Główne pułapki czasowe i sposoby radzenia sobie z nimi

Wektor kalendarza stworzony przez upklyak – www.freepik.com

Zwykły człowiek myśli
jak zabić czas.
Inteligentna osoba myśli
jak wykorzystać czas.

Chyba każdy odczuwał swoistą amorficzność czasu. Przychodzisz zmęczony pracą, rozgrzewasz obiad, włączasz telewizor i… nie zauważasz jak mija wieczór, podczas którego tak bardzo chciałeś zrobić. Znajomy, rodzinny? W takich sytuacjach, przy różnej częstotliwości ich manifestowania, nieustannie się odnajdujemy. Nieustannie tracimy czas, który mogliśmy dobrze wykorzystać. Straty te to nic innego jak chronofagi – pożeracze czasu, pożeracze, pułapki cennych godzin.

Jest to jedno z terminów używanych w zarządzaniu czasem w odniesieniu do obiektów, które rozpraszają i przeszkadzają w bieżącej działalności. Jakie chronofagi są najczęstsze i jak sobie z nimi radzić? Spróbujmy to rozgryźć dalej.

 

Chronofagi

Dla tych, którzy znają twórczość Stephena Kinga, zjadacze czasu mogą przypominać langoliery. W rzeczywistości wszystko nie jest takie straszne, ale możesz zobaczyć podobieństwo, jeśli chcesz. Dosłownie od starożytnego greckiego „chronofag” tłumaczy się jako „zjem czas”. Ta kombinacja nie jest zwyczajna, ale zakorzeniła się w zarządzaniu czasem i oznacza działania, które odwracają uwagę osoby od jej głównej działalności, uniemożliwiają jej wykonanie pracy na czas i osiągnięcie celów. Najczęstsze chronofagi to:

 

1. Brak priorytetów

Jeden z najczęstszych powodów marnowania czasu. Niezdolność lub niechęć do ustalania priorytetów, robienia rzeczy ważnych zamiast nieważnych, bardzo często staje się prawdziwą przeszkodą. Procesem tym może być zarówno nieświadoma, jak i w pełni świadoma niechęć do pracy nad tym, co w danej chwili jest ważne i potrzebne. W rezultacie takie opóźnienia prowadzą do syndromu „zaśmiecanego stołu” – stanu rzeczy, w którym dana osoba ma stos niezakończonych lub nigdy nie rozpoczętych spraw.

 

2. Dezorganizacja osobista

Nie możesz znaleźć pendrive'a wśród „kreatywnego” (a nie może być inaczej) bałaganu na stole? Czy klikałeś ikony dokumentów tekstowych przez kilka minut w poszukiwaniu żądanego pliku, którego niekończące się rzędy są gromadzone na pulpicie komputera? To niektóre szczególne przypadki innej plagi wielu współczesnych ludzi – dezorganizacji. Osoby dotknięte tym chronofagiem spędzają dużo czasu na pozornie prostych rzeczach, często nawet tego nie zauważając.

 

3. Rozmyte wyznaczanie celów

Niejasne, niejasne, niezrozumiane cele również marnują cenny czas. Kiedy nie rozumiesz co, dlaczego i jak musisz pracować, to taka praca nie będzie miała większego sensu. Możesz mieć materiały budowlane i niezbędne narzędzia, ale dopóki nie będziesz mieć pewności, że zadaniem jest zbudowanie domu według konkretnego projektu, z trudem będziesz w stanie osiągnąć ten cel.

Główne pułapki czasowe i sposoby radzenia sobie z nimi

Wektor kalendarza stworzony przez freepik – www.freepik.com

 

4. Brak samodyscypliny

„Teraz obejrzę serial i zacznę pisać esej”, „Tę pracę dokończę w poniedziałek” i inne możliwe opcje, które sobie wmawiamy i za którymi nie zawsze idzie akcja – chronofagi. Możliwość zmuszenia się do zrobienia czegoś w tej chwili jest cenną umiejętnością, ale niewielu ludzi doskonale ją opanowuje. Większość jest gotowa odłożyć, odłożyć, rozpocząć pracę w ostatniej chwili, mając niski poziom samodyscypliny.

 

5. Nierealistyczne ilości podjętej pracy

Chęć zrobienia dużo i od razu odwiedziła prawdopodobnie wszystkich. Zwłaszcza po narodzinach jakiegoś pomysłu, gdy chcesz od razu zająć się jego realizacją. Samo w sobie to pragnienie jest godne pochwały, ale w jego realizacji najczęściej występują luki: albo ilość pracy, której jedna osoba nie może fizycznie wykonać, albo jej różnorodność, która powoduje, że pędzisz między różnymi rzeczami i nie wykonujesz żadnej z nich dobrze.

 

6. Brak delegacji

Chronofag, który może narodzić się z poprzedniego. Kiedy nakład pracy i odpowiedzialności staje się zbyt duży, brak delegacji prowadzi do tego, że człowiek ugrzęźnie w biznesie, chcąc wszystko kontrolować na własną rękę. W rezultacie cierpi zarówno biznes, jak i czas.

 

7. Perfekcjonizm

Podczas gdy jeden wymyśla pomysł, starając się wszystko przemyśleć i wziąć pod uwagę, drugi już go wdraża. O ile tworzy się prototyp produktu idealnego, o tyle rynek podbija jego mniej doskonały, ale wprowadzony wcześniej na rynek konkurent. Chęć robienia wszystkiego perfekcyjnie, przy warunkowej poprawności tego podejścia, bardzo często prowadzi do straty czasu. To nie tylko chronofag, to może być systemowy błąd myślenia.

Główne pułapki czasowe i sposoby radzenia sobie z nimi

Wektor pracy stworzony przez stories – www.freepik.com

 

Sposoby radzenia sobie z marnotrawcami czasu

Powyższe to tylko niektóre z pułapek czasowych. Ale one wystarczą, aby zobaczyć, jak wielu chronofagom możemy być poddani. I zadaj pytanie – jak nauczyć się z nimi radzić? Oto kilka wskazówek na ten temat, które mogą się przydać:

 

1. Czas

Pierwszą i najważniejszą rzeczą jest zrozumienie, dokąd zmierza czas. Innymi słowy, zmierz, jakie konkretne działania ją usuwają. Mierzenie czasu można wykonać albo za pomocą zegarka i kartki papieru, albo za pomocą specjalnych programów lub aplikacji mobilnych (np. ManiacTime, jeśli cały dzień pracujesz przy komputerze). Wszystko, czego potrzeba, to zmierzyć czas poświęcony na różne działania w pewnym okresie czasu. Ale jednocześnie ważne jest, aby dokładnie rejestrować wszystkie działania: rozpoczęli pracę z arkuszami kalkulacyjnymi Excel – zaznaczyli początek, rozproszyli ich sieci społecznościowe – zarejestrowali początek (i koniec pracy z tabelami) itp. To nie będzie być tylko jasną demonstracją tego, jak cenne są minuty i godziny, ale także sposobem na ćwiczenie samodyscypliny. Poza tym mierzenie czasu przyczyni się również do rozwoju nawyku planowania.

 

2. Planowanie i ustalanie priorytetów

Dzięki nawykowi planowania i ustalania priorytetów możesz osiągnąć optymalną alokację zasobów i skupić się na ważnych rzeczach. Nie trzymaj listy w głowie – zapisz ją. Nie planuj więcej niż 2-3 ważnych rzeczy dziennie. Zrób listę – podążaj za nią. Przedstaw rzeczy ważne i pilne przed tymi, które są pilne, ale nie ważne. Ogólnie rzecz biorąc, planowanie i ustalanie priorytetów pomoże: określić cel, uzyskać jasny plan, zacząć działać. To plan, a nie jego brak, daje większą zwinność – na pewno wiesz lub możesz sprawdzić, co działa, a co nie, i w razie potrzeby dostosować.

 

3. Organizacja

Nie mówimy tu o pedanterii graniczącej z skrupulatnością, ale o organizacji, która jest niezwykle ważna dla współczesnego człowieka. Wyeliminowanie rozpraszaczy, skupienie się na bieżących czynnościach, dobrze zorganizowane miejsce pracy i strukturyzacja zatrudnienia pomogą w walce z chronofagami.

Główne pułapki czasowe i sposoby radzenia sobie z nimi

Wektor kalendarza stworzony przez pikisuperstar – www.freepik.com

 

4. Racjonalne wykorzystanie „tymczasowych dołów”

Bez względu na to, jak szczegółowo wszystko zostało przemyślane i zaplanowane, bez względu na to, jak jesteś zorganizowany, nie gwarantuje to absolutnej ochrony przed pułapkami czasu. Musisz być przygotowany na "tymczasowe doły" – dziury w twojej rutynie. Pojawiają się, gdy Twój partner spóźnia się na spotkanie, gdy spotkanie trwa dłużej niż zwykle, gdy Twoja praca zależy od innych. Należy je brać pod uwagę i wykorzystywać takie chwile na swoją korzyść. Utknąłeś w korku? Zadzwoń do rodziców lub umów się z kolegami o nadchodzących sprawach. Szukasz rozwiązania, bez którego nie możesz zacząć? Nie pozwól, aby zwlekanie przejęło kontrolę. Na pewno będziesz miał do zrobienia mniej ważne rzeczy, które jednak możesz zrobić.

Źródło: 4mózg.ru