Jak pracować wydajnie, szybko i mądrze

Zdjęcie biznesowe stworzone przez yanalya – www.freepik.com

Pracuj mądrzej, nie ciężej

Wszyscy, którzy często, którzy od czasu do czasu znajdują się w sytuacji, w której musimy w krótkim czasie wykonać określone zadanie, ale z różnych powodów nie mamy czasu. Ktoś szybko „wypala się”, tracąc początkowy entuzjazm, ktoś przeciwnie, zaprzęga przez długi czas. Zwlekanie, lenistwo, brak koncentracji – przyczyn jest wiele. I prawie nie ma na świecie osoby, która nie byłaby zaznajomiona z takimi sytuacjami. Sytuacje, kiedy siły i energia idą do błogiego „nicnierobienia”, chociaż później, w taki czy inny sposób, trzeba zrobić to, co konieczne.

„Praca to nie wilk – do lasu nie ucieknie” to złe podejście zarówno pod względem motywacji, jak i wyznacznika stosunku do pracy. Nie promuje ustalania priorytetów iw rezultacie prowadzi do stanu rzeczy, w którym nie jest już możliwe zrozumienie, od czego zacząć i czym zająć się najpierw.

W rezultacie, gdy pokonaliśmy samych siebie i zaczęliśmy postępować właściwie, nasz występ bardzo cierpi z powodu poczucia całkowitej bezradności. Aby temu zapobiec, musisz przezwyciężyć nawyk odkładania na później. Przepis jest taki: odrobina siły woli, absolutna koncentracja na zadaniach i nie marnowanie czasu.

W tym artykule podsumowaliśmy kilka sztuczek, które pomogą Ci rozwinąć nawyk bycia produktywnym, szybkim i inteligentnym!

 

1. Struktura i podział zadań

Umiejętność strukturyzacji jest użytecznym narzędziem planowania. Korzystaj z interaktywnych asystentów ("Google Keep", "Notatki", "Evernote"), podręcznych organizerów (pamiętniki, notatniki, naklejki). Zrób harmonogram pracy i uwolnij swoją pamięć od tych informacji.

Weź również pod uwagę zasadę „długa podróż zaczyna się od małego kroku”, która niejednokrotnie udowodniła swoją skuteczność. Najważniejsze, żeby zacząć. I łatwiej go wdrożyć – pracując stopniowo, radząc sobie z zadaniem w częściach. Wykonując każdą z nich, stopniowo zbliżasz się do osiągnięcia celu globalnego. Dodatkowo zadziała efekt psychologiczny – poczujesz satysfakcję, po kolei usuwając nową pozycję z listy rzeczy do zrobienia. Taka psychologiczna sztuczka. Ale jednocześnie nie zapomnij o odpoczynku – twoja produktywność zależy od tego nie mniej niż od umiejętności zorganizowania samej pracy.

 

2. Brak wielozadaniowości

Wiele można powiedzieć o wielozadaniowości, ale na razie skupimy się tylko na mocnych i słabych stronach skupiania się na wielu zadaniach jednocześnie.

  • Słabości: nie jesteś skoncentrowany, nie zwracasz uwagi na kilka działań jednocześnie, w rezultacie nie wykonujesz żadnego z nich jakościowo. Te obserwacje nie są indywidualne, ale udowodnione przez naukę – ludzki mózg nie może odbierać i analizować informacji, będąc jednakowo skupionym na różnych rzeczach.
  • Ale są też mocne strony – przy długim treningu wciąż masz szansę stać się Juliuszem Cezarem i robić trzy rzeczy jednocześnie. To prawda, że ​​większość ludzi nadal jakoś to zrobi.

Dlatego ważne jest, aby zrozumieć, że wielozadaniowość nie polega na robieniu kilku rzeczy naraz, ale na szybkim przełączaniu się między zadaniami i przeplataniu ich z odpoczynkiem.

Jak pracować wydajnie, szybko i mądrze

Wektor biznesowy stworzony przez freepik – www.freepik.com

 

3. Poznaj granicę między pilnymi a ważnymi

Przed przystąpieniem do konkretnego zadania sprawdź jego priorytet. Pomoże Ci w tym macierz Eisenhowera, za pomocą której możesz uzyskać wizualne potwierdzenie tego, na co się poświęcasz i na co powinieneś poświęcić czas.

W idealnych warunkach należy unikać pilnych i jednocześnie ważnych spraw. Ale jeszcze ważniejsze jest podzielenie spraw na:

  • pilne i nieważne;
  • ważne, ale nie pilne.

Więcej uwagi oczywiście należy zwrócić na tę drugą, w przeciwnym razie pracując nad tym, co pilne, ale nie ważne, twoje ręce nigdy nie dotrą do naprawdę ważnych rzeczy. Dlatego zaplanuj swój czas tak, aby wykonywać zadania nie tylko na bieżąco, ale także w kolejności ich ważności.

 

4. Wyeliminuj rozproszenie

Przede wszystkim mówimy o gadżetach i surfowaniu po Internecie. Przełącz telefon w tryb cichy i odłóż go (jeśli praca oczywiście pozwala na takie manipulacje), wyłącz powiadomienia o nowych wiadomościach w sieciach społecznościowych i poczcie, w razie potrzeby zainstaluj specjalne programy, które będą blokować dostęp do wybranych zasobów internetowych dla chwilę. Potem zabierz się do pracy.

Zobaczysz, że ostatecznie możesz zrobić więcej, jeśli skupisz się na zadaniu, sortując skrzynkę odbiorczą i odbierając telefony później. Możliwe jednak, że nawet jeśli maksymalnie zabezpieczysz się przed upływającym czasem, to i tak nie posuniesz się do przodu w wykonywaniu pracy (w takich przypadkach ściany mogą wydawać się interesujące). Jednak zdecydowanie warto spróbować.

 

5. Rób przerwy

Badania potwierdziły, że koncentracja uwagi pozostaje niezwykle wysoka przez 30 minut do godziny. Dlatego racjonalną decyzją byłoby robienie krótkich przerw (na przykład 20% czasu spędzonego w pracy do tego czasu). Podczas tych mini-przerw możesz poćwiczyć ciało i oczy, odbyć krótką sesję medytacyjną, zaparzyć herbatę lub po prostu cieszyć się widokiem z okna.

Ale to wszystko może być niemożliwe dla tych, którzy pracują np. w biurze. W takim przypadku należy „wymyślić” inne przerwy: po ciężkiej pracy te same odpowiedzi na przychodzące listy lub inne prace mechaniczne będą doskonałym doładowaniem dla mózgu.

Jak pracować wydajnie, szybko i mądrze

Zdjęcie biznesowe stworzone przez freepik – www.freepik.com

 

6. Dowiedz się, jak powiedzieć „nie”

Omówiliśmy już znaczenie ustalania priorytetów powyżej. Ale sukces w tym zakresie zależy nie tylko od umiejętności nie rozpraszania się zadaniami drugorzędnymi, podążającymi za głównym celem. Musisz zrezygnować z pragnienia, aby wszystko było idealne. Pamiętaj o zasadzie Pareto, która brzmi tak: „20% wysiłku daje 80% rezultatu, a pozostałe 80% wysiłku daje tylko 20% rezultatu”. Oznacza to, że na pewno będziesz miał czas na dopracowanie zadania.

Ważne jest również, aby móc chronić swoje interesy: pomaganie koledze w jego części pracy jest dobre, ale zabiera czas, którego potrzebujesz bezpośrednio do pracy. Ale ważne jest, aby znaleźć tutaj równowagę, ponieważ zasada „każdy dla siebie” stwarza ryzyko oderwania cię od zespołu.

 

7. Polityka zamkniętych drzwi

Innym źródłem rozproszenia są ludzie wokół ciebie. Często to nie telefony i tablety, ale przyjaciele, krewni, znajomi i współpracownicy najbardziej nas rozpraszają. A rozpoczynając pracę, bardzo ważne jest, aby ostrzec ich, że będziesz zajęty i lepiej nie przeszkadzać. To nie jest chamstwo, ale konieczny środek.

W ten sposób wykluczysz zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie rozpraszacze – nikt nie zrobi tego, co chciałbyś zrobić w tej chwili na twoich oczach. Zapewnij sobie sprzyjające środowisko i zabierz się do pracy – bez wątpienia wpłynie to na jakość i szybkość Twojej pracy.

Jak pracować wydajnie, szybko i mądrze

Zdjęcie biznesowe stworzone przez drobotdean – www.freepik.com

 

8. Świętuj małe zwycięstwa

Wszelkie projekty o dużej skali wymagają dużej liczby działań do ich pełnej realizacji. Więc nagradzaj się za każdy kamień milowy, który mijasz – zjedz coś pysznego, kup coś nowego, idź do kina. Pomoże to rozwinąć pozytywne postawy i przyczyni się do motywacji. Praca będzie łatwiejsza do przodu, jeśli każde udane działanie będzie kojarzyć się z czymś przyjemnym.

 

9. Wyobraź sobie cel końcowy

Wizualizuj wynik od samego początku. Skoncentruj się na tym, jak się czujesz po wykonaniu zadania. I koncentruj się na tym, dopóki praca nie zostanie wykonana. Nie ryzykujesz więc zbaczania ze ścieżki, bo wiesz dokładnie, co Cię czeka na końcu i jaki krok musisz zrobić dalej.

Jak pracować wydajnie, szybko i mądrze

Zdjęcie komputerowe stworzone przez freepik – www.freepik.com

 

10. Przestań powtarzać, jak bardzo jesteś nieszczęśliwy

Narzekanie na ogół nie jest dobrym nawykiem. Zawsze można zmienić sytuację, nawet jeśli wina za „blokady” nie leży po twojej stronie, ale ciągle borykasz się z ich konsekwencjami. Nakarm swojego ducha i motywację pozytywnym nastawieniem. Używaj afirmacji, powtarzając sobie, że zmierzasz w kierunku zamierzonego celu (afirmacje). Spróbuj, a zobaczysz, że nastawienie robi dużą różnicę.

Źródło: 4mózg.ru