Vector sản xuất được tạo bởi pikisuperstar – www.freepik.com
"Thời gian của bạn là có hạn, vì vậy đừng lãng phí nó để sống cuộc đời của người khác" – Steve Jobs
Thường thì bản thân chúng ta không để ý cách chúng ta làm những gì người khác muốn – người quen, bạn bè, người thân của chúng ta. Chúng ta xem một bộ phim do sự lựa chọn của một người bạn, chúng ta học đại học theo lệnh của cha mẹ, chúng ta kiếm việc làm thông qua một người quen. Nhiều năm trôi qua, và nhận ra rằng thời gian đã trôi đi một cách không thể thay đổi và vô ích, nó không cho phép bạn nghỉ ngơi. Tất nhiên, thời gian đã bỏ ra không thể được trả lại, nhưng nhận ra rằng cuộc sống có thể được dành cho việc đạt được mục tiêu và mong muốn của bạn là bước đầu tiên để tối ưu hóa.
Sử dụng thời gian hợp lý, giảm thời gian thực hiện nhiệm vụ làm tăng hiệu quả làm việc của một người. Câu chuyện ngược cũng đúng: bằng cách tăng hiệu quả cá nhân, chúng tôi tiết kiệm thời gian. Stephen Covey, trong cuốn sách 7 thói quen của những người có hiệu quả cao, nhấn mạnh chủ động là bước đầu tiên để phát triển hiệu quả cá nhân. Chủ động có nghĩa là nhận thức được những gì sẽ đạt được và tại sao, dựa trên động cơ bên trong của bạn, chịu trách nhiệm về bản thân và cuộc sống của bạn, chứ không phải tìm kiếm nguyên nhân của các sự kiện ở những người và hoàn cảnh xung quanh. Thường thì mọi người không nghĩ đến động cơ bên trong của mình và tiềm thức phát triển theo quy luật bắt chước, tức là chỉ đơn giản là sao chép và lặp lại hành động của người khác. Để nhận ra động cơ bên trong của bạn, giúp bạn nhìn vào bản thân từ bên ngoài, vào cảm xúc, tâm trạng, suy nghĩ và cách sử dụng thời gian.
Quản lý thời gian là gì và tại sao nó lại cần thiết?
Quản lý thời gian (hay quản lý thời gian) là hành động hoặc quá trình thực hiện kiểm soát có ý thức đối với thời gian dành cho các hoạt động cụ thể, với trọng tâm là tăng hiệu quả và năng suất.
Khi thuật ngữ “quản lý thời gian” được đề cập, nhiều người có thể hình dung ra một robot con người thực hiện từng công việc theo thời gian quy định chặt chẽ, không bao giờ ở đâu, không bao giờ trễ và ngủ một số giờ nhất định. Nhưng con người chúng ta không như vậy! Chúng ta trải qua cảm giác, chúng ta có thể khó tập trung, chúng ta ốm yếu và lười biếng. Đúng, điều này đúng, một số khoảng thời gian hiệu quả hơn và một số ít hơn. Tại sao một số người đạt được nhiều hơn và những người khác ít hơn? Làm thế nào để hoàn thành nhiều việc hơn trong 24 giờ? Làm thế nào để tìm được điểm trung gian giữa việc tuân theo các quy tắc quản lý thời gian rõ ràng và sự hài lòng trong cuộc sống? Các công cụ quản lý thời gian giúp tìm ra sự cân bằng giữa hiệu quả công việc cao và sự hài hòa nội tâm.
Tại sao không bao giờ có đủ thời gian?
Con người hiện đại được bao quanh bởi các cơ hội công nghệ mà 50 năm trước đây thậm chí còn không nằm trong mơ. Internet cho phép bạn tìm thấy hầu hết mọi thông tin trong thời gian ngắn nhất có thể, các cửa hàng giao hàng đến tận nhà cho bạn, bạn có thể học mà không cần rời khỏi nhà. Tất cả những điều này, có vẻ như sẽ tiết kiệm thời gian, nhưng người đàn ông hiện đại cảm thấy thiếu thời gian hơn nhiều so với những người tiền nhiệm của mình. Tại sao? Một sự thật ai cũng biết: hơn 30 năm qua, tốc độ cuộc sống tăng nhanh, lượng thông tin đổ dồn vào con người hiện đại là một dòng vô tận.
Kết quả là, con người hiện đại, cùng với những cơ hội mới, có những cám dỗ mới. Rất ít người theo dõi thời gian dành cho Internet hoặc thư từ qua điện thoại di động. Lượng thời gian dành cho trực tuyến đang tăng nhanh qua từng năm và theo nghiên cứu mới nhất [Báo cáo kỹ thuật số 2019, 2019], mọi người dành khoảng 6 giờ trực tuyến.
Ngoài ra, một người hiện đại di chuyển ít hơn, do đó cảm thấy tồi tệ hơn và dành nhiều thời gian hơn trong trạng thái mất tập trung, điều này làm giảm đáng kể năng suất lao động.
Vectơ Chronometer được tạo bởi storyset – www.freepik.com
Làm thế nào để kiểm soát thời gian của bạn?
Một người được bao quanh bởi nhiều nguồn lực trong suốt cuộc đời. Hạnh phúc và khả năng tự nhận thức của anh ta phụ thuộc vào mức độ anh ta nhận ra chúng và sử dụng chúng một cách khéo léo. Có thể phân bổ các nguồn lực quan trọng, bên trong và bên ngoài.
- Tài nguyên sự sống – thời gian và không gian
- Nội lực – kiến thức, kỹ năng, phẩm chất, nghị lực
- Nguồn lực bên ngoài – nguồn lực vật chất và nhân lực
Tất cả các nguồn này được kết nối với nhau. Vì bài viết này tập trung vào một nguồn lực quan trọng và không thể thay thế được là thời gian, chúng tôi sẽ xem xét mối quan hệ của thời gian với từng nguồn lực:
- thời gian
- không gian thời gian
- kiến thức thời gian
- kỹ năng thời gian
- chất lượng thời gian
- thời gian-năng lượng
- thời gian là tài nguyên vật chất
- thời gian – nguồn nhân lực
Chúng ta hãy xem xét các cặp quan hệ này một cách riêng biệt.
1. Kiểu quan hệ "thời gian"
Nguyên tắc đầu tiên của mối quan hệ với thời gian ngụ ý sự tập trung tối đa trong thời gian quy định. Và ở đây chúng ta có thể phân biệt hai kỹ thuật quản lý thời gian:
- kỹ thuật pomodoro (hay còn gọi là "kỹ thuật cà chua") cho các nhiệm vụ ngắn hạn
- kỹ thuật hộp thời gian cho các nhiệm vụ dài hạn
Kỹ thuật cà chua được đề xuất vào những năm 1980 bởi Francesco Cirillo. Cô ấy lấy tên là "cà chua" để vinh danh món cà chua hẹn giờ trong bếp. Kỹ thuật này dựa trên chuỗi các hành động sau:
- Lập một nhiệm vụ và xác định cần bao nhiêu "pomodoros" để hoàn thành nó. Một "pomodoro" có thời gian là 25 phút, được đánh dấu trên bộ đếm thời gian.
- Làm một "pomodoro", tức là thực hiện nhiệm vụ trong 25 phút. Và sau đó bạn cần nghỉ ngơi trong 5 phút. Điều rất quan trọng trong thời gian còn lại là không tham gia vào tải ẩn. Một trong những khuyến nghị là dành thời gian nghỉ ngơi cho môn thể dục dụng cụ ngón tay. Trong giờ thể dục ngón tay, các kết nối thần kinh vừa được tạo ra trong quá trình thực hiện “pomodoro” được hình thành và cố định.
- Lặp lại 3-4 Pomodoros, xen kẽ với các lần nghỉ giải lao, và sau đó nghỉ dài.
Đối với các nhiệm vụ dài hạn, timeboxing là một kỹ thuật mạnh mẽ. Kỹ thuật này đã thay thế danh sách việc cần làm. Tạo một danh sách nhiệm vụ có một số nhược điểm. Thường thì không có trình tự rõ ràng trong các danh sách này tùy thuộc vào mức độ quan trọng và cấp bách của nhiệm vụ. Vì vậy, họ thường nhắm mắt làm ngơ trước việc thực hiện các nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách. Các nhiệm vụ đơn giản hơn được thực hiện trước và những nhiệm vụ phức tạp được xếp chồng lên nhau. Ngoài ra, danh sách các tác vụ không phản ánh thời gian thực hiện cần thiết. Đó là lý do tại sao kỹ thuật lập khung thời gian liên quan đến việc đưa danh sách việc cần làm vào lịch của bạn. Điều này cung cấp sự hiểu biết về lượng thời gian sẽ được dành cho công việc và các nhiệm vụ nên được thực hiện theo trình tự nào. Điều này giúp dễ dàng hình dung các khoảng thời gian mà nhiệm vụ tiếp theo có thể được thực hiện.
Hộp thời gian cũng tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác giữa các đồng nghiệp. Lịch dùng chung hiển thị lịch trình bận rộn của từng người tham gia và giúp bạn dễ dàng sắp xếp các cuộc hẹn bằng cách truy cập vào lịch biểu của đồng nghiệp ngay trước mặt bạn. Lịch dùng chung (với tùy chọn bảo mật đi kèm) là tiêu chuẩn trong thế giới doanh nghiệp ngày nay và được sử dụng bởi các công ty tiên tiến như Microsoft và Google.
Các công nghệ quản lý thời gian hiện đại cũng bao gồm các ứng dụng và tiện ích di động khác nhau cho phép bạn kiểm soát nguồn thời gian của mình bằng điện thoại thông minh hoặc máy tính.
2. Kiểu quan hệ "thời gian – không gian"
Loại mối quan hệ này tương ứng với nguyên tắc "làm việc trong một không gian hiệu quả và giảm thiểu sự di chuyển." Không gian là một nguồn tài nguyên mà ít người nhận ra. Sự chú ý của mọi người tập trung nhiều hơn vào việc thiếu thời gian và tiền bạc. Đồng thời, bạn có thể thường xuyên nghe thấy những cụm từ “Tôi không thể tập trung ở đây”, “Tôi thích làm việc ở nơi này”, “Tôi cần một góc riêng của mình”. Khi chuyển đến một không gian văn phòng mới hoặc đến một căn hộ khác, bạn phải mất thời gian để làm quen và điều chỉnh không gian “cho chính mình”. Vào lúc này, thật dễ dàng để cảm nhận được tầm quan trọng của một tổ chức có năng lực của một địa điểm đối với con người. Về chủ đề này, chúng tôi khuyên bạn nên nghiên cứu bài viết của chúng tôi "Cách tổ chức không gian làm việc của bạn".
Một nơi ấm cúng có thể tăng năng suất, nhưng đồng thời, không gian có thể ngột ngạt và vô hiệu hóa mọi kết quả. Vì vậy, bạn cần bao nhiêu không gian để cải thiện hiệu suất? Một không gian thuận lợi đáp ứng các tiêu chí sau:
- Đảm bảo có đủ ánh sáng tự nhiên trong các phòng. Theo Phòng thí nghiệm năng lượng tái tạo [Đánh giá tài liệu về tác động của ánh sáng tự nhiên đối với người ở trong tòa nhà], ánh sáng tự nhiên làm tăng đáng kể năng lượng, khả năng sáng tạo và năng suất. Công nhân có thể tập trung vào một nhiệm vụ lâu hơn 15% trong ánh sáng tự nhiên so với ánh sáng nhân tạo.
- Nơi làm việc được thiết kế khoa học, nơi bạn có thể điều chỉnh độ cao của màn hình và chỗ ngồi, sẽ cho phép bạn cảm thấy thoải mái và không bị phân tâm trong thời gian dài.
- Sử dụng màu sắc trong phòng một cách có ý thức. Màu sắc tươi sáng bão hòa có tính kích thích, trong khi màu tắt tiếng mang lại cảm giác thư giãn và nhẹ nhàng.
- Làm sống động văn phòng với cây trồng trong nhà. Cây không chỉ thanh lọc không khí mà còn giúp tăng năng suất và khả năng tập trung. Chúng tôi giới thiệu bài viết của chúng tôi về chủ đề này "10 loại cây trồng trong nhà giúp thanh lọc không khí trong nhà".
- Duy trì nhiệt độ thoải mái trong văn phòng (khoảng 22-23 ⁰С). Nghiên cứu tại Đại học Cornell [Cornell Chronicle] đã chỉ ra rằng yếu tố này có thể giảm thiểu sai sót và tăng khối lượng công việc được thực hiện.
- Sử dụng nước hoa để cải thiện hiệu suất. Tờ The Guardian của Anh cho biết chanh giảm 54% sai số, hoa nhài giảm 33% và hoa oải hương 20%.
Một người không chỉ dành thời gian trong không gian, mà còn di chuyển trong đó. Một lượng thời gian vừa đủ cũng được dành cho việc này: con đường đi làm và trở về, các chuyến công tác, mua sắm và các chuyến đi khác.
Vì vậy, hãy bắt đầu với thời gian du lịch. Trong thế kỷ 21, nhiều công ty ủng hộ quan điểm rằng công việc là để thực hiện một số nhiệm vụ nhất định chứ không phải đến thăm một địa điểm nhất định. Những ngành nghề nào có thể thực hiện từ xa? Số lượng của họ đang tăng lên mỗi ngày: blogger, giáo viên, nhà văn, dịch giả, lập trình viên, người kiểm tra, nhà tiếp thị (và đây không phải là danh sách đầy đủ) – tất cả đều có thể làm việc từ xa.
Mua sắm cũng tốn thời gian, nhưng có rất nhiều cơ hội để mua sắm tại nhà. Thêm vào đó, các cửa hàng trực tuyến không chỉ rẻ hơn mà còn cung cấp nhiều loại sản phẩm hoặc dịch vụ hơn.
Hãy lập quy tắc, khi đi trên đường, hãy nghĩ xem bạn có thể làm gì ở nơi này. Và làm nhiều việc cùng một lúc. Rất nhiều thời gian bị lãng phí chỉ vì những chuyển động không cần thiết. Thường thì chúng ta đi từ phòng này sang phòng khác một cách hoàn toàn không mục đích, khi chúng ta có thể sử dụng các động tác giống nhau để đặt mọi thứ vào đúng vị trí của chúng.
3. Kiểu quan hệ "thời gian – kiến thức"
Ở đây, nguyên tắc “đào sâu kiến thức về lĩnh vực chủ đề của bạn” sẽ giúp ích cho chúng tôi. Đọc thêm và quan tâm đến hướng làm việc của bạn. Mở rộng tầm nhìn của một người mang lại lợi thế không thể phủ nhận trong việc tối ưu hóa các quy trình hiện có và do đó, tiết kiệm thời gian.
Hiện nay các kỹ thuật quản lý thời gian đã được phát triển cho nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau: trong cuộc sống hàng ngày, trong sản xuất, kinh doanh, học hỏi. Tìm hiểu các kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến nhất, xác định điều gì phù hợp nhất với bạn và bắt đầu thực hiện các bước cụ thể.
Vectơ tự học được tạo bởi pch.vector – www.freepik.com
4. Kiểu quan hệ "kỹ năng thời gian"
Trong trường hợp này, chúng tôi sử dụng nguyên tắc "Phát triển kỹ năng của bạn." Khổng Tử đã thể hiện nguyên tắc này rất rõ ràng trong ba dòng:
Nói với tôi và tôi sẽ quên
Cho tôi xem và tôi sẽ nhớ
Cho tôi tham gia và tôi sẽ hiểu!
(Nho giáo)
Kỹ năng là khả năng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Cải thiện các kỹ năng để thực hiện các nhiệm vụ nhất định có thể giảm thời gian thực hiện chúng. Kỹ năng nào làm giảm thời gian của bạn? Khả năng làm việc theo nhóm, khả năng tư duy phản biện và logic, khả năng nhanh chóng tìm ra thông tin phù hợp và phân tích nó, khả năng làm nổi bật điều chính, khả năng gõ văn bản mù mờ? Hãy suy nghĩ về nó.
Có lần một cô gái đang đi tàu điện ngầm và một người phụ nữ lớn tuổi hỏi cô ấy một câu hỏi. Cô ấy hỏi làm thế nào để đến một ga tàu điện ngầm nào đó. Cô gái giải thích cho cô ấy rằng cô ấy đã lên đúng chuyến tàu và cô ấy chỉ phải qua một ga. Nhưng người phụ nữ đã rất hoảng sợ và làm rõ thông tin tương tự với các hành khách khác. Hóa ra một người thân của cô ấy nhận thấy rằng cô ấy sẽ đến nhà gỗ bằng một tuyến đường không tối ưu, và đề xuất một tuyến đường mới dễ dàng hơn và tốn ít thời gian hơn nhiều. Đó thực sự là một con đường ngắn hơn và dễ dàng hơn, nhưng kỹ năng của người phụ nữ này không cho phép cô làm chủ nó.
Quy trình mang tính tổ chức vào cuộc sống của chúng ta, nhưng đồng thời cũng tước đi sự linh hoạt của chúng ta. Vì vậy, hãy thử một cái gì đó mới mỗi ngày. Đến một cửa hàng mới, gặp gỡ một người mới, tham gia một hội thảo về sáng tạo hoặc chỉ vẽ bằng tay không thuận của bạn.
5. Kiểu quan hệ "thời gian-phẩm chất cá nhân"
Hãy lưu ý đến một nguyên tắc khác: "có tổ chức, sáng tạo, hòa đồng." Phẩm chất cá nhân của một người cũng ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng thời gian. Những phẩm chất như tổ chức, khéo léo và hòa đồng là đặc biệt quan trọng.
Bằng cách phát triển trong bản thân một phẩm chất như tổ chức, vấn đề thiếu thời gian sẽ tự giải quyết. Tổ chức là sự lập kế hoạch trong ngày, kỷ luật trong thực hiện nhiệm vụ, tuân thủ chế độ làm việc và nghỉ ngơi tối ưu. Nếu không có kỷ luật nội bộ, thì con người hoặc bị giam cầm bởi những người khác – những người mạnh mẽ hơn, thực hiện được ý chí của họ, hoặc bị giam cầm trong chính bản thân mình, không thể vượt qua sự lười biếng, thờ ơ và những suy nghĩ tiêu cực của họ.
Sự khéo léo là một phẩm chất khác giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian. Những người sáng tạo có thể đưa ra các tùy chọn khác nhau để sử dụng một thứ hiện có hoặc ngược lại, tìm các tùy chọn mà những thứ có thể được sử dụng cho cùng một mục đích. Ví dụ: bạn dành rất nhiều thời gian để tìm một chiếc kim bấm bị mất, mặc dù bạn có thể ghim tài liệu bằng kẹp giấy hoặc đặt tài liệu vào một tệp trong suốt. Cùng một tệp trong suốt không chỉ có thể được sử dụng để lưu trữ giấy tờ mà còn được sử dụng như một cuốn sách tô màu có thể tái sử dụng. Hiệu quả lớn nhất đạt được nếu sự khéo léo được thể hiện ở cấp độ vĩ mô. Do đó, một công ty sản xuất sơn lớn có thể dành nhiều thời gian và tiền bạc để lưu trữ và phân phối sản phẩm của mình, hoặc thực tế có thể loại bỏ các kho chứa các loại sơn không bán chạy, từ chối chuyển các loại sơn khác nhau đến các vùng khác nhau và tự động sản xuất màu sơn mong muốn. tại thời điểm đặt hàng.
Hòa đồng là một phẩm chất cho phép bạn thiết lập mối quan hệ và hợp tác với những người khác. Tổng thể lớn hơn tổng các bộ phận của nó, và do đó, sự cộng tác với những người khác ngay lập tức dẫn đến tăng năng suất và tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, khi làm việc cùng nhau, hiệu ứng tổng hợp thường đạt được, làm tăng hiệu quả của các hành động lên rất nhiều.
6. Kiểu quan hệ "thời gian-năng lượng"
Thực hiện theo nguyên tắc: "quản lý năng lượng của bạn." Trong cuốn sách Life at Full Power của họ, Jim Lauer và Tony Schwartz viết rằng hầu hết chúng ta đang theo đuổi nguồn lực sai lầm – những giờ trong ngày – thay vì tập trung vào một thứ hoàn toàn khác – năng lượng của chúng ta. “Quản lý năng lượng của bạn, không phải thời gian của bạn,” họ khuyên.
Đó là nhờ năng lượng mà bạn có thể nhanh chóng tập trung, và không chạy cho một tách cà phê; nhanh chóng ghi nhớ những điểm quan trọng, và không phải đọc lại nhiều lần cùng một thông tin; để nhìn nhận tình hình theo một cách mới, và không một lần nữa đi theo con đường kém hiệu quả đã trải qua nhiều thử thách.
Loher và Schwartz phân biệt 4 loại năng lượng:
- Năng lượng thể chất – bạn khỏe mạnh như thế nào?
- Năng lượng cảm xúc – bạn hạnh phúc đến mức nào?
- Năng lượng tinh thần – bạn có thể tập trung tốt như thế nào?
- Năng lượng tinh thần – tại sao bạn lại làm điều này, với mục đích gì?
Các năng lượng này theo một trình tự thứ bậc nhất định, trong đó năng lượng vật chất là năng lượng cơ bản chính. Bổ sung năng lượng là điều quan trọng để bắt đầu với nó.
Năng lượng của chúng ta là có hạn: nó đủ cho tiêu dùng hoặc cho sự sáng tạo và năng suất. Con đường thứ hai khó hơn nên ít người sẵn sàng đi theo, nhưng về lâu dài nó mang lại hiệu quả không thể phủ nhận là tiết kiệm thời gian. Thời gian dành cho việc phát triển bản thân chứ không phải dành để đưa ra quyết định về việc mua sắm không giới hạn, bỏ đi và loại bỏ vô số thứ.
Vector phim hoạt hình kinh doanh được tạo bởi studio4rt – www.freepik.com
7. Loại quan hệ "tài nguyên thời gian – vật chất"
Một nguyên tắc quan trọng khác: “Tạo ra nhiều hơn, tiêu thụ ít hơn”. Chúng ta đang sống trong thời đại tiêu thụ. Nếu có nhu cầu, phản ứng đầu tiên là mua. Không có đủ kệ để đồ nên bạn cần mua tủ đựng quần áo. Không có đủ thời gian để giao tiếp với trẻ, đồng nghĩa với việc bạn cần mua đồ chơi mới. Không có đủ thời gian để nấu nướng, có nghĩa là bạn cần phải mua một bộ phận bếp mới. Nhưng có một giải pháp khác!
Có lẽ chỉ cần loại bỏ những thứ mà lâu nay không cần thiết? Khi đó, thời gian dọn dẹp, tìm kiếm món đồ phù hợp sẽ giảm đi đáng kể, và việc di chuyển đơn giản trong căn hộ của bạn sẽ trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn. Càng nhiều việc, càng nhiều lo lắng. Chỉ những gì thực sự có giá trị mới nên để trong nhà. Vâng, chúng ta đang nói về ý tưởng về chủ nghĩa tối giản – về sự lựa chọn có ý thức của mọi thứ xung quanh chúng ta.
8. Kiểu quan hệ "thời gian – con người"
Và nguyên tắc cuối cùng để làm theo: "bao quanh bạn với những người truyền cảm hứng." Có những người tàn phá chúng ta, và có những người sạc chúng ta bằng sự tích cực, năng lượng, ý tưởng mới và động lực của họ. Rõ ràng là bạn không thể chỉ giao tiếp với những người dễ thương, và thường thì mọi người bị đặt vào tình huống giao tiếp gượng ép. Tuy nhiên, hãy phân tích xem bạn giao tiếp với những người nào và liệu tỷ lệ này có thể thay đổi theo hướng tích cực lấp đầy mọi người hay không.
Kết luận
Vì vậy, từ bây giờ, để sử dụng tài nguyên tạm thời của bạn với lợi ích tối đa cho bản thân, bạn chỉ cần làm theo một số khuyến nghị, cụ thể là:
- áp dụng kỹ thuật pomodoro và hộp thời gian
- làm việc trong một không gian hiệu quả
- đào sâu kiến thức trong lĩnh vực chủ đề của bạn
- phát triển những kĩ năng của bạn
- có tổ chức, tháo vát, hòa đồng
- quản lý năng lượng của bạn
- tạo ra nhiều hơn và tiêu thụ ít hơn
- bao quanh bạn với những người truyền cảm hứng
Nguồn: 4brain.ru
