Wielozadaniowość: kiedy jest wrogiem, a kiedy przyjacielem

Wektor biznesowy stworzony przez freepik – www.freepik.com

„Umiejętność wielozadaniowości” – to często wymaganie dla pracowników, które można znaleźć w opisach stanowisk. Niestety wokół tej koncepcji narosło wiele mitów i nieporozumień. Niektórzy twierdzą, że jest to główny wróg produktywności, inni (jak ci sami pracodawcy) uważają to za niezbędną umiejętność dla współczesnego człowieka. Dowiedzieliśmy się, kto ma rację, czy wielozadaniowość jest szkodliwa i czy można to naprawić. Przeczytaj pełny przewodnik dotyczący produktywności w tym artykule.

 

Co to jest wielozadaniowość

Wielozadaniowość jest definiowana przez Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne jako tendencja do wykonywania dwóch zadań jednocześnie, szybkiego przełączania się między wieloma zadaniami lub wykonywania dwóch lub więcej zadań w krótkich odstępach czasu.

 

Dlaczego to nie działa?

Nasza uwaga ma pewną bezwładność. Potrzebuje czasu, żeby się na czymś skupić. Przez chwilę będzie skupiony na zadaniu, a potem zacznie się męczyć. Jeśli w trakcie tego procesu nagle przełączysz się na coś innego, będziesz musiał zacząć cały cykl od nowa. To jak toczenie mocno obciążonego wózka krótkimi szarpnięciami: pchnij, zatrzymaj się, pchaj, zatrzymaj się. Na pewno szybko się zmęczysz. To samo stanie się z twoją uwagą, jeśli będziesz ją ciągle zmieniać.

Jeśli nie ukończysz zadania A, przechodzisz do zadania B. Twój mózg nadal koncentruje się na pierwszym zadaniu, ale zmuszasz go do zagłębienia się w drugie. W rezultacie nie możesz efektywnie pracować nad żadnym z nich. Marnujesz więcej energii, ponieważ próbujesz myśleć o dwóch rzeczach naraz, chociaż jest to niemożliwe.

Fotografia biznesowa stworzona przez pressfoto – www.freepik.com

 

Jak uniknąć wielozadaniowości?

Jeśli chcesz, aby Twój mózg pracował w pełni, będziesz musiał nieco zmienić strategię na rzecz monozadaniowości.

 

1. Pracuj nad zadaniami sekwencyjnie

Badania wykazały, że nasz mózg najefektywniej pracuje nad sekwencyjnym przetwarzaniem informacji. Oznacza to, że musisz pracować nad jednym zadaniem na raz, nie zwracając uwagi na nic innego. Jest to trudne, zwłaszcza jeśli jesteś przyzwyczajony do wielozadaniowości, a także jeśli ciągle rozpraszają Cię powiadomienia telefoniczne lub połączenia. Ale na szczęście lub niestety tak zbudowany jest nasz mózg. Lubi wykonywać zadania sekwencyjnie.

 

2. Daj sobie pole do popisu

Ludzie bardzo źle oceniają czas potrzebny na wykonanie pewnych zadań. Zwykle nie liczymy minut, a nawet godzin. Co gorsza, jeśli wydarzy się coś niezwykłego i nieplanowanego. W efekcie terminy zaczynają się kończyć, spieszymy się, przeskakujemy od jednej rzeczy do drugiej – czyli wpadamy w wielozadaniowość. Cóż, tutaj wszystko wymyka się spod kontroli.

Aby uniknąć takiej sytuacji, zaplanuj czas buforowania w swoim harmonogramie. Odłóż od pół godziny do godziny, które wykorzystasz na wypadek, gdybyś był spóźniony. Jeśli dobrze sobie radzisz, spędź tę godzinę na koniec dnia, robiąc coś pożytecznego lub przyjemnego. Jako bonus, że tak powiem.

Kolejną sztuczką jest zaplanowanie kilku ważnych zadań, które bezwzględnie musisz wykonać, oraz kilku dodatkowych, z którymi będziesz mógł się uporać, jeśli będzie jeszcze czas.

 

3. Nie poddawaj się nagłym impulsom

Pracujesz nad czymś bardzo ważnym. Wszystko idzie dobrze, ale potem wpadasz na genialny pomysł, jak zrobić coś absolutnie niesamowitego. Twój mózg natychmiast się przełącza i zaczyna myśleć o tym Coś.

Stop!

Naruszyłeś główną zasadę monozadaniowości – przeszedłeś do innego biznesu bez ukończenia pierwszego. Ale pomysł jest bardzo fajny i nie chcę go stracić…

Dlatego opisz to w zeszycie kilkoma frazami i na razie zapomnij. I pracuj dalej.

Wektor ludzi stworzony przez pikisuperstar – www.freepik.com

 

Kiedy wielozadaniowość naprawdę działa

Pomimo całej krytyki wielozadaniowości zdarzają się sytuacje, w których jest to dopuszczalne. Co więcej, nawet przydatne.

 

1. Kiedy masz dużo małych zadań

Z biegiem czasu gromadzimy wiele drobiazgów, takich jak sprzątanie, kilka krótkich telefonów, przeglądanie notatek, płacenie rachunków itp. Są one tak nieistotne, że nawet nie chcesz umieszczać ich pojedynczo w harmonogramie. I to jest bardzo poprawne podejście. Połącz je w 1-2-3 godzinny blok i zrób to jak najszybciej.

Zazwyczaj te zadania nie wymagają dużego skupienia i można się między nimi przełączać bez utraty produktywności. Ponadto zrobienie tak wielu rzeczy w krótkim czasie da Ci szczególną satysfakcję.

 

2. Kiedy robisz coś automatycznie

Albo nie wymagające szczególnej uwagi. Na przykład spacerujesz, jeździsz w transporcie, przygotowujesz obiad. W takim przypadku tak naprawdę nie myślisz o swoich działaniach. Oznacza to, że możliwe jest obciążenie mózgu pracą równoległą. Na przykład słuchanie audiobooków/podcastów lub wykonywanie połączeń.

 

3. Kiedy utkniesz

Istnieją dwa główne style myślenia.

• Celowe – gdy bezpośrednio koncentrujesz się na problemie i starasz się go rozwiązać w logiczny sposób.
• Rozproszony – kiedy odprężasz się i pozwalasz swoim myślom wędrować.

Jeśli więc pracowałeś nad czymś z koncentracją, ale nagle znalazłeś się w ślepym zaułku, możesz się zatrzymać, rozluźnić uścisk uwagi i przełączyć się na tryb rozproszony. W tym czasie możesz też zrobić coś produktywnego, na przykład chodzić, sprzątać lub gotować.

Wektor żywności stworzony przez macrovector – www.freepik.com

 

Streszczenie

Klasyczne rozumienie wielozadaniowości jest sprzeczne z zasadą działania mózgu – na poziomie świadomości nie może on wykonywać dwóch lub więcej zadań jednocześnie. Szkodzi mu też szybkie przełączanie się między niedokończonymi sprawami. Zwłaszcza jeśli wymagają głębokiej koncentracji.

Możesz jednak używać wielozadaniowości do prostych małych zadań, które można połączyć w blok. Możesz także wykonywać proste czynności na tle procesów automatycznych, takich jak chodzenie.