid løses av seg selv. Organisasjon er planlegging av dagen, disiplin i utførelsen av oppgaver, overholdelse av den optimale arbeidsmåten og hvile. Hvis det ikke er noen intern disiplin, befinner folk seg enten i fangenskap av andre – sterkere mennesker, oppfyller sin vilje, eller i fangenskap av seg selv, og er ute av stand til å overvinne sin latskap, apati og negative tanker.

Oppfinnsomhet er en annen kvalitet som sparer enormt mye tid. Oppfinnsomme mennesker kan komme opp med forskjellige alternativer for å bruke en eksisterende ting, eller omvendt finne alternativer som ting kan brukes til samme formål. For eksempel bruker du enormt mye tid på å lete etter en tapt stiftemaskin, selv om du kan stifte dokumenter med en binders eller legge dokumenter i en gjennomsiktig fil. Den samme gjennomsiktige filen kan brukes ikke bare til oppbevaring av papirer, men også som en gjenbrukbar fargeleggingsbok. Den største effekten oppnås hvis oppfinnsomhet manifesteres på makronivå. Dermed kan et stort produserende malingsfirma bruke mye tid og penger på å lagre og distribuere produktene sine, eller det kan praktisk talt eliminere varehus med ikke-selgende malingsnyanser, nekte å flytte forskjellige malinger til forskjellige regioner og automatisk produsere den ønskede malingsnyansen på bestillingstidspunktet.

Omgjengelighet er en egenskap som lar deg etablere kontakter og samarbeid med andre mennesker. Helheten er større enn summen av delene, og derfor resulterer samarbeid med andre umiddelbart i produktivitetsgevinster og tidsbesparelser. I tillegg, når man jobber sammen, oppnås ofte en synergieffekt, noe som i stor grad øker effektiviteten til handlinger.

 

6. Type forhold "tid-energi"

Følg prinsippet: "håndter energien din." I sin bok Life at Full Power skriver Jim Lauer og Tony Schwartz at de fleste av oss jager feil ressurs – timene i døgnet – i stedet for å fokusere på noe helt annet – energien vår. "Administrer energien din, ikke tiden din," råder de.

Det er takket være energi at du raskt kan konsentrere deg, og ikke løpe etter en kopp kaffe til; raskt huske viktige punkter, og ikke lese den samme informasjonen flere ganger; å se på situasjonen på en ny måte, og ikke gå en gang til på den opptråkkede ineffektive veien.

Loher og Schwartz skiller 4 typer energi:

  1. Fysisk energi – hvor frisk er du?
  2. Emosjonell energi – hvor glad er du?
  3. Mental energi – hvor godt kan du fokusere?
  4. Åndelig energi – hvorfor gjør du dette, med hvilket formål?

Disse energiene er i en viss hierarkisk sekvens, der fysisk energi er hovedgrunnenergien. Påfyll av energi er viktig for å starte med det.

Vår energi er begrenset: den er nok enten til forbruk eller for kreativitet og produktivitet. Den andre veien er vanskeligere, så få mennesker er klare til å følge den, men i det lange løp gir den ubestridelige resultater når det gjelder å spare tid. Tid brukes på selvutvikling, og ikke til å ta beslutninger om ubegrensede kjøp, forlate og kvitte seg med mange ting.

Hvordan gjøre alt: effektiv tidsstyring og 8 prinsipper for tidsstyring

Business tegneserievektor laget av studio4rt – www.freepik.com

 

7. Type forhold "tidsmaterielle ressurser"

Et annet viktig prinsipp: "Skap mer, konsum mindre". Vi lever i en tid med forbruk. Hvis det er behov, er den første reaksjonen å kjøpe. Det er ikke nok hyller til ting, så du må kjøpe en garderobe. Det er ikke nok tid til å kommunisere med barn, noe som betyr at du må kjøpe nye leker. Det er ikke nok tid til matlaging, noe som betyr at du må kjøpe en ny kjøkkenenhet. Men det finnes en annen løsning!

Kanskje bare kvitte seg med ting som lenge har vært unødvendige? Da vil tiden for rengjøring, søk etter den rette gjenstanden reduseres merkbart, og det å flytte rundt i leiligheten din blir raskere og mer praktisk. Jo flere ting, jo flere bekymringer. Bare det som virkelig er verdifullt skal forbli i huset. Ja, vi snakker om ideen om minimalisme – om det bevisste valget av alt som omgir oss.

 

8. Type forhold "tid-mennesker"

Og det siste prinsippet å følge: "omgi deg med inspirerende mennesker." Det er mennesker som ødelegger oss, og det er de som lader oss med sin positive, energi, nye ideer og motivasjon. Det er klart at det er umulig å kommunisere bare med de som er attraktive, og ofte blir folk satt i en situasjon med tvungen kommunikasjon. Men likevel, analyser med hvilke personer du kommuniserer mer med og om dette forholdet kan endres til fordel for å fylle folk positivt.

 

Konklusjon

Så fra nå av, for å bruke den midlertidige ressursen din med maksimal fordel for deg selv, trenger du bare å følge noen få anbefalinger, nemlig:

  • bruke pomodoro og timeboxing-teknikker
  • arbeid i et produktivt rom
  • utdype kunnskapen innen fagområdet ditt
  • utvikle ferdighetene dine
  • være organisert, ressurssterk, sosial
  • administrere energien din
  • skape mer og konsumere mindre
  • omgi deg med inspirerende mennesker

Kilde: 4brain.ru