Как всё успевать: эффективный тайм-менеджмент

Productive vector created by pikisuperstar - www.freepik.com

«Ваше время ограничено, поэтому не тратьте его впустую, проживая чужую жизнь» — утверждал Стив Джобс

Часто мы сами не замечаем того, как делаем то, чего хотят другие люди — наши знакомые, друзья, родственники. Мы смотрим фильм по выбору друга, поступаем в университет по наставлению родителей, устраиваемся на работу по знакомству. Проходят годы, и осознание того, что время утекло безвозвратно и безрезультатно, не даёт покоя. Потраченное время, конечно, не вернуть, но уже осознание того, что жизнь можно потратить на достижение своих целей и своих желаний, является первым шагом в сторону оптимизации.

Разумное использование времени, сокращение продолжительности выполнения задач повышает эффективность человека. Верно и обратное утверждение: повышая свою личную эффективность, мы экономим время. Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» выделяет проактивность в качестве первого шага к развитию личной эффективности. Быть проактивным значит, осознавать, что будет достигнуто и зачем, исходя из своих внутренних мотивов, принимать ответственность за себя и свою жизнь, а не искать причины происходящих событий в окружающих людях и обстоятельствах. Часто люди не задумываются над своими внутренними мотивами и подсознательно развиваются по законам подражания, то есть просто копируя и повторяя действия других. Осознать свои внутренние мотивы помогает взгляд на себя со стороны, на свои чувства, настроения, мысли, и на то, как используется время.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен?

Тайм-менеджмент (или управление временем) — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, с акцентом на увеличение эффективности и продуктивности.

При упоминании термина «тайм-менеджмент» многие могут представить себе человека-робота, который каждую работу выполняет строго отведённое время, нигде не задерживается, никогда не опаздывает и спит определенное количество часов. А мы, люди, совсем не такие! Мы испытываем чувства, нам бывает сложно сосредоточиться, мы болеем и ленимся. Да, это так, какие-то временные периоды бывают более эффективными, а какие-то менее. Но почему же одни люди успевают больше, а другие меньше? Как успевать больше за 24 часа? Как найти золотую середину между следованием чётким правилам тайм-менеджмента и жизненной удовлетворённостью? Инструменты управления временем помогают найти баланс между высокой рабочей эффективностью и внутренней гармонией.

Почему времени всегда не хватает?

Современный человек окружён такими технологическими возможностями, о которых и не мечталось ещё 50 лет назад. Интернет позволяет найти почти любую информацию в кратчайшие сроки, магазины доставляют товары на дом, образование можно получить, не выходя из дома. Всё это, казалось бы, экономит время, но современный человек ощущает нехватку времени намного больше, чем его предшественники. Почему? Известный факт: за последние 30 лет скорость жизни стремительно возросла, а объем информации обрушивается на современного человека нескончаемым потоком.

Вследствие этого у современного человека наряду с новыми возможностями, появляются новые соблазны. Мало кто засекает время, проведённое в Интернете или в переписке за мобильным телефоном. Время, проведённое онлайн, стремительно растёт год от года, и, согласно последним исследованиям [Digital 2019 reports, 2019], около 6 часов своего времени люди проводят в Сети.

Также современный человек меньше двигается, а следовательно, хуже себя чувствует и больше времени проводит в рассеянном состоянии, которое заметно уменьшает производительность труда.

Chronometer vector created by storyset - www.freepik.com

Как контролировать своё время?

Человека на протяжении жизни окружает множество ресурсов. От того, насколько он их осознает и умело использует, зависит его счастье и самореализация. Можно выделить жизненные, внутренние и внешние ресурсы.

• Жизненные ресурсы — время и пространство
• Внутренние ресурсы — знания, умения, качества, энергия
• Внешние ресурсы — материальные и людские ресурсы

Все эти ресурсы между собой взаимосвязаны. Поскольку в данной статье акцент делается на таком важном и невосполнимом ресурсе как время, мы рассмотрим именно взаимосвязь времени с каждым из ресурсов:

• время–время
• время–пространство
• время–знания
• время–умения
• время–качества
• время–энергия
• время–материальные ресурсы
• время–людские ресурсы

Давайте рассмотрим эти пары отношений отдельно.

1. Тип отношений «время–время»

Первый принцип отношения ко времени предполагает максимальную концентрацию в отведённое время. И здесь можно выделить две техники тайм-менеджмента:

• техника pomodoro (она же «техника помидора») для краткосрочных задач
• техника timeboxing для долгосрочных задач

Технику помидора предложил в 1980-х годах Франческо Чирилло. Название «помидор» она получила в честь кухонного таймера-помидора. В основе данной техники лежит следующая последовательность действий:

1. Сформулируйте задачу и определите, сколько «помидоров» для её выполнения потребуется. Один «помидор» — это 25 минут времени, засечённого на таймере.
2. Сделайте один «помидор», то есть поработайте над задачей 25 минут. И дальше надо 5 минут отдохнуть. Очень важно во время отдыха не заниматься скрытой нагрузкой. Одна из рекомендаций — это посвятить перерыв пальчиковой гимнастике. Во время пальчиковой гимнастики формируются и закрепляются нейронные связи, которые только что были созданы во время выполнения «помидора».
3. Повторите 3–4 «помидора», чередуя их с перерывами, а затем сделайте долгий перерыв.

Для долгосрочных задач действенной техникой является таймбоксинг (timeboxing). Эта техника пришла на смену списку задач (to-do-лист). Создание списка задач имеет ряд недостатков. Часто в этих списках нет чёткой последовательности в зависимости от важности и срочности задачи. Таким образом, часто закрываются глаза на выполнение важных, но не срочных задач. В первую очередь выполняются более простые задачи, а сложные скапливаются тяжёлым грузом. Также список задач не отражает необходимое время выполнения. Именно поэтому техника таймбоксинга предполагает включение списка дел в календарь. Это обеспечивает понимание, сколько времени будет затрачено на работу и в какой последовательности следует выполнять задачи. Это облегчает визуализацию временных промежутков, куда можно поместить очередную задачу.

Таймбоксинг также облегчает коммуникацию и сотрудничество между коллегами. Совместные календари показывают загруженность расписания каждого из участников, а также облегчают согласование встречи, ведь доступ к расписанию коллеги находится у вас перед глазами. Совместные календари (с сопутствующей опцией безопасности) — это норма современного корпоративного мира, и их используют такие передовые компании как Microsoft и Google.

Современные технологии управления временем включают в себя также различные мобильные приложения и гаджеты, позволяющие контролировать свой временной ресурс с помощью смартфона или компьютера.

2. Тип отношений «время–пространство»

Этому типу отношений соответствует принцип «работайте в продуктивном пространстве и минимизируйте перемещения». Пространство — это тот ресурс, который мало кем осознаётся. Внимание людей больше сосредоточено на отсутствии времени и денег. В то же время часто можно услышать фразы «Я не могу здесь сосредоточиться», «В этом месте я люблю работать», «Мне нужен свой угол». Переезжая в новое офисное помещение или в другую квартиру, нужно время, чтобы освоиться и подстроить пространство «под себя». В этот момент легко прочувствовать, насколько значима для людей грамотная организация места. На эту тему советуем изучить нашу статью «Как организовать рабочее пространство».

Уютное место может повышать производительность, но в то же время пространство может угнетать и сводить все результаты на «нет». Итак, какое же пространство нужно для повышения производительности? Благоприятное пространство соответствует следующим критериям:

• Обеспечьте достаточное проникновение естественного света в помещения. Согласно исследованиям лаборатории возобновляемых источников энергии [A Literature Review of the Effects of Natural Light on Building Occupants], естественный свет значительно увеличивает энергию, креативность и продуктивность. Работники способны на 15 % дольше держать концентрацию на задаче в условиях естественного освещения по сравнению с искусственным.
• Эргономичное рабочее место, где можно отрегулировать высоту монитора и сиденья, позволит чувствовать себя комфортно и долгое время не отвлекаться.
• Осознанно используйте цвет в помещении. Насыщенные яркие цвета стимулируют, в то время как приглушенные цвета расслабляют и успокаивают.
• Оживите офис комнатными растениями. Растения не только очищают воздух, но и способствуют увеличению производительности и концентрации. Рекомендуем на эту тему нашу статью «10 комнатных растений, очищающих воздух в помещении».
• Поддерживайте комфортную температуру в офисе (около 22–23 ⁰С). Исследования университета Корнелла [Cornell Chronicle] показали, что этот фактор позволяет уменьшить количество ошибок и увеличить объём выполненной работы.
• Используйте ароматы для повышения производительности. Британская газета The Guardian сообщает, что аромат лимона уменьшает количество ошибок на 54 %, жасмина — на 33 %, лаванды — на 20 %.

Человек не только проводит время в пространстве, но и перемещается в нём. На это также затрачивается достаточное количество времени: дорога на работу и обратно, командировки, покупки и другие выезды.

Итак, начнём со времени на дорогу. В 21 веке многие компании поддерживают идею, что работа — это выполнение определенных обязанностей, а не посещение определенного места. Какие профессии могут выполняться удалённо? Число их растёт с каждым днём: блогеры, учителя, писатели, переводчики, программисты, тестировщики, маркетологи (и это далеко не полный список) — все они могут работать удалённо.

Время на покупки также отнимает много времени, но и возможностей для осуществления покупок из дома масса. Плюс онлайн-магазины не только дешевле, но и часто предлагают больший диапазон товаров или услуг.

Возьмите за правило, отправляясь в дорогу, размышлять, какие ещё дела можно сделать в этом месте. И сделайте сразу несколько дел одновременно. Много времени тратится просто из-за лишних движений. Часто мы ходим из комнаты в комнату абсолютно бесцельно, в то время как можно было бы использовать те же самые перемещения для раскладывания вещей по местам.

3. Тип отношений «время–знание»

Здесь нам поможет принцип «углубляйте знания своей предметной области». Больше читайте и интересуйтесь направлением, в котором вы работаете. Расширение кругозора даёт неоспоримое преимущество в оптимизации существующих процессов, а, следовательно, экономию времени.

Сейчас разработаны техники управления временем для разных сфер деятельности: в быту, на производстве, в бизнесе, в учёбе. Изучите самые популярные техники тайм-менеджмента, определите, что больше подходит именно вам, и приступайте к реализации конкретных шагов.

Self study vector created by pch.vector - www.freepik.com

4. Тип отношений «время–умение»

В этом случае используем принцип «Развивайте свои умения». Конфуций очень чётко выразил этот принцип в трёхстишии:

Скажи мне и я забуду

Покажи мне и я запомню

Вовлеки меня и я пойму!

(Конфуций)

Умение — это способность выполнять ту или иную задачу. Совершенствование умений по реализации тех или иных задач позволяет сократить время их выполнения. Какие умения сокращают ваше время? Умение работать в команде, умение мыслить критически и логически, умение быстро найти нужную информацию и проанализировать её, умение выделить главное, умение набирать текст вслепую? Подумайте об этом.

Однажды девушка ехала в метро и к ней обратилась с вопросом пожилая женщина. Она спрашивала, как проехать до определенной станции метро. Девушка объяснила ей, что она села в нужный поезд и ей надо проехать всего одну станцию. Но женщина была очень напугана и уточняла у остальных пассажиров эту же информацию. Оказалось, что кто-то из её родных заметил, что она ездит на дачу неоптимальным маршрутом, и подсказал новый маршрут, который был проще и занимал намного меньше времени. Это действительно был более короткий и простой путь, но навыки этой женщины не позволяли ей его освоить.

Рутина вносит организацию в нашу жизнь, но в то же время лишает нас гибкости. Поэтому пробуйте что-то новое каждый день. Сходите в новый магазин, пообщайтесь с новым человеком, посетите творческий мастер-класс или просто порисуйте неведущей рукой.

5. Тип отношений «время–личные качества»

Возьмите на заметку ещё один принцип: «будьте организованными, изобретательными, общительными». Личные качества человека также влияют на эффективность использования времени. Особенно важны такие качества как организованность, изобретательность и общительность.

Развивая в себе такое качество как организованность, вопрос о нехватке времени решится сам собой. Организованность — это планирование дня, дисциплинированность в выполнении задач, соблюдение оптимального режима работы и отдыха. Если нет внутренней дисциплины, то люди либо оказываются в плену других — более сильных людей, выполняя их волю, либо в плену у самого себя, будучи не в силах преодолеть свою лень, апатию и негативные мысли.

Изобретательность — ещё одно качество, экономящее огромное количество времени. Изобретательные люди могут придумать различные варианты использования имеющейся вещи или, наоборот, найти варианты, какие вещи можно использовать с одной и той же целью. К примеру, вы тратите огромное количество времени на поиск затерявшегося степлера, хотя можно скрепить документы скрепкой или уложить документы в прозрачный файл. Этот же прозрачный файл можно использовать не только для хранения бумаг, но и как многоразовую раскраску. Наибольший эффект достигается, если изобретательность проявляется на макроуровне. Так, большая производственная лакокрасочная компания может тратить много времени и средств для хранения и дистрибьюции своей продукции, а может практически отказаться от складов с непродающимися оттенками краски, отказаться от перемещения разной краски в разные регионы и автоматически изготовлять нужный оттенок краски в момент заказа.

Общительность — это качество, позволяющее налаживать контакты и сотрудничество с другими людьми. Целое больше суммы его частей, и, следовательно, сотрудничество с другими сразу даёт увеличение производительности и экономию времени. К тому же при совместной работе зачастую достигается эффект синергии, многократно повышающий эффективность действий.

6. Тип отношений «время–энергия»

Соблюдайте принцип: «управляйте своей энергией». В своей книге «Жизнь на полной мощности» Джим Лоэр и Тони Шварц пишут о том, что большинство из нас гонятся за неправильным ресурсом — часами в дне, вместо того чтобы сосредоточиться на чём-то совершенно ином — нашей энергии. «Управляйте своей энергией, а не временем,» — советуют они.

Именно благодаря энергии можно быстро сконцентрироваться, а не бегать за очередной чашкой кофе; быстро запомнить важные моменты, а не перечитывать одну и ту же информацию несколько раз; взглянуть на ситуацию по-новому, а не идти в очередной раз по проторённому неэффективному пути.

Лоэр и Шварц выделяют 4 типа энергии:

1. Физическая энергия — насколько вы здоровы?
2. Эмоциональная энергия — насколько вы счастливы?
3. Умственная энергия — насколько хорошо вы можете сосредоточиться?
4. Духовная энергия — зачем вы это делаете, с какой целью?

Эти энергии стоят в определенной иерархической последовательности, где физическая энергия является основной базовой энергией. Восполнение энергии важно начинать именно с неё.

Наша энергия ограничена: её хватает либо на потребление, либо на креатив и продуктивность. Второй путь более сложный, поэтому мало кто готов по нему идти, но в долгосрочной перспективе это даёт неоспоримые плоды в экономии времени. Время проводится в саморазвитии, а не уходит на принятие решений о неограниченных покупках, уходе и избавлении от многочисленных вещей.

Business cartoon vector created by studio4rt - www.freepik.com

7. Тип отношений «время–материальные ресурсы»

Очередной важный принцип: «создавайте больше, потребляйте меньше». Мы живём в эпоху потребления. Если возникает какая-то потребность, первая реакция — это купить. Не хватает полок для вещей, значит, надо купить шкаф. Не хватает времени на общение с детьми, значит, надо купить новые игрушки. Не хватает времени на приготовление пищи, значит, нужно купить новый кухонных агрегат. Но есть и другое решение!

Может, просто освободиться от давно ненужных вещей? Тогда заметно сократится время на уборку, поиск нужного предмета, да и просто перемещение по своей квартире станет быстрее и удобнее. Чем больше вещей, тем больше забот. В доме должно остаться только то, что действительно ценно. Да, речь идёт об идее минимализма — об осознанном выборе всего того, что нас окружает.

8. Тип отношений «время–люди»

И последний принцип, которому нужно следовать: «окружайте себя вдохновляющими людьми». Есть люди, которые нас опустошают, а есть те, кто заряжает нас своим позитивом, энергией, новыми идеями и мотивацией. Понятное дело, что нельзя общаться только с тем, кто симпатичен, и часто люди поставлены в ситуацию вынужденного общения. Но всё же проанализируйте, с какими людьми вы общаетесь больше и можно ли изменить данное соотношение в пользу позитивно наполняющих людей.

Заключение

Итак, чтобы отныне использовать свой временной ресурс с максимальной пользой для себя, нужно всего-навсего следовать нескольким рекомендациями, а именно:

• применять техники pomodoro и timeboxing
• работать в продуктивном пространстве
• углублять знания в своей предметной области
• развивать свои умения
• быть организованными, изобретательными, общительными
• управлять своей энергией
• создавать больше, а потреблять меньше
• окружать себя вдохновляющими людьми